地方志书，是全面系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。资料是志书的基础，是志书的生命，方志没有丰富翔实的资料，就成了无源之水，无本之木。资料的搜集、整理与运用，是方志编纂中的关键一环。
新一轮方志纂修，对方志资料的收集、整理与运用，提出了新的、更高的要求。我们要在党的路线、方针、政策指导下，收集各地、各业在党的领导下，推进改革开放，进行社会主义现代化建设的重要现实资料，并科学整理运用，以充分反映全面建设小康社会、实现社会主义现代化这一伟大壮丽的事业。
一、资料分类
1.文字资料
文字资料是指以书面文字形式存在的资料。包括以下几方面：
私人著述。包括当事人、当地人的笔记、手稿、函电、笔记、诗文、回忆录、调查记录、演讲稿等，这些资料无论是否正式刊出，往往都具有很高的史料价值，能够补充档案资料的不足，在资料收集时应注意收录。
2.实物资料
实物资料是指具有资料价值的实物。主要有以下几种：
文物。蕴藏丰富的文物，真实地记录了事物的本来面貌，甚至本身就是事物的本来面目，因此有的甚至比文字更可靠，更富有生命力。方志部门可以和有关部门合作，把这些实物拍成照片，直接运用于志书中，并准确说明，以证实历史事实。
图片资料。各类图片能够真实地反映当地政治、经济、文化、社会、军事、自然、人物等场景和面貌，是方志资料的重要组成部分。
碑刻。用以刻石记事的碑刻及其碑文，内容涉及自然、经济、政治、文化等方面，从不同角度反映真实的历史，是编修方志的珍贵资料。
3.口头资料
口头资料又称活资料，是指保存在当事者、知情人记忆中的和在群众中口头流传的资料。这些资料往往更能反映社会的真实情况，是志书记述社会关系，反映人的品格、业绩与精神面貌，从而使志书更好地体现真实性的不可缺少的素材。
4.网络资料
随着计算机网络的兴起，通过因特网获取资料成为最迅速、方便的方法。我国已有吉林、黑龙江、福建、山东等省建立省情资料信息网，这为查阅网络资料提供了便利条件。
收集资料要尽可能在“广”和“全”上下功夫。“广”指收集的面要广，“全”指收集应具有深度。只有广征博采，宁多勿缺，才能使志书的编修具有坚实的基础。特别是新一轮方志纂修，要多注意收集1978年改革开放以来，尤其进入21世纪全面建设小康社会的新情况、新资料。
二、资料收集准备
进行资料收集工作之前，应根据所编志书的大体内容，围绕每部志书的框架结构，篇、章、节、目设置，拟订资料的征集提纲，根据本地区或本部门的特点，按照每部志书的基本框架，列出各时期的重大事件与问题，划分成几大部分，研讨出可以付诸实施的资料收集提纲，形成一个完整的资料收集系统。
与此同时，要做好有关人员分工，明确各自任务。参与编修志书人员应亲身参与资料收集，这样可以确保资料收集的质量。在收集时应尽可能多地占有资料，不仅要收集正面资料，而且要收集反面资料，对同一事件的不同记载应全部收录，以保证资料的完整性。
三、资料收集基本途径
方志资料收集可通过以下9条途径进行。
1.查阅档案
档案能够为修志提供重要的资料，应着重收集。收集的过程可分两步完成：
第一步，查阅本单位自存的文书档案。这一过程可将查阅档案和清理档案结合起来，弄清本单位自有资料的数量、类型、涉及的范围、各类资料的情况、欠缺的资料等。因为工作量较大，可考虑多派一些人集中收集整理。
第二步，到档案馆查阅。去档案馆查阅资料应遵循“先近后远”的原则。查找档案线索可利用档案馆的各种检索工具，如案卷目录、重要文件目录、专业目录、全宗介绍、专题介绍、专题卡片等。各种档案资料收集齐全后，要将属于同一范围的档案资料汇集在一起，并考证整理，便于利用。
2.查阅书籍报刊资料
3.收集活资料
4.实地调查
通过实地调查可以获得生动、具体的第一手资料，因此，实地调查也是收集资料的主要途径之一。在实地调查时，还可以借助照相、绘图、录音录像等现代科技手段配合资料收集，使资料的类型更加丰富，表现力更强，也便于更好地保存。
5.利用方志馆馆藏资料和地情资料库所藏资料
我国已有十多个省份建立方志馆，许多市、县也建立方志馆。作为专门的方志收藏部门，方志馆收藏许多地区性或全国性的方志资料，是方志资料存储的宝库。资料收集人员可以通过查阅或借阅的形式，利用方志馆藏资料，复印、抄录自己所需要收集的资料。
