连锁经营是指同一经营总部领导下的若干分支企业或门店构成的联合体,为实现规模经营效益所进行的统一商业经营活动。连锁企业的内部管理大致包括如下方面:
一、门店管理
门店管理主要包括存货的管理和资金的管理,这两者的关系如同能量的守恒定律,两者是可以互相转换的,只要将减少的存货金额通过销售成本率的转换便可换算为资金金额。所以,管好了存货和资金,便能管好门店。
(一)存货管理
(二)资金管理
第一,资金管理是通过每日的销售日报表来体现的,销售日报表有两部分的内容构成,一部分为当日销售的商品明细,包括品种、数量、销售单价和总合计数。另外一部分系销售当日收到的资金,不同的收款方式取得的资金,如银行卡、现金及支票等。资金取得的合计数和第一部分的商品销售额合计应一致。第二,公司需制定门店当日资金解行的额度,即资金达到多少金额时需解行,这种制度既便于公司及时收到货款,也降低了门店的现金管理风险。第三,月末财务人员将门店的日销售信息汇总,生成销售月报表的门店数据。该数据可核对门店资金解行的金额正确。如果月度销售额和各种方式资金收款合计数一致,说明当月销售额已全部收到。当门店人员在销售日报表数据中减少销售额以挪作他用,那么减少的存货无对应销售额增加。销售日报表的作用是以减少的存货品种和数量验证增加的资金。
二、总部采购管理
(一)采购的商品管理
商品管理主要包括商品的品种和数量的采购管理。当门店商品的库存量低于一定数量时,需将信息告知采购部,发出采购申请。由于每个商品的销售情况不一,部分品种销售周期快于其他商品,故商品采购时,可根据商品最近期间的销售情况作出不同商品采购数量的判断,以加快商品流转为管理目的。
(二)采购的物流管理
采购的物流方式包括两种,一种是从供应商仓库直接发送到公司门店,另一种是从供应商仓库发送到公司仓库,后从公司仓库发送至公司门店。
三、总部库存管理
(一)商品的保质期管理
(二)商品的库龄管理
四、销售管理
五、信息系统管理
门店的销售数据应及时反映至公司,这是公司内部管理对销售数据的要求。需要通过以下两个方面去完成。
(一)门店电子系统数据反映的及时性
及时性是指门店的采购和销售数据需即时反映至电子系统。一般采用电子扫描器来完成这个反映动作,包括采购和销售的信息录入。门店信息需实时的反映实物增减变动,这也保证门店电子系统向总部发送数据的准确和完整。
(二)门店向总部的数据传输,应及时反映
门店的电子数据需及时反映至公司总部电子系统。主要有三方面的原因,第一,及时反映门店的库存数据,便于总部根据门店库存作出采购计划;第二,向总部及时反映门店销售情况,便于同类门店销售数据的横向分析,也便于单家门店销售数据的纵向分析;第三,门店数据反映至总部,便于总部对销售资金回流和销售数据做核对,及时发现资金截留情况。
六、财务管理
(一)前期市场调研
市场调研是根据市场选址处的销售情况,预测门店每年的销售额及利润,进一步确定门店未来几年经营情况,如几年可达到盈利状态,几年可回收前期投入资本。
(二)单店分析
根据财务数据,将每家门店的每月数据做分店统计,即每家单店形成一张利润表,包括门店的销售收入、成本、各项费用。这个数据既可作为不同门店之间的销售情况、盈利情况的比较分析,也可作为单店预算数据的考核分析。
七、电子系统的应用
电子数据可以实时记录实时反映门店的进销存情况,并可将数据发送至公司总部,使总部及时取得财务核算数据,单店核算数据,为期末盘点提供数据保证。如果没有电子系统,一旦门店超过一定数量,并且各家门店商品品种繁多时,门店进销存数据的采集及汇总将是一件很繁杂的手工作业。手工操作数据容易产生人为差错,比如门店品种的窜货。财务数据的核算上依赖于财务数据和POS机系统数据保持同步,如果财务核算的数据和实物流转数据不能同步,造成的结果是财务核算的完整性及准确性难以保证。
数量
库龄分析
计价测试
期末在途商品的数量及入库完整
内部调拨商品的计价
门店备用金管理
销售月报表取证
销售月报表应和账面的收入核对,两者需一致,销售月报表又是将销售日报表汇总,所以应将月报表数据细化到单店日报表数据,便于和日报表数据核对。
将上述销售报表提供的销售额解款方式,和期后回款金额做核对,比如现金方式为查看门店银行款解入,银行款和支票查看银行存款的收款金额,审计时可以抽查方式,但公司内部稽核时需要财务人员一一审核,才能保证销售款资金回笼的完整。
各类消费卡余额函证
各类消费卡是收款方式的一种,审核时需要对应收卡公司的余额进行函证,以核实销售额记录的准确性,并且对消费卡的期后回款做替代测试,以保证款项的可收回性。
现金解行的方式和及时性
现金解行一般存在两种情况,一是当班售货员第二天将款项解入公司账户,另一种因考虑双休日银行无对公办理业务,由售货员将款项解入公司个人的账户,工作日时再转入公司账户。在我们审计的公司中,存在第二种方式收款方式,但个人卡资金未及时解行,超过1个月的情况,更有甚者,营业款打到个人工资卡账户,所以个人卡一般不建议使用,如使用也需建立完善的制度,需对个人卡的操作功能做限制,比如不可取现,个人卡的权属人不可网银操作或设置密码,操作由他人来完成等。
数量的记载完整性
供应商收到的返利数量需全部反映在商品进行存系统中,以反映返利商品的收发存情况。尤其是返利入库数量需在采购商品中单独列示。
返利商品和供应商发货清单的核对
公司需获得供应商的返利商品发货清单,以复核返利商品入库的完整性,因返利商品没有现金流出,如果供应商返利商品清单未获得,将无法确认返利商品全部在进销存系统中反映。实际审计中,我们曾发现返利商品未全部体现在进销存系统的情况,返利商品以账外形式反映造成了公司利益的损失。所以取得供应商返利商品数量,对公司采购管理显得尤为重要。
(五)进销存系统的数据测试
由于连锁门店的销售笔数多单笔交易金额小,审计时单靠抽查,所占交易的比例显得很小。所以只有对进销存发生的每种业务做穿行测试,才能判断业务核算的及时性正确性,穿行测试的方式是对电子系统审计、对电子系统向财务核算提供数据准确性的审计,对电子系统和财务核算数据口径一致的审计。