(1)保证医院可持续性发展。21世纪是知识经济时代,知识创新成为经济发展的新亮点。医院档案作为医院医疗诊断、护理、科研及管理的载体,是保证医院可持续性发展的战略资源,是科技知识集大成者,因此,充分发挥医院档案的知识作用,为医院发展增添源源不断的动力。
(2)促进知识创新。医院档案作为医院医疗诊断、护理、科研及管理成果的载体,为医院医疗诊治、科研、管理提供丰富而详实的资料,这些资料作为隐性知识,通过有效地整合、组织,被充分挖掘、再利用,从而使知识呈现出显性化,有力的促进了知识创新。
(3)再造业务流程。随着计算机技术的普及和广泛运用,档案管理也进入数字化信息时代。医院档案引进知识管理概念与技术,借助数字信息技术,重新梳理档案实体的管理流程,实现纸质档案的数字化,发挥档案承载知识价值。
3医院档案知识管理体系建构
(1)建立专业管理。队伍高素质的专业技术人才是实施医院档案知识管理的关键。再好的配置,再好的设施,如果没有人的管理,一切都是空谈。因此,医院档案知识管理需要一支高素质的专业技术队伍。医院管理者要从医院长期发展出发,未雨绸缪,建立知识管理人才培养计划以及行之有效的激励制度,采取引进来走出去的战略,从高等院校引进优秀的专业人才,同时对现有的管理人员实施外培计划,把他们送入高等院校去进修;医院领导也要以身作则,树立对档案知识管理理念,使全院上下形成档案知识管理的氛围。
2用知识管理思想指导地质档案服务
用知识管理思想指导地质档案服务,主要体现在服务内容上以用户为中心,为用户提供解决问题方案的服务;在服务方式上是基于档案内容的服务。除了常规的借阅、档案检索等显性知识服务,还可提供的服务有:
2.1为用户提供个性化数据处理与分析服务平台
2.2逐步开展地质档案数字化和数据挖掘工作为知识创新服务
知识管理强调的是知识的创新,而有价值的情报产品是通过有能力、有经验的档案管理者才能综合提取和归纳出来,这种提取和归纳从某种意义上来说属于数据挖掘工作。我国信息技术普及程度很高,但因人力物力的限制,目前地质档案的数字化程度并不令人满意,尤其是原始地质资料,数字化和共享程度都很低,数据挖掘工作更受此限制。地质档案管理应平衡多方诉求,合理制定计划,逐步开展档案数字化和数据挖掘工作。一方面,地质单位面临激烈的市场竞争,可通过需求分析将更多的资源投入到见效速度快的情报资料以及其他即时研究得出的信息。这里就需要分析档案使用者的需求,可采用分析借阅数据或建立在线交流等开放式的交流方式,根据业务需求,优先开展该类情报收集和数据挖掘工作。另一方面,地质单位还承担着基础科研的任务,应分主题、分阶段,由有经验的地质档案管理员和技术工作者选取有价值的档案进行数字化和关键信息提取,使地质档案充分发挥应有的作用。
3显性知识和隐性知识的有效转化是地质档案知识服务的关键
知识管理是指为了提高企业竞争力而对企业内部和外部的各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用;并通过促进知识和知识共享,鼓励知识创新、实现知识增值。它是利用企业的集体智慧来提高企业的应变能力和创造能力。
知识资源管理不但要对信息和人进行管理,还要将信息和人连接起来进行管理,要将信息处理能力和人的创新能力相互结合,增强企业组织对环境的适应能力。知识资源对于当今企业具有举足轻重的作用。
知识和管理缺一不可,抓不住知识的管理只能是眉毛胡子一把抓;而没有管理技能,则企业就可能像没有记忆的人一样。从现在来看,档案是过去积累下来的和今后将产生的,显然在管理上应是不同的。要开展大中型企业档案知识管理,就必须搞清楚企业档案知识资源的内容、形式、特点,才能找到档案知识管理方式和过程。
二、知识管理的意义
首先,作为一种新的管理思想和方法,知识管理对企业战略、管理模式、人力资源管理、信息管理等方面都有不同程度的影响。随着企业知识管理的加强及信息技术的不断运用,档案管理的职能也在发生相应的转变,主要体现在:从对档案实体的管理转向对档案内容即知识的管理,并强化对档案知识的开发利用,实施档案管理的智能化服务,实现企业档案知识资源的共享。档案人员必须转变观念,将档案管理真正看成是企业知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能,职能的转变赋予企业档案职业更新的内容,同时也带来档案人员角色的转变。
