企业发展的不同阶段有不同的工作重点,企业家要善于抓主要矛盾。小企业看技术，“一招鲜,吃遍天”；中型企业看人才,人才比资金、技术更重要;大企业看管理、看风险控制能力。企业规模达到千亿级别,风险控制必须成为企业管理的核心,企业大了就输不起也折腾不起了。
法律风险控制,对企业意义重大。市场经济从某种意义上讲就是法治经济。企业作为市场经济的主要经营主体,只有守法经营、依法办事,才能得以存续并发展。企业违法不但要承担法律责任,而且将对企业声誉造成巨大的负面影响,甚至导致企业无法存续。
企业的风险控制,不但聚焦于前期的拿地与开发建设,而且覆盖到后期的物业运营和管理。在商业地产的运营管理上,如何建立、保持或终止与各方之间的业务关系和法律关系,如何对风险点进行分析,过程如何管控等,都是商业管理中的风险控制问题。
企业经营过程中除了经营风险、法律风险外,还要面对自然灾害或突发事件带来的风险,地震、火灾、水灾等自然灾害一旦发生,不但将造成财产损失,而且可能给生命带来威胁。商业管理公司主要承担着商业地产公司所开发的商业物业的营运和管理。商业管理公司在日常经营管理中,涉及的关系方众多,且直接面对不特定的社会大众,潜在的风险遍布每个角落。如何控制这些风险财产保险就是其中一种有效的手段。
几乎每一天,企业都要面临诸多不确定性所带来的风险。当然,企业没有应接不暇,更没有束手无策,而是通过完善的流程及规范的做法,让这些不确定性变得确定。这其实源于企业的风险控制理念:真正好的风险控制不是充当“救火队员”,而是未雨绸缪、防患于未然;对一个大型企业集团面言,风险控制不是单点突破,而是标准化的总控能力。
无论是商业管理中的法律风险控制还是财产保险的管理,企业都实行了两级管控,并且在管理手段上都实现了信息化管理,将总部的标准化控制能力与地方的灵活性协调统一，共同发挥作用。
第一、法律风险控制
企业的法律风险控制集中体现在法律事务管控上。法律事务管控,是指有组织地管控企业法律事务,控制法律风险,确保企业合法存续及运营,防范企业受到非法侵害,并参与企业长期价值的创造,为企业的基业长青提供服务。
法律事务具有专业性,并且还应与企业管理相结合,企业法律事务管控应设立专门机构,由具有法律专业能力与企业管理能力的人员来完成。企业在集团总部层面设立的法律事务中心,是集团的重要职能部门。法律事务中心直接负责集团全面法律事务的管控,既是集团总部和各系统总部法律事务的经办和管理部门,也是全集团内所有公司重大法律事务的决策和审批机构。企业的法律事务中心在对集团法律事务的管理上,实现了由服务型向管理型转变,由参与型向把关型转变,由诉讼型向风险防范型转变,由分散管理型向总部集中管理型转变,并对大型集团公司的法律事务管理工作进行了有益的探索和实践。
对于商业管理公司系统总部而言,集团法律事务中心既是系统总部法律事务的经办部门,也是全系统内商业管理中日常法律事务的决策审批部门。集团法律事务中心的审批直接纳入商业管理业务流程的审批节点,对商业管理中的每项业务、毎个重大合同,集团法律事务中心都具有直接的审批权力,并行使管理职能。
具体来说,商业管理中的法律风险控制是通过两级法律风险管控模式实现的。
一、两级管控,兼顾效果与效率
相对于住宅物业管理而言,商业管理公司的法律风险控制,更为复杂,也更具有挑战性。随着商业物业开发的规模化发展,商业管理呈现出连锁化、集团化的发展趋势,集团化运作的商业管理公司越来越多。由此带来的问题是,集团管控如果过严,可能一管就死;而放手给各地公司,则可能造成混乱。
商业管理中的法律风险管控模式,很好地解决了这一问题,既保证了管控效果及工作效率,又调动了各地管理公司的积极性。
(一)法律风险两级管控模式
集团化运作的商业管理公司在组织架构上,由商业管理公司总部和各地公司组成,总部对各地公司予以管理,各地公司直接为所在地一个或多个商业项目提供商业管理服务,这可以概括为两级管理模式（图13-1）。
