公共图书馆如何建立规范的评估材料档案

摘要:在公共图书馆评估定级中,档案工作的优劣全面影响着对图书馆工作的整体评估,本文提出了公共图书馆为“迎评”如何建立规范材料档案的问题,并提供了建档的策略和办法。

关键词:公共图书馆评估定级档案建设

为了贯彻落实党中央关于加强社会主义精神文明建设的精神,进一步加强对图书馆事业的管理,提高图书馆工作质量和服务水平,促进图书馆事业的改革与发展,从1994年开始,文化部在全国公共图书馆系统每四年开展一次评估工作。这项工作的开展,对于强化各级政府对公共图书馆事业的投入,促进各级公共图书馆整体水平的提高,产生了积极的作用。2004年,在全国第三次公共图书馆评估中,宁波市图书馆被文化部评为国家二级图书馆(省级馆标准)。

一、“迎评”档案工作的重要性

对档案工作在图书馆评估定级中的重要性的认识,不应只限于就档案谈档案或就“管理”项谈档案,还应当考察档案在图书馆整体评估中所发挥的作用。仅以文化部下发的2003年《省级图书馆评估标准》为例,档案管理作为指标之一,分值只有12分,仅占“管理”项得分的13%,与评估总分相比更少得可怜,仅占1%,而且该评估标准对档案管理的要求并不高,只要求建立完备的职工考核档案、参考咨询档案、课题服务档案和业务辅导档案。因此,如果孤立地看待档案工作,便很可能导致对其在评估过程中的重要性的忽视,至多认识到它只会影响“管理”项的得分。然而实际上,在考核评估上述标准所涵盖的六大项工作时,多数情况下都需要提供有实证性的原始材料,单靠口头和书面报告远远不够。比如在评估大型读者活动时,就要求提供活动计划、方案、总结、活动覆盖面的统计数据、活动录像片段或照片、社会评价(如媒体报道)等原始材料,此刻,档案的重要作用就充分体现出来了。

二、“迎评”档案工作的分解与剖析

图书馆评估的过程实际上是收集材料、总结工作、深醒反思、发现问题、解决问题、整改、提高的过程,也是档案工作的建设过程。图书馆的“迎评”材料要准确、真实、全面反映出图书馆近几年为读者服务的全貌,反映出图书馆管理科学、业务建设、精神文明建设、氛围建设、事业发展的全貌,内容系统、具体,材料具有原始性,不能拘于形式和追求一致,更不能出现假冒伪劣。

表一:办馆条件

标号

指标

分值

档案的作用

111

馆舍建筑面积

20

因不能实地丈量需提供建筑图纸等

112

阅览室面积

5

同上

12

现代化技术装备

60

提供计算机、宽带分布情况图,计算机等设备购买发票

13

经费(补助经费、年购书费)

65

提供会计档案

141

学历结构

15

提供人事档案

142

职称结构

10

143

领导班子状况

144

业务人员岗位培训、继续教育

提供职工培训考核档案

总藏量

提供业务统计报表

表二:基础业务建设

21

文献入藏

75

提供当年业务统计报表

22

藏书质量

50

提供年文献采选方针文本、执行情况报告、呈缴制度文本以及地方文献统计表

233

从编目中心下载、上传书目/分编总数(%)

提供年新购图书分编数统计表

242

文献保护

提供文献保护规章制度以及书库安全卫生情况记录表

表三:读者服务工作

321

年外借册次

30

322

年流通总人次

323

开架书刊册数/总藏量(%)

324

书刊宣传(种)

325

326

服务点、分馆(个)