三、目前企业档案资源管理存在的问题
2.方式陈旧。大多数企业档案部门,在档案的收集、整理、编目、统计和利用等方面都是靠手工处理,提供利用的速度慢、效率低,很大程度上影响信息资源的开发利用,传统的从人、财、物、力管理模式和方式已经无法适应现代企业的要求。
四、企业档案管理的趋势和目标
以信息技术为代表的新科技革命日新月异,改变着我们的工作方式和习惯。档案是企业生产经营活动有价值的历史记录,是企业的知识财富。应用计算机技术,有助于深层次挖掘档案潜在的价值,减少繁琐的手工操作程序,提高档案管理的利用效率,更好地为企业生产管理工作提供利用。
1.档案管理技术需要快速提升。随着企业信息化程度的提高,企业的生产、经营方式正逐步走向自动化、智能化,信息技术在企业生产、管理中的大量应用又为企业的档案管理提供了一个很好的转变契机,促进企业档案管理从传统的实体管理向信息技术发展,向积极开发档案信息资源,挖掘档案中知识的方向转变。所以,我们必须积极利用各种信息技术,开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统,推动企业知识管理水平的提高。
档案信息管理工作是非常重要的一项工作,随着现代化水平的不断提高,很多新的技术和新的理念在档案信息管理的工作中都应该得到一定的应用,知识管理是档案信息管理的一个重要趋势,它能够避免以往管理工作中存在的不足,同时对档案信息管理人员提出了更高的要求。
1.档案信息管理与知识管理融合的必要性
我国的经济和科技都得到了非常大的进步和发展,在经济活动变化当中,知识因素的参与比重正在呈逐年增大的趋势,所以只是管理是社会发展和经济变革的必然要求,这样不仅能够更好地提升档案信息管理的工作效率,而且对工作质量也有非常大的改进和提升,档案信息能够更加全面,档案信息的作用也可以得到尽情的发挥。在以往的档案信息管理工作中要经过很多的工作流程,管理方式也相对较为落后对信息价值的提升是非常不利的,在对实际的档案进行管理的过程中还存在着诸多的问题,要更好地解决这些问题就一定要将知识管理和档案信息管理进行充分的融合,只有这样,档案信息管理工作才能真正与时代的发展相协调。
2.档案信息管理与知识管理融合的可行性
2.1从档案信息属性的角度分析
档案的一个非常重要的属性就是知识属性,这些知识都是看得见摸得着的,档案只是记载这些知识的一个载体,是人们对事物的研究成果的集中展示,档案管理和知识管理的对象是一直的,档案信息管理当中主要的工作内容是对于文档中的显性知识的一种管理。
2.2从知识管理的现有研究成果分析
知识管理在发展过程中已经形成了独具特色的理论和方法,虽然在某些环节当中还存在着一些问题,但是已经有了很好的发展和进步。要建设一套比较系统的、科学的管理体系,首先要保证实践具有可行性,其次是要选定恰当的研究对象,最后是在有明确的研究对象以后根据自身的条件和具体情况选择适当的研究方法。在知识管理当中基本上已经具备了上文中所提到的基本条件,档案管理和知识管理的相互融合有相应的理论保障和技术保障。
3.知识管理对档案信息管理的创新
3.1知识管理可以完善档案信息管理职能
3.2知识管理可以实现档案管理业务流程再造
业务流程再造,是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计,其既是知识管理的要求,也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代,组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变,管理的中间层次将逐渐减少并最终消失,将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时,对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件,电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异,对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造,应依据文件生命周期理论,即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限,实现企业文件档案一体化,在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理,同时强化了对各项业务管理工作的服务功能,提高了整个文档工作的工作效率。