在此模式下,总部在管理上居于主导地位,同时也赋予各地公司一定的自主权。相应地,商业管理公司的法律风险控制,也是建立两级管控模式,即总部法律风险控制与各地公司法律风险控制。总部设立专门的法律事务部门,负责处理重大法律事务,控制重大法律风险。各地公司一般不设法律事务部门,而是聘请执业律师负责处理业务中所涉及的法律事务,控制日常经营中的法律风险。
商业管理中法律风险控制的两级管控模式（图13-2）
(二)总部与地方各司其职
法律风险两级管控模式符合集团化运作的要求,具有无可替代的优点。它既能保证集团意志得到统一贯彻执行,还能照顾区域特点、灵活应对。
1.总部发挥控制力
由总部负责一级法律风险控制,能够建立稳定的专业团队,具备管控高度,可以更好地贯彻总部的意图,并有利于公司追求全局及长远目标。特别是对于总部直接管理的事项所涉及的法律事务,由总部层面予以法律风险控制,能从管理的角度得到全集团的重视而避免流于形式,让管控本身成为决策的一部分,并具有良好的执行力,从而起到风险控制的实效作用。
以企业中自持的购物中心多种经营点位设置为例,各地公司为了追求利益最大化,可能会在广场内外随意设置经营点位,而这会影响整体形象。鉴于此,商业管理公司总部从提升广场品牌形象的角度出发,规定各地公司在广场内外设置多种经营点位必须向总部申报,并且规定经营点位的位置应在广场中庭或扶梯下方,每个经营点位的使用期限最长为一年。这些业务的合同必须报集团法律事务中心审批:如经营点位位置不符合要求的,不予审批通过;对于使用期限不符合规定的,坚决予以调整。总部通过合同审批发挥控制力,使决策贯彻到执行中去,规范和统一全集团所有商业管理公司的行为,维护企业的整体利益和长远利益。
2.地方公司发挥灵活性
由各地公司聘请执业律师负责第二级法律风险控制,能够兼顾专业性与灵活性,并便于利用当地资源加强对公司的风险控制。
企业的两级法律事务管控体系做到了工作分工明确,业务有配合,执行有监督。例如:在合同审批程序中,所有合同根据种类、标的金额及期限等标准分别由集团法律事务中心和各地公司外聘律师按照各自权限进行审批和管理。通过实行这样的合同审批流程和管理制度,既能控制法律风险,又能提高管理效率;既保证了总部控制,又发挥了地方灵活性。
二、抓关键点,化风险为最低
商业地产项目的招商阶段和运营阶段都可能存在各种不同的风险,法律风险管控,要管哪些内容从全面控制法律风险的角度来讲,只要是涉及法律问题和法律事务的,都要管;与此同时,还要加强重点事务的管控。企业法律事务管理的重点就是:管合同、管诉讼、管知识产权、管总部事务、管外聘律师。
(一)管合同:从签订到履行,严格把关
在法律风险控制方面,商业管理公司总部的一项重要职责是管合同。首先,从管理制度上,在合同审批环节增加集团法律事务中心这个审批节点,体现法律风险控制在整个业务风险管控中的重要作用。在日常的商业管理工作中,总部对常用合同制定范本,在全系统内统一使用合同范本,各地公司必须严格执行。其次,集团法律事务中心对合同进行审查,不是泛泛地只审查条款,而是深入到合同背后的业务,与业务经办人充分沟通,使合同达至完备、与业务相匹配,在合同的审查、修改、审批上都体现了“把工作做到极致”的理念。第三,在合同签订阶段,集团要求合同类文件用印前需经集团法律事务中心审核人员或各地公司法律顾问小签确认,并专门规定了合同文本小签确认的具体要求。最后,在合同签订后的履行过程中,总部对各地公司的合同履行过程进行监控,通过信息化管理手段,全过程管控合同风险。
1.合同范本标准规范
总部负责对合同范本的制定,重要性及必要性不言而喻,尤其对于那些重复使用的、数量较大的、涉及种类较多的业务合同,更需要特别严谨,以保持对外的一致性及规范性。针对商业管理,集团法律事务中心仅一年就制定了20余份合同范本,而近年来累计制定的合同范本则超过百份,并保持不断更新完善。合同制定完成后,由商业管理公司总部下发给各地公司严格执行。
由于实行两级法律事务管控,作为一级风险管控的集团法律事务中心,必须对各地公司上报到总部审批的事项中涉及的法律事务负责。这其中,涉及较多的也是合同文本。合同审核的最直接目的,是及时发现风险及事前把控。各地公司上报的合同,审批环节加入集团法律事务中心的审批节点,是控制法律风险的重要制度手段。集团法律事务中心的审查意见,具有公司决策的强制力,各地公司必须严格执行。
