在这个后疫情时代，客户出行拜访花费代价是很大的，如果客户能来公司参观，意味着将有很大的合作可能性，但同时客户也可能，会到很多其他的工厂拜访。
那如何在一众供应商里脱颖而出，安排一个精致的用心的接待，让客户感受到我们的专业，并选择与我们合作！
一个精致的用心的接待流程应该是这样的：
1、协助客户办理邀请函
通常经常来访中国的客户，不需要我们协助发邀请函，但是客户第一次来访中国，或者之前办理的中国签证已经失效，重新办理签证，客户会需要我们协助发送邀请函，通常情况下签字盖章后回传给对方即可。
XXXXXCompany
Address:XXXXXXXXXXXX(邀请方)
InvitationLetter
Nov.XX，2022
Towhomitmayconcern:
Wewouldliketoinformyouthat_______isourimportantcustomerin_______（Country）anditisnecessarytohavebusinessdealings&meetingstogetheronvariousmarking&salesmatters,hereinweinvitethefollowingpersontocometoChina:
FullName:
Nationality:
PassportNo:
Thevisittimeisfrom____to_____inChina.
Wewouldappreciateifthenecessaryvisawouldbegrantedandthankyouinadvanceforyourkindassistant.
Bestregards
XXXXXX
Position(邀请方信息)
Company:
Signature
Stamp
2.确定来访日期、人数及行程计划
注意：并不是所有的客人都需要安排接机和预定酒店的，有的客人经常在国内采购，有可能会自己到工厂来的。
如果客户需要我们协助预定酒店，则需要了解他们能承受的价位，他们路线安排以确定合适的酒店地址，客户的人数和房型，是否吸烟等。
根据客户的情况，提供一些可以选择的酒店建议，最好提供相应的网址，让客户自行确定最终下榻的酒店。
我曾经接待过一位英国的客户，因为项目原因多次来访公司，他会更倾向于希尔顿这类国外品牌酒店，而不是当地的知名大酒店，询问后才知道原来希尔顿配有健身设施，而这个客户正是健身爱好者，就比较钟情有健身设施的酒店啦~
3.工厂协助
客人拜访工厂，对办公室、展厅、产线做彻底的清扫，并做好检查。
注意生产线是一定会参观的，那么我们需要，提前一天与工厂沟通，在客户来的当天一定要保持技术部，生产线，仓库的整洁，以及规范生产不要胡乱堆放，还要保证品质测试设备正常运转。
关于设备测试的运转，这个是很重要的，有一些工厂，有部分的测试设备，平时是不开启的，那么如果客人来了公司，看到我们的测试设备没有运转，那客人会对我们产生怀疑，是不是对于他的订单也这么随意，所以这个不要忽略哦。
如果公司大厅有显示器的，我们还可以提前制作一个欢迎牌，这样客人一进公司就能看见，让客人感觉其受到重视。
4.分析客户，了解拜访目的做预案
1.分析客户是零售商、批发商、还是贸易商？区域市场包括哪些？主要从事什么产品？公司背景、公司实力、经营状况、经营范围。
2.客户此次来访的目的、主要对什么产品感兴趣，一旦采购产品用途是什么，客人目前的市场情况，已有的产品线，客人在市场上遇到的问题，我们可以怎么解决。
还可以根据客户的重要性，来决定是否需要动员团队，一起在客户来访前，召开一个客户分析研讨会，大家一起头脑风暴。
5.准备样品以及产品目录册
样品的重要性大家都知道，我们一定要把会议中需要的样品提前准备好，不能有瑕疵，确保能够正常工作，有时候客户会现场直接测试使用样品。
除了客人感兴趣的样品，我们也可以准备一些其他的样品，作为备选给客人参考。
除了样品之外，我们要准备充足的目录册，产品资料，确保每一位到访的客人都有一份。
企业介绍PPT的内容建议：
①企业的竞争优势、市场分析、合作伙伴；
②清晰的组织结构图；
③客户服务流程、企业服务标准、投诉渠道、处理流程；
④研发队伍的实力、历史荣誉、样品室的参观、负责人的资历介绍、荣誉证书、各种认证。
另外我们可以在会议室备好咖啡、茶水及一些小饼干糖果之类的。
6.准备礼物
我们还可以根据客户的重要性，来判断是否需要准备一些礼品之类的。
礼品不一定要非常贵重，其实欧美大部分国家的客户，很喜欢那些有中国传统风格的礼品。
如果是项目对双方都很重要的，我们可以准备点有纪念意义的礼品，曾经我们就做了一个产品模型送给客人，客人高兴坏了，毕竟这个是外面买不到的。
7.会务洽谈
引领客户在会议时入座，准备茶水，交换名片自我介绍，播放PPT幻灯片，进行公司和产品介绍，公司产品所有的质量认证和以往的成功案例。
在讲解公司介绍的时候，我们不要一味的自顾自的说，在讲解的过程中看看客人的反馈，是否有什么疑惑，或者哪些点感兴趣我们可以重点讲解。
如果能够在会议上敲定的订单细节，尽量在会议中完成，以便后续快速成单。
8.会议记录
9.参观工厂
在带领客户参观工厂的时候，我们最好是按照整个生产流程来参观，以便与客户更好的理解这个生产过程。
另外在参观的过程中，我们可以重点带客户，了解整个生产品质的把控，来料检验，生产线上半成品的抽样检验，以及最后的成品检验，检测的数据，内容，设备等等，当我们把一套完整的品质把控，呈现在客人面前的时候客人也会明白我们对产品质量的负责程度。
如果我们有研发部门，我们也可以带客人看一看，让客人明白我们一直有在做新品的研发或者产品升级。
10.餐饮安排
注意在用餐的时候，我们已经要记得征求客人的意见，避免因为某些不同传统习俗造成了不好的影响，例如部分印度客人不吃牛肉，伊斯兰教的客人不吃猪肉。
另外，我们也可以试着询问，客户是否需要什么酒水，不是所有的欧洲人都喜欢喝红酒，有的欧洲的客人，晚餐会喜欢喝啤酒放松自己。
第一次见面
比较熟悉的客户
11.拜访结束
参观结束后，我们可以根据情况，看是否需要赠送礼品。
不要忘了咨询客户是否可以拍照，包括人员合影、外商与你们公司/厂铭牌的合影等，这些资料以后很有用处。
尽量亲自再把客户送到机场或者指定的地方，有些客户不喜欢麻烦人，这样送至酒店即可。