4.知识管理可以强化档案知识智能化服务意识
5.知识管理有助于提高档案管理人员素质
6.结语
知识经济在当代社会得到了非常迅猛的发展,档案信息管理也应该更好地顺应知识经济的发展,在档案管理的过程中一定要对传统的理念和模式进行大胆的变革,只有变革才能有创新,只有不断地进行创新才能更好地发展,档案管理也是一样,只有对其进行不断创新,在管理的过程中与知识管理相结合才能更好地保证档案管理工作的长久发展。[科]
1.1知识管理的含义
知识管理是对基于现代信息技术实现知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等活动的总称[1]。它是发挥知识价值、提高知识的有效利用并且最终达到加强企业核心竞争力目标的有效途径和手段。知识管理多以网络化、智能化的运作方式,以用户的实际需求为核心,提供具有实用性和专业性的高效管理服务。
1.2知识管理与档案管理的联系
1.3知识管理背景下企业档案管理模式的含义
2知识管理背景下完善企业档案管理模式的重要作用
知识管理背景下的企业档案管理模式是一种结合知识管理与现代化企业档案管理优势和特点的新型管理模式。是知识管理与企业档案管理的完美结合,可有效修正传统企业档案管理理论创新能力不足的弊端,还可以为知识管理实践活动提供基础和途径[4]。
2.1改善当前企业档案管理模式的弊端
我国当今企业的档案管理工作过程存在许多弊端。企业档案管理工作没有给予足够的重视,导致企业档案管理工作趋向边缘化,特别在某些信息化程度较高的企业当中,档案管理工作面临着缩减人员投入降低运维开支,档案管理水平不断下降的境地。与此同时,信息化进程的加速导致大量电子类型文件集中出现,传统的档案管理模式无法满足当今的管理需求。企业档案管理工作应当符合企业生产经营活动对于证明、责任、信息等方面的要求,合理使用现代化的先进管理技术和管理理念,科学进行资源的开发和利用,为企业的未来技术研发、增加生产、开拓市场、强化管理、扩大企业规模等需求和活动提供理论支持和档案服务。我国当今多数企业的档案管理工作已经从手工管理为主时期,经历计算机为辅时期,到现在的网络智能管理时期。档案管理工作已经开始使用智能化和网络化等先进手段,但是仍然难以应对当前大量的电子文档处理工作,无力满足服务对象的个性化管理需求。企业档案管理工作的更新和提高受到限制,因此需要及时调整工作方式和服务理念,为企业档案管理水平的提高提供相应的技术基础[5]。
2.2改善当前知识管理工作当中的不足
我国多数企业的知识管理情况并不理想,存在观望情况居多,而付出实践较少的现象。另外,某些将知识管理付诸实际的企业也存在执行力度不足,贯彻程度不够的现象,甚至一定范围内出现停滞现象。企业的档案管理和知识管理在很多方面都有着共通之处,彼此在某些领域存在相似甚至相同的现象,因此二者具有良好的合作空间和合作基础。档案管理是一种早已在各企事业单位普遍存在的工作内容和形式,具有一定的认可度和使用基础,是知识管理的良好引入契机。知识管理可以依托档案管理形式实现自身理论和实践之间的结合,并以实践情况为参考进行自身理论的完善和修改。知识管理背景下的企业档案管理模式也即将知识管理理念与档案管理实践进行相互融合,并实现双方共同进步的最终目标。
2.3实现知识管理和企业档案管理的共同发展
3知识管理背景下企业档案管理模式的建立措施
3.1更新现有企业档案管理的传统观念
3.2使用信息化手段完善企业档案管理模式
知识管理是基于现今社会信息技术发展的产物,知识管理的实施途径主要依靠先进的计算机科技、现代通讯科技以及网络传播科技等技术手段。知识管理主要针对各类型独立的文件或档案进行集中化处理,使之实现有序化、高效化管理,在其实现自身价值的全部过程当中都不能脱离现代化信息技术或设备。因此,需要一套完整的软硬件配套设施,来保证以知识管理为基础的企业档案管理工作的顺利实施,使之实现为服务对象提供高效服务的最终目标。
3.3建立以知识管理为依据的企业档案管理制度体系