还有一些省份建立了省情资料库，这些省情资料库收集大量丰富的地情资料或与方志有关的资料，而且形式十分丰富，声、像、图、文并存。省情资料库的资料收集工作可通过计算机检索出所需资料，全文拷贝保存入磁盘或打印，应用十分方便，应多注意收集。
6.广泛征集资料
在组织专职人员集中力量收集资料的同时，还要广泛发动群众和基层单位提供资料。可通过发布文告征集，布置所属重点单位写志，印发调查表、调查提纲由基层单位撰写，发动知情者提供资料等方式进行。
7.查阅外文资料
新中国成立后，特别是改革开放以来，中国对外交往日益频繁，签订许多条约、协定、合资合作项目，以及贸易合同、援外等项目，留下丰富的外文资料(以及中文资料)。这些资料从不同角度记载一些历史事实，对方志编纂很有帮助。为此资料收集人员可根据图书馆、档案馆的分类卡片或索引，查找有关本地的外文资料，以补充中文资料的不足，丰富志书的内容。
8.收集缩微资料
缩微资料是以感光材料为存储介质，以缩微照片为记录手段而产生的一种信息存储和传播媒体，包括缩微胶卷、缩微胶片、缩微卡片、缩微印刷品等。许多珍贵的历史地理资料，就是以缩微资料的形式保存在各大图书馆、博物馆里的。这种资料存储方式的特点是存储密度高、体积小、价格便宜、传递方便；但也有缺点，缩微资料不能直接阅读，需要将其复制放大后方可使用。
9.网上收集资料
国际互联网的普及使人们通过网络查阅资料变得十分方便、快捷。互联网可以让人们查阅国内外网站上的所有资料，大大方便方志资料的收集。现在，许多档案馆、图书馆、官方的政府网站、机关网站、企业网站、行业网站等已经普遍采用计算机存储资料，不少资料已经上网，大大方便人们的网上资料收集。另外，许多省份已经建立省情信息网，这为人们利用因特网查阅地情资料提供有利条件。随着时代的发展，技术的不断进步，网上资料必将成为重要的方志资料。
除了上述资料收集途径外，还可以通过收集音像资料来获得方志编纂所需资料，如录音带、幻灯片、电影片、录像带、光盘等。
三、资料收集具体方法
1.全文复印或抄录
2.摘要抄入卡片
3.采访记录
4.考察记录
为了考察某些历史遗迹，为了寻访新的资料，或为了印证旧志书中的记载，往往需要带着问题进行实地考察，通过亲历、亲问，了解事情的原委，辨明事情的真假，从而保证资料的真实可靠性。实地考察时要随时将调查的情况和测量的数据记录下来，必要时还要进行摄影、摄像和测绘，以求资料的真实、准确。
在具体的收集资料过程中，应做到：一是按照事先拟订的篇目制定资料收集提纲，资料应按照提纲去收集，做到目的明确。二是应坚持采编结合，边收集、记录，边整理、编写，以迅速熟悉和掌握所收集资料的情况。三是要注意资料收集的深度、广度。收集资料时应弄清资料的来龙去脉，前因后果，这样运用资料时才会得心应手。资料收集时还要注意收集到的统计数据齐全，既要收集点上的资料，又要收集面上的资料。四是要注意收集资料的灵活性。
首轮修志，在资料收集上下了不少功夫。但也存在一些问题，诸如：“谱今有余，略古太过”，造成历史上(特别是民国时期、“文化大革命”时期)资料的重大缺漏；“静态资料多，动态资料少”，出现“见物不见人”情况；“档案资料多，口碑资料少”，难以相互印证和生动记述；“资料照抄照录，出处记载不清”，难以查对核实，等等。在新一轮修志中，这些问题都需引起注意。
四、资料鉴别
1.鉴别资料真伪
三是从稿本分析。首先看稿本是原始记录还是根据原始记录整理后的成文。其次看稿本是属于草稿、底稿还是正稿。一般说来，正稿属于定稿，准确可靠，价值大，比其他两种形式更为可信。
2.鉴别资料正误
二是物证。即以实物资料验证文献资料或者口碑资料，以防史实不真、错漏、讹误。必须重视调查访问和实地考察工作，用实物资料考订事实。
三是人证。即用口碑资料验证文献资料，通过知情人和各界人士进行核实。
四是理证。即运用逻辑推理论证资料正误。它以验证人的思想水平、学识水平并运用辩证逻辑推理判断是非。有些资料不需要用其他资料对比论证，只用推理的方法，找出矛盾进行分析，就能判断真伪。有时资料的失误十分隐蔽，需要志书编修人员对之进行严密的推理论证，以辨明真伪。
