摘要：在公共图书馆评估定级中，档案工作的优劣全面影响着对图书馆工作的整体评估，本文提出了公共图书馆为“迎评”如何建立规范材料档案的问题，并提供了建档的策略和办法。
关键词：公共图书馆评估定级档案建设
为了贯彻落实党中央关于加强社会主义精神文明建设的精神，进一步加强对图书馆事业的管理，提高图书馆工作质量和服务水平，促进图书馆事业的改革与发展，从1994年开始，文化部在全国公共图书馆系统每四年开展一次评估工作。这项工作的开展，对于强化各级政府对公共图书馆事业的投入，促进各级公共图书馆整体水平的提高，产生了积极的作用。2004年，在全国第三次公共图书馆评估中，宁波市图书馆被文化部评为国家二级图书馆（省级馆标准）。
一、“迎评”档案工作的重要性
对档案工作在图书馆评估定级中的重要性的认识，不应只限于就档案谈档案或就“管理”项谈档案，还应当考察档案在图书馆整体评估中所发挥的作用。仅以文化部下发的2003年《省级图书馆评估标准》为例，档案管理作为指标之一，分值只有12分，仅占“管理”项得分的13%，与评估总分相比更少得可怜，仅占1%，而且该评估标准对档案管理的要求并不高，只要求建立完备的职工考核档案、参考咨询档案、课题服务档案和业务辅导档案。因此，如果孤立地看待档案工作，便很可能导致对其在评估过程中的重要性的忽视，至多认识到它只会影响“管理”项的得分。然而实际上，在考核评估上述标准所涵盖的六大项工作时，多数情况下都需要提供有实证性的原始材料，单靠口头和书面报告远远不够。比如在评估大型读者活动时，就要求提供活动计划、方案、总结、活动覆盖面的统计数据、活动录像片段或照片、社会评价（如媒体报道）等原始材料，此刻，档案的重要作用就充分体现出来了。
二、“迎评”档案工作的分解与剖析
图书馆评估的过程实际上是收集材料、总结工作、深醒反思、发现问题、解决问题、整改、提高的过程，也是档案工作的建设过程。图书馆的“迎评”材料要准确、真实、全面反映出图书馆近几年为读者服务的全貌，反映出图书馆管理科学、业务建设、精神文明建设、氛围建设、事业发展的全貌，内容系统、具体，材料具有原始性，不能拘于形式和追求一致，更不能出现假冒伪劣。
表一：办馆条件
标号
指标
分值
档案的作用
111
馆舍建筑面积
20
因不能实地丈量需提供建筑图纸等
112
阅览室面积
5
同上
12
现代化技术装备
60
提供计算机、宽带分布情况图，计算机等设备购买发票
13
经费（补助经费、年购书费）
65
提供会计档案
141
学历结构
15
提供人事档案
142
职称结构
10
143
领导班子状况
144
业务人员岗位培训、继续教育
提供职工培训考核档案
总藏量
提供业务统计报表
表二：基础业务建设
21
文献入藏
75
提供当年业务统计报表
22
藏书质量
50
提供年文献采选方针文本、执行情况报告、呈缴制度文本以及地方文献统计表
233
从编目中心下载、上传书目/分编总数（%）
提供年新购图书分编数统计表
242
文献保护
提供文献保护规章制度以及书库安全卫生情况记录表
表三：读者服务工作
321
年外借册次
30
322
年流通总人次
323
开架书刊册数/总藏量（%）
324
书刊宣传（种）
325
326
服务点、分馆（个）
提供服务点、分馆一览表及服务协议
328
送书上门、送书下乡服务
提供送书收条
33
检索、咨询服务
提供检索咨询原始记录
34
信息服务
45
提供定题服务、情报调研、跟踪服务等材料以及年编制二、三次文献
351
352
年读者活动次数、人数
25
提供年活动汇总表，各项活动计划、方案、总结及媒体报道、照片等
353
图书馆服务宣传周
提供活动计划、总结、媒体报道、照片等
36
社会教育与用户培训
提供举办各种社会教育培训班、用户培训班的材料
表四：业务研究、辅导、协作协调
41
业务研究
40
提供在省以上刊物或国际会议上发表论文、出版专著、科研立项及所获奖项
421
基层辅导工作效果及业绩
提供辅导工作报告、工作记录及有关基层馆材料
422
社区、乡镇图书馆（室）建设
提供社区、乡镇图书馆（室）建设材料
423
“共享工程”基层中心建设
提供“共享工程”基层中心建设报告
424
调查研究报告
提供调查研究报告原文
425
基层业务培训工作
提供培训计划、办班通知、学员名单、考卷
434
开展文献采购协调
提供文献采购协议
435
开展文献馆际互借
提供文献馆际互借协议
44
图书馆学会工作
提供图书馆学会工作计划、总结
表五：管理
51
人事管理
提供各种规章制度和考核记录
52
财物管理
8
提供此项管理的规章制度
53
设备物资管理
提供此项管理的规章制度和财产登记簿
54
档案管理
提供所需的四种档案
55
统计工作
提供各种统计的月报表和年报表
56
57
环境管理
消防、保卫
提供卫生、消防、保卫计分考核表
6
表彰奖励
提供表彰的决定、通报和奖牌证书
三、图书馆建档工作的对策
1、成立“迎评”材料档案工作领导小组
图书馆成立了以馆长为组长的图书馆“迎评”材料档案建设领导小组，成员要包括部室主任及平常从事或熟悉这项工作的同志，为“迎评”提供强有力的组织保证，确保“迎评”工作顺利进行。
2、提高认识，统一思想，建立规范的材料档案
向职工宣传建档的重要性，充分发挥职工的能动性，从评估结果的好坏与职工切身利益的直接关系入手，使职工确实从内心感受到建档对图书馆评估的价值。
3、分解指标，层层落实，责任到人
4、建立高质量的、系统的评估材料档案
高度重视建档所需材料的收集、整理、归档工作。组织好材料是“迎评”的关键工作，来不得半点马虎。确保材料的真实性、连续性、系统性、规范性，组档时如发现原始材料有疑问，及时排查；如发现材料不规范，及时整理；如发现材料不真实，及时剔除，绝不造假、欺骗。材料中涉及的表格、数据，组档人员对照统计表、报表、帐目、清单、发票等一一核实，不允许出现材料中的数据与实际不符。围绕着“迎评”制定，下发一系列的表格，如“各阅览室年文献入藏量”、“各阅览室文献资料使用情况分析表”等。
5、围绕建档进行全面、彻底、系统的整改工作
在全面研究、分析材料及图书馆现状，对照“迎评”指标的基础上，进行彻底的自查，形成“图书馆现状分析及整改方案”、“关于解决图书馆迎评工作存在问题的报告”等，开展全面的、有针对性的整改，使图书馆的整体发展水平有一个质的、至少有个大的飞跃。
6、学习吸收已评图书馆先进的建档工作经验
图书馆参评不可闭门造车，作井底之蛙，学会吸收、借鉴各个已参评的公共图书馆先进的经验和深刻的教训。
参考文献1.李静.图书馆档案工作.图书情报与信息科学研究.北京：北京图书馆出版社，19992.田丽华.图书馆档案管理与图书馆事业的发展.图书馆学刊，2004(5)
3.牛玉萍.档案馆工作与图书馆工作浅析.云南图书馆季刊，2005(1)4.欧阳红.加强档案管理为图书馆工作服务.晋图学刊，2002(3)
汪岚女馆员本科从事档案工作7年
宁波市图书馆（永丰路135号）
87249247
宁波市档案局、宁波市档案馆主办宁波市档案馆信息技术处承办网站访问量：