以知识管理为基础的企业档案管理模式是一种对于传统档案管理模式的更新和改造,通过档案管理的原有结构和工作资源,实现对于企业档案管理效果的提升,使档案管理的价值得以更好地实现的有效途径和手段。这种以知识管理为基础的企业档案管理模式区别于以往的档案管理模式,在管理对象方面有了更为广泛的空间,在管理模式上也从过去的实体文档保管转化为信息的管理。科学完善的企业档案管理制度和体系可确保档案管理全部流程的平稳过度和连接,实现企业档案管理的服务价值[9]。
之所以说档案管理与知识管理具有一定的相通性,主要表现在二者在管理的对象、目的、流程和技术等方面体现出来。
(一)管理对象的相通性
(二)管理目的的相通性
档案管理的目的是方便社会的利用,满足用户的需求。知识管理的目的在于让知识实现价值,更好的为企业的发展服务,并把知识传递给其他人。从这一点上来看,档案管理的目的和知识管理的目的在于让人或者社会更好的利用,从而达到一定的目的。因此,档案管理和知识管理的目的具有相通性。
(三)管理流程的相通性
档案管理的流程一般主要为接收与征集、整理、鉴定、保管、统计和利用等,知识管理的流程是对文件予以收集存储、加工整理、鉴定评价、实现价值等。通过对比二者的管理流程,发现二者极具相似性,都是从文件的接收开始,到文件的利用实现价值结束,因此,档案管理和知识管理在管理流程想具有相通性。
(四)管理技术的相通性
在信息化环境下,档案管理工作依赖于信息技术的应用,对档案进行有效收集、整理等。而知识管理也是如此,知识管理离不开现代技术条件的支撑,比如网络技术、电子邮件、搜索引擎等,这些都是完成知识管理必不可少的重要条件。由此可见,档案管理与知识管理都需要在信息化的条件下才能完成技术管理工作。因此,档案管理和知识管理在管理技术上具有一定的相通性。
二、档案管理与知识管理具有一定的差异性
之所以说档案管理与知识管理具有一定的差异性,主要体现在管理层面、管理范围、管理特点等几个方面表现出来。
(一)管理层面的差异性
(二)管理范围的差异性
档案管理的范围主要是文件、档案等,而知识管理涉及到的范围就较为广泛,知识管理不仅要管理到文件、档案,还要管理到图书情报、员工的综合素质和基本要求等各方面。因此,档案管理与知识管理在管理范围方面具有一定的差异性。
(三)管理特点的差异性
档案管理是对文件和档案的管理,更侧重于对文件、档案的规范性、程序化等方面的管理。而知识管理则鼓励运用知识进行较为宽松境遇的管理,二者的侧重点与管理的特点因此也就不同。由此可见,档案管理与知识管理在管理特点上有一定的差异性。
三、档案管理与知识管理相辅相成
之所以说档案管理与知识管理是相辅相成的,主要表现在以下几个方面。
(一)知识管理可以有效提升档案管理
知识管理对档案管理有着一定的促进和提升作用,主要表现在以下两个方面。
一是知识管理可以有效拓宽档案管理的管理范围和管理领域。传统的档案管理强调的是文件和档案的管理,忽略了文件、档案对图书情报等的重大作用,因而限制了档案管理的工作范围。知识管理要求把所有的知识纳入到自己的管辖范围内,并将知识进行有效整合,因此,在知识管理的带动下,档案管理可以有效的参与到图书情报管理或者知识管理中去,因而扩大了自身的管理范围。
二是知识管理可以提升档案管理的重要价值。传统的档案管理就是通过复印、传真等各种形式的方式对档案进行利用,而知识管理则要求运用现代技术进行人性化的运用。因此,在知识管理的带动下,档案管理可以向着更为人性化的方向发展,更好的去完成自身的工作使命,提升档案管理的重要使用价值。
(二)档案管理可以促进知识管理的科学化发展
档案管理可以促进知识管理的科学化发展,主要从以下两个方面表现出来。
2.档案管理以及知识管理关系
档案管理以及知识管理其具体对象相同,且工作目标以及管理流程极为相似,拥有一样的管理技术手段。企业内部文件资料、文献等统称做档案,而其基础则为知识,也就是说知识为组成文件资料内容的核心关键。因此,档案管理工作中一部分从属为知识范畴,其管理流程同样是知识管理环节。企业从事档案管理目标在于为令档案管理工作面向经营活动服务,并可为员工提供所需的档案资料。而档案呈现出一定的知识形态,其工作目标在于为整体社会提供优质服务。知识管理则可确保自身价值的最终实现,促进组织核心竞争力的全面提升。因此,企业从事知识管理工作阶段中,应在适合的层面应用有效工作模式,方能令人们获取到真正所需的知识信息,便于他们在实践工作中可获取到更好的帮助并设定良好的工作措施。