3.合同文本用印前需小签确认
为确保法律风险管控落实到位,合同签订文本与集团法律事务中心或各地公司法律顾问审核修订文本完全一致非常关键,为此,企业集团要求合同类文件用印时需持集团法律事务中心审核人员或各地公司法律顾问的小签版本,并就合同文本小签确认事宜具体要求如下:总部经办的所有合同(融资贷款合同除外)文本,须由集团法律事务中心审核人员小签确认;各地公司上报集团法律事务中心审批的合同,须由各地公司法律顾问负责审核合同文本是否已落实法律事务中心审批意见,在确认无误后小签确认(无法律顾问的各地公司需由公司财务负责人小签确认);制度规定的各地公司无需上报集团法律事务中心审批的合同,须由各地公司法律顾问小签确认(无法律顾问的各地公司需由公司财务负责人小签确认)。
总部及各地公司的公章保管人员,只对经过小签确认的合同文本予以盖章,这种做法从操作程序上大幅降低了各经办公司、经办部门滥用公章、乱签合同的可能性,是企业集团加强合同管理和印章管理的一项强有力手段。
4.履行过程系统监控
控制合同法律风险,除了在合同签订环节需要进行审核批准、小签确认外,在合同履行环节也需要进行监控。企业对合同履行过程的监控,体现了总部管控的管理理念,是经营风险控制、法律风险控制的重要方面。
企业集团对合同履行过程实施信息化系统管理。合同监控信息化系统是专门针对合同履行过程管理开发的系统,它以合同的重要性为划分依据,将合同履行过程的监控级别分为三个级别:对于特别重要的合同,其履行过程由集团总部进行监控(该项职能由集团法律事务中心承担);对于在单个系统内比较重要的合同,由该系统总部进行监控;对于其他合同由各地公司进行监控。以商业管理公司招商工作中的租赁合同为例,主力店的租赁合同就属于特别重要的合同,在合同监控信息化系统中,其履行过程就由集团总部监控。监控要点包括合同的到期、续约、提前解约、合同引发的诉讼仲裁、不可抗力导致的提前终止等;室内步行街商家的租赁合同,在履行过程中有一些重要节点,由商业管理公司总部监控,例如商家的进场、开业、合同主体的变更、续签手续的办理等。
企业集团每年要签订和履行成千上万份的合同,合同监控信息化系统体现了集团总部管重要合同、抓关键节点的管控思想,极大方便了合同管理和对合同履行过程的监控,是合同法律风险控制的一种重要手段。
(二)管诉讼:建立诉讼直接送审制度
诉讼仲裁案件涉及的法律关系复杂、专业性和程序性强,是否认真准备与持续跟踪,可能会对案件结果产生很大影响。有些案件还具有连锁反应的示范作用,一旦处理不好,可能对公司声誉造成不良影响。
企业集团根据案件标的、影响范围等因素将案件划分为重大案件与一般案件,并规定了不同的审批处理程序。对于被诉重大案件,由各地公司在知道案件当日上报集团法律事务中心,在形成处理应对方案后,上报集团分管业务副总裁及集团分管法律事务副总裁,特别重大诉讼案件还需报集团总裁或董事长,形成集团最终批示意见,由各地公司执行。同时,集团法律事务中心予以全程指导、管控,包括出具案件应诉方案、聘请律师、对过程予以督办及协助,直到案件取得公正合理的结果。对于被诉一般案件,由各地公司在知道案件当日上报集团法律事务中心,在形成处理意见后,上报至集团主管业务副总裁,形成集团批示意见后,由各地公司执行,集团法律事务中心予以指导并跟踪落实意见的执行情况。
以各地商业管理公司发生诉讼案件上报总部审批为例,其上报审批流程如图13-3所示。
企业这样做的理由不难理解,任何一家下属公司涉及的诉讼仲裁案件如果处理不当,都会直接对集团造成经济损失或名誉损害,因此有必要由总部对全集团发生的诉讼仲裁案件进行全面管理。通过集团法律事务中心的指导,各地公司应诉后胜诉的案例有很多,避免了企业遭受经济损失或声誉上的负面影响。
(三)管知识产权:全面保护,集中管理
品牌是企业的旗帜。知识产权是企业创新的动力源泉和催化剂、是企业智力成果的结晶。企业集团要非常尊重他人知识产权,也重视自身知识产权的保护和管理。商业管理中对知识产权的管理,主要体现在商家管理和自身管理两个方面。