五是要用阶级分析的方法进行鉴别。编志所用的许多历史资料，来自社会的书刊、档案，打着深深的阶级烙印，对此，修志工作者应有清楚的认识，注意用阶级的观点进行分析。
六是要对资料进行若干技术性的鉴别和考核。包括：从鉴别原始资料出发，由保存经过和流传过程考核真伪；从制作史料的原料和技术鉴别史料的真伪；从史料的行文格式、思想主题及其变化是否适合当时当地的制度、规定考核史料；从史料印章的样式、尺寸、花纹、字体、文字内容的变化鉴别真伪；从史料的字体、文字的变化进行考订；用理证的方法进行鉴别等等。
五、资料整理与分类
通过各种途径收集到的大量资料，内容丰富，种类繁多，应认真整理，确保资料真实、可信，为方志编纂做好准备工作。对方志资料的整理和分类，有利于检查资料、熟悉资料，提高资料的利用效率，提高方志的编纂速度，起到事半功倍的效果。
由于搜集资料工作量大，时限跨度长，不能等资料搜集齐全以后再开始整理，而应边搜集边整理。资料的整理大致有以下几个步骤：
1．编号登记
2．建卡归类
为了方便汇编资料和编写工作，按照编写提纲，每章为一类，按照一事一卡的原则，按章归类，资料笺上的类别即为编写提纲中各章的章名。若原一张卡片记两件或几件事的要分开。全文复印或抄录的，若有必要，也按一事一卡的原则进行整理。卡片建立后，要将之分别归入基本篇目的类别中，便于采摘利用。对于图件、照片、图像等，按照资料编目归类，分别装订到相应的资料中去，不另行造册，以便使用。
为了便于查阅，归类时可根据章、节编制代号，标于卡片上，如5—4，代表第五章第四节。
3．立卷保存
从管理、利用相结合的角度考虑，对通过建卡归类的大量资料必须仔细核对，分章装袋。资料装袋不能跨章，但一章资料可装数袋。各袋资料均在袋面附上本袋资料的目录．内容包括：序号（即指该资料在本袋资料中的顺序号）、资料名称、登记流水号等，这些都应与“资料登记簿”一致。
无论是从什么渠道搜集来的资料，都要一律按照一事一卷编号储存。这样，撰写时只需取出此卷，便可获得查阅、考订、研究某事的全部资料。
4．资料汇集
采用排列的方法，把同类的原始资料进行初步的筛选和集中，根据志书篇目的顺序，对资料进行有条理的排列。汇集资料不仅比较系统而且保留着资料的原始性，极具存档价值。在微机中进行汇集更便于存储，也便于进一步的加工制作，为资料汇编或长编打下基础。
5．专题资料汇编
专题资料汇编是在资料立卷储存后，对所收集的资料进行的再加工。它在资料汇集的基础上，运用马克思主义的观点统率资料，记录某事物产生、发展、变化的全过程，剖析事物之间的内在联系和因果关系，揭示事物发展的规律。汇集专题资料，能够发现现有资料中的缺失、错讹之处，从而有利于对资料的补充、丰富和订正。
6．资料长编
资料长编是在比较系统、全面地占有资料并经过初步整理分类、选择和考订核实后，按照志书篇、章、节、目对资料进行的初步纂辑，以完成从资料收集到志书试写的过程。它是资料整理工作的最后阶段，具有半成品的性质。长编是志书正式编纂的一次练兵，有利于发现问题，避免在正式编纂志书时出现大的失误。泉州市级专志（部门志）编好送审时，要求一同报送资料长编，以便审核。
方志资料长编，就是按照志书确定的篇目要求形成的粗具条理的书稿。长编不同于一般的资料汇编。一般资料汇编，可以列出一些专题，各专题之间不一定有密切联系，没有纲目统摄。而长编则已经初步具备了条理化、系统化，是由资料到志稿之间质变过程中的一种过渡形体。这种过渡形体具有两个基本特征：即基本按照志书的篇目编写，基本保持资料原始面貌（长编里允许保留未经加工的资料原文）。
长编的质量要求和志稿的质量要求大体一致，要求观点正确、资料翔实、体例完备、结构合理、特点突出。与志稿不同之处在资料的容量上超出志稿三四倍，而且基本采录资料原文，保持资料原貌，文字上不做什么修饰。并强调一定要逐一注明资料出处，无资料出处的长编，既不能成为笔削成书的基础，也不能成为审改志稿的依据。
编写长编有助于熟悉有关资料的存放卷号、数量和内容。只有对资料了若指掌，才能运用自如。可以选择某一段进行试写，由大家评议，统一认识、统一要求，然后全面铺开。
主办：鲤城区人民政府办公室
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