企业档案管理由传统层面来讲划分为六个环节,即接收以及征集信息、进行档案资料整理、分析鉴定、安全保管、细致统计分析以及最终的应用服务。还有人增加了有关档案检索、信息编目、研究编辑等内容。知识则涵盖七部分内容,即知识产生、汇总、存储、加工处理、整理分析、评估研究以及应用。从中不难看出,由管理流程来讲,两者极为相似,管理对象体现了一定的分散性,均为了令管理对象更加集中,通过有效搜集存储,使管理对象更加有序,并做好鉴定评价,令其更为优化,通过服务经营活动,凸显功能价值。
3.档案管理以及知识管理互相交融
档案以及文件为各组织单位以及个人的核心知识资源,体现了极为重要的应用以及历史价值。从组织层面来讲,工作人员流动性会导致重要档案信息的丢失,而员工个体之中包含的隐性知识内容则较难做好有效管控。为实现隐性知识转化,需要利用文字、影像处理以及图标方法进行并形成档案。对于个人来讲,从事各类社会活动以及研究学习阶段中,重要成果以及情感诉求则会变化成为资料文件。组织单位以及个人在不断的社会活动过程中形成经验积累,这样知识则会完成沉淀。而知识档案资料之中包含的知识在应用阶段中,还会形成新知识,产生更大价值。该类图文信息利用档案管理模式最终实现,为知识管理凝聚了更加丰富宝贵的知识资源。
4.档案管理以及知识管理相辅相成
知识管理可令档案工作职能全面完善,伴随知识管理的不断强化以及信息技术的广泛应用,使档案管理变成知识管理工作的核心构成内容,在知识管理规划以及标准要求之下优化了档案工作职能。令其从以往的实体管理转变成知识管理,注重对档案知识资源的研究开发以及实践应用,完成档案信息的智能化服务管理,令档案知识实现全面共享。另外,也促进档案员工角色的更新转变,由以往的档案保管员发展成为档案知识的提供人、服务管理以及决策咨询主体。
一、传统企业档案管理模式面临的挑战
在市场经济多元化的今天,档案作为重要的信息资源,对企业的发展越来越重要。企业档案不但要记录历史,还要服务现实,企业档案已出现数字化管理新模式。借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。当前进行了档案信息化建设的企业,企业档案工作备受冷落,大多只是实现了简单的档案信息目录网上检索,传统档案管理模式无法适应知识经济发展要求,远没有实现真正的档案信息化,只有转变观念,改革传统档案管理模式,认识进行档案信息化建设的必要性,才能使档案管理工作走出困境,发挥档案应有的作用。
企业档案机构地位低下。企业领导对档案工作认识不足,重视支持不够:许多国有企业的档案机构与人员被大幅裁减,档案保管基础设施及工作人员的基本工作条件长期得不到改善,档案机构往往成为被首先、重点清理的对象。档案业务经费严重不足,影响正常工作的开展,档案人员的薪酬水平远远低于其他部门工作人员,档案机构在企业组织体系中地位下降,严重挫伤了档案人员的职业自豪感和工作积极性,致使大量管理人才的流失,而且也制约了企业档案工作的开展。
企业档案管理滞后于信息化发展。企业档案管理滞后于信息化发展,许多企业档案机构和人员面对新出现的电子文件,采取回避措施,传统的档案实体管理模式却难以适应信息化发展,固守传统的档案实体管理模式,导致电子文件、档案没有实施管理或管理不当。
企业档案信息缺乏系统管理。伴随着大规模是企业重组和企业合并,由于一些档案材料分散保管于各部门,零散地分布在机构成员手中,无法相互借鉴,没有一个机构来集中统一的管理本业的档案,由于产权关系不明确,导致工作效率低下,工作失误增多。在有的企业中由于管理不严,导致档案材料被盗,如果企业档案部门不进行根本性的变革,企业“记忆”面临着丢失的危险,就难以适应现代企业发展的要求。
二、知识管理与企业档案管理
知识管理是企业档案工作创新的方向,知识管理是知识经济时代的要求,知识管理顺应了知识经济时代的要求,知识管理的技术支撑是现代信息技术。在整个社会生产系统中,知识产品的生产居于主导地位,作为知识经济时代的管理模式,其对企业档案工作创新的意义有:知识管理的根本目是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力,知识管理的出发点是知识是企业的战略资源,知识管理的基本活动是知识的积累组织、传递和应用、创新。它可以促使人们重新认识企业档案的价值,促使人们重新视定义企业档案管理工作的目的,促使人们重新思考企业档案管理的基本活动,以促使人们重新考察企业档案管理的技术方法。以知识管理思想指导企业档案工作,企业档案管理从传统的手工操作方式走出来,通过挖掘企业档案的知识价值,采用先进的信息技术,为企业创造价值,提升企业核心竞争力。