提供服务点、分馆一览表及服务协议

328

送书上门、送书下乡服务

提供送书收条

33

检索、咨询服务

提供检索咨询原始记录

34

信息服务

45

提供定题服务、情报调研、跟踪服务等材料以及年编制二、三次文献

351

352

年读者活动次数、人数

25

提供年活动汇总表,各项活动计划、方案、总结及媒体报道、照片等

353

图书馆服务宣传周

提供活动计划、总结、媒体报道、照片等

36

社会教育与用户培训

提供举办各种社会教育培训班、用户培训班的材料

表四:业务研究、辅导、协作协调

41

业务研究

40

提供在省以上刊物或国际会议上发表论文、出版专著、科研立项及所获奖项

421

基层辅导工作效果及业绩

提供辅导工作报告、工作记录及有关基层馆材料

422

社区、乡镇图书馆(室)建设

提供社区、乡镇图书馆(室)建设材料

423

“共享工程”基层中心建设

提供“共享工程”基层中心建设报告

424

调查研究报告

提供调查研究报告原文

425

基层业务培训工作

提供培训计划、办班通知、学员名单、考卷

434

开展文献采购协调

提供文献采购协议

435

开展文献馆际互借

提供文献馆际互借协议

44

图书馆学会工作

提供图书馆学会工作计划、总结

表五:管理

51

人事管理

提供各种规章制度和考核记录

52

财物管理

8

提供此项管理的规章制度

53

设备物资管理

提供此项管理的规章制度和财产登记簿

54

档案管理

提供所需的四种档案

55

统计工作

提供各种统计的月报表和年报表

56

57

环境管理

消防、保卫

提供卫生、消防、保卫计分考核表

6

表彰奖励

提供表彰的决定、通报和奖牌证书

三、图书馆建档工作的对策

1、成立“迎评”材料档案工作领导小组

图书馆成立了以馆长为组长的图书馆“迎评”材料档案建设领导小组,成员要包括部室主任及平常从事或熟悉这项工作的同志,为“迎评”提供强有力的组织保证,确保“迎评”工作顺利进行。

2、提高认识,统一思想,建立规范的材料档案

向职工宣传建档的重要性,充分发挥职工的能动性,从评估结果的好坏与职工切身利益的直接关系入手,使职工确实从内心感受到建档对图书馆评估的价值。

3、分解指标,层层落实,责任到人

4、建立高质量的、系统的评估材料档案

高度重视建档所需材料的收集、整理、归档工作。组织好材料是“迎评”的关键工作,来不得半点马虎。确保材料的真实性、连续性、系统性、规范性,组档时如发现原始材料有疑问,及时排查;如发现材料不规范,及时整理;如发现材料不真实,及时剔除,绝不造假、欺骗。材料中涉及的表格、数据,组档人员对照统计表、报表、帐目、清单、发票等一一核实,不允许出现材料中的数据与实际不符。围绕着“迎评”制定,下发一系列的表格,如“各阅览室年文献入藏量”、“各阅览室文献资料使用情况分析表”等。

5、围绕建档进行全面、彻底、系统的整改工作

在全面研究、分析材料及图书馆现状,对照“迎评”指标的基础上,进行彻底的自查,形成“图书馆现状分析及整改方案”、“关于解决图书馆迎评工作存在问题的报告”等,开展全面的、有针对性的整改,使图书馆的整体发展水平有一个质的、至少有个大的飞跃。

6、学习吸收已评图书馆先进的建档工作经验

图书馆参评不可闭门造车,作井底之蛙,学会吸收、借鉴各个已参评的公共图书馆先进的经验和深刻的教训。

参考文献1.李静.图书馆档案工作.图书情报与信息科学研究.北京:北京图书馆出版社,19992.田丽华.图书馆档案管理与图书馆事业的发展.图书馆学刊,2004(5)

3.牛玉萍.档案馆工作与图书馆工作浅析.云南图书馆季刊,2005(1)4.欧阳红.加强档案管理为图书馆工作服务.晋图学刊,2002(3)

汪岚女馆员本科从事档案工作7年

宁波市图书馆(永丰路135号)

87249247

宁波市档案局、宁波市档案馆主办宁波市档案馆信息技术处承办网站访问量:

THE END
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