三、知识管理背景下构建企业档案管理模式
面对机遇和挑战,档案工作只有主动去适应知识经济的发展、积极为知识经济发展服务,才能促进档案事业的快速发展,发挥档案工作在知识经济时代应有的作用。档案知识是典型的显性知识,符合档案知识管理的规律,因此企业档案实施知识管理是自身的要求;企业档案实施知识管理是现实的要求,通过大家参与达成共识的知识资源优化处理,解决了过去“按档案方法分类,不切实际”的问题,避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式;企业档案实施知识管理是提高企业竞争力的要求,知识管理将以往的档案知识规范化、统一化、创新化。
档案知识资源管理模式构建方案包括档案知识资源应用功能系统、资源库委托收集、整理系统、资源库委托收集整理系统、知识资源库管理系统。知识资源管理组织建设方案其组织结构可以设计为知识资源管理团队和知识资源管理中心。建立档案知识资源管理的制度体系,推进和组织建设的要求。档案知识资源管理方案实施步骤要开展进行调查研究,它包括管理制度方面的调查研究、硬件方面的调查研究、技术方面的调查研究、人才方面的调查研究;制定实施目标,明确实施要素,建立保障系统,实施要素是方案的主体部分,需要建立包括档案知识资源管理体制。
企业实施档案知识资源管理的条件。企业实施档案知识资源管理的条件,一定的网络基础设施是实现网络化的前提。技术是档案知识资源管理顺利进行的保证,网络基础设施的建设情况是关系着档案知识管理信息能否在网络上的关键。档案知识资源管理是一项庞大的系统工程,所以资金是否充足也是档案知识管理能否顺利进行得关键因素,此人才问题关系到档案知识资源管理的成败。
因此要转变观念,创新工作方法,推进档案数字化建设,强化队伍建设,提高档案管理人员素质,统筹协作,共同促进档案知识资源管理的发展。
参考文献:
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[2]曹洪斌.体制、制度、方法——企业档案面临挑战,中国档案,2003,9
[3]徐拥军,王宏.论企业档案在企业粗识管理中的作用,.档案学通.2004,3
[4]马海群.知识管理与企业档案资料的开发利用。档案学研究,档案学研究,2001
[5]李兆明.业档案工作处于困境的原因及对策,北京档案,2005,9
一、档案管理与知识管理相近相通
(一)管理对象重叠
如今,在档案管理中,对档案的分类十分的细致,主要是按照文件或档案的内容进行不同程度的划分,而且并对不同年限的的档案进行明细的标记,并且排列好顺序,以方便读者在进行阅读时,可以详细的对档案进行了解。而知识管理则与文档管理有很大不同,它主要是对知识进行不同的分析、解释和研究,也是文件最基础的组成部分。组织的知识的知识为显性知识和隐性知识。显性知识是通过组织自身工作和活动中逐步形成的非文件和收买其他各个组织信息以及通过其他外部因素得到的文件和档案;主要由收集、购买、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。目前在进行档案管理的过程中,我们主要很大一部分是进行知识管理。换句话说其实知识管理其实包含着档案管理,而且在进行档案管理和知识管理时,我们所面对的对象其实都是文件和档案。虽然从表面上这两个管理方式是有着不同的管理模式,但是随着科技的发展,这两个不同的方式,都以及相互联系和相互包含。
(二)管理目的相近
档案是以知识形态为世界做出服务的一种方式,是为了满足社会各界在需要某些知识时能够提供到相应的档案的一种管理模式。为组织各项活动提供档案服务,满足用户的档案需求,是档案管理工作中的根本目的和管理模式,也是档案管理工作在应用中的主要出发点和落脚点。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力,为此在知识管理过程中必须通过将知识模式应用在恰当的地方,更是能够传递给需要这些知识的人们,以便于其在工作中能够对其产生良好的帮助和制定出最佳决策。
(三)管理流程类似
长期以来,我国档案界将传统档案管理业务划分为六个环节:档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、统计和利用服务。实现文件、档案一体化管理、集成管理,则还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理和知识管理的管理流程相当类似:都是对散布在各个角落的文件或知识进行识别,收集,集中在一起。之后再整理,归纳,辨别。最后使之大众化,可以被所有人利用学习,实现其应有的价值;而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识,需要对其进行收集、存储。
(四)管理技术相同
受信息技术全球化的整体趋势影响下,科学技术越来越发达,信息传递越来越迅速,文件和档案在管理中逐步的出现相互交流和相互的改革控制,各种信息形式的日益复杂化。对于从古代流传下来的羊皮或绢帛或纸质的文件和档案,为了能在当前网络一体化的管理模式下适应发展,应当对其进行数字化处理,使其所传递的知识能让现代人所了解学习。同时也可以保证档案管理工作和知识管理能够进行综合应用。因此,现代档案管理的全部活动——文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物,知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。
二、档案管理与知识管理相差相异
1、管理的对象不同
2、管理的具体流程的不同
(一)知识管理提升档案管理
1.知识管理可以拓展档案管理的领域
传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别,将文件、图书情报等排除在管理职责之外,从而极大地限制了自身活动的范围。而在管理内容上,现今的大多数企业档案都只是记录历史,保留已有的文件,其实这些对于企业的发展来说,已经成为过去式,并不能带来太大的利用价值,在当今的时代潮流下,档案管理应该服务于现实,与时俱进,积极的搜集各种有利于企业进步发展的信息,进而归档研究分析,最大的发挥档案管理的作用,为企业创造更多的价值。
知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围,并将不同载体形态的知识进行整合与集成,建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识,使知识直接服务于企业价值创造活动。
2.知识管理可以提升档案管理的价值
传统的企业档案管理重保管轻利用,大部分都是将企业过往的资料保存,所提供的信息自然也都是过时的,不能满足企业发展的信息。而知识管理可以再分析研究知识的过程中发现新的信息,这样一来,知识管理体现了档案管理的意义,进而也提升了档案管理的价值。。
(二)档案管理促进知识管理
1.档案管理有助于沉淀、积累知识
档案管理可以保留从人类文明开始的一切知识和信息,通过文件或档案的方式流传下来,使后来者可以学习借鉴,丰富自身的知识,在此基础上创新发展,这也是世界能够得以发展的基础。
2.档案管理有助于传播、交流知识
3.档案管理有助于理解、挖掘知识
知识管理这种管理方法就是利用各种知识进行管理,将已有的知识进行保存,在当今知识经济的巨大压力下,档案可以承载人们珍贵的记忆,和知识管理具有十分密切的关系,在档案管理中知识管理发挥着非常重要的作用,因此档案工作者需要明确知识管理理念,在工作领域中运用知识管理这种新型的管理方法,使自身的创新能力得到提升,从而在社会发展的过程中实现自我价值。
一、知识管理的特征和核心
二、档案管理的现状
三、档案管理中知识管理的应用
当前我们正处于知识经济的时代,档案工作应该明确传统管理模式对于档案管理的不利影响,抓住机遇,实现创新,结合档案管理和知识管理,科学合理的进行档案管理,使用户可以尽快的获得自己需要的信息,从而促进档案管理工作在知识管理模式中更加顺利的进行下去。
作者:郭璐单位:吕梁教育学院
参考文献:
[2]刘跃杰.知识管理在事业单位档案管理中的应用[J].现代交际,2016(2):128.