1.对商家的知识产权管理
如果商家出现侵权行为,商业管理公司作为购物中心内商家的管理者,在接到品牌商家关于侵权的指控或消费者关于侵权商品(假货)的投诉后,将协助品牌商家或消费者进行调查核实。如经调查证实的,由品牌商家或消费者向侵权商家索赔,商业管理公司必要时还会向工商行政管理部门举报;同时,作为业主的代理人商业管理公司可按租赁合同的约定追究商家的违约责任,根据情节严重程度,予以追究相应的责任直至解除租赁合同,将侵权商家清理出购物中心广场。
2.对自身的知识产权管理
企业集团要制定专门的知识产权管理规定和制度,对集团内知识产权保护的范围、组织机构和职责、申请保护程序、转让和许可程序、规范性使用等做详尽规定。集团对自身的知识产权进行统一管理,对自身经营过程中形成的著作权商标权、专利权等由集团法律事务中心作为归口管理机构,统一进行著作权登记商标注册或专利申请。企业集团要求各部室、各系统、各地公司对其业务中形成的知识产权随时总结、随时上报。除此之外,集团每半年会组织各部室、各系统各地公司对半年以来形成的各项智力劳动成果进行一次总结、整理,并提出知识产权申请。对于在国内进行的著作权登记与商标注册,报集团主管法律事务副总裁审批;对于在国外进行的著作权登记与商标注册、在国内外申请的专利权、驰名商标的认定、知识产权的对外许可使用等事项,则报集团董事长审批。
随着知识产权成果的逐渐增多,企业集团对知识产权的管理提出了更高要求。为了满足这种需求,企业对全集团内的知识产权要实施信息化系统管理,将每项知识产权的申请、注册登记、维护、文件保管、侵权处理等各类信息记录在计算机软件中进行汇总管理,并实现了信息共享、续展续费自动监控、实时查询统计、考核处理时限等多种管理功能,这套知识产权管理系统让企业用少量的人力即可管理庞杂的知识产权事项。
(四)管总部事务:提前介入,抓大放小
商业管理中的总部事务是指商业管理公司系统总部直接经办的事务。从业务类别上看,除前述合同审批、诉讼案件管理、知识产权管理外,总部法律事务还包括就总部各部门经办的业务提出法律意见和建议,协助业务部门进行重大商务谈判、尽职调查以及法律培训等。
以重大商务谈判为例,集团法律事务中心要提前介入、积极参与。集团法律事务中心作为一级风险控制部门,直接参与总部层面进行的重大商务谈判,可以及时并最大限度地降低风险、控制不确定因素。
比如,商业管理公司在招商过程中与某些知名品牌商家进行谈判时,对方一般会聘请律师参加,商业管理公司则会申请集团法律事务中心派人参加谈判。在谈判中涉及到法律问题时,双方法律专业人员负责进行解释和沟通,使谈判双方能快速明确分歧焦点,促使谈判双方尽快达成一致,同时也从法律专业角度把控己方的风险。
集团法律事务中心管总部事务,并不意味着不管各地公司的法律事务。从两级管控的管理职责设定上,集团法律事务中心不负责处理各地公司的一般法律事务;但是,各地公司上报到商业管理公司总部审批和处理的重大事务,如涉及法律问题,要由集团法律事务中心提出意见。也就是说,各地公司经办的重大事务,上升到总部层面处理的,就变成了总部事务,由集团法律事务中心参与处理;这样设定管理职责有利于管控各地公司的重大法律风险。各地公司经办的符合集团制度规定的其他法律事务,则不需报到集团法律事务中心审批,这样提高了各地公司的工作效率;需要由各地公司自己经办的业务和事项,如涉及法律问题的,交由各地公司聘请的法律顾问审核和提出意见与建议,以把控其中的法律风险。
(五)管外聘律师:聘前审批,年度考核
集团法律事务中心主要是针对总部层面法律事务(含各地公司上报到总部审批事项所涉及的法律事务),如要管控各地公司的法律风险,就需要各地公司聘请外部律师作为法律顾问。
1.聘请律师是制度要求
企业集团制度规定,各地公司必须聘请律师作为常年法律顾问。以商业管理公司为例,对于新开业的购物中心广场,集团制度要求当地商业管理公司在广场开业前六个月就将法律顾问聘请到位,未按照要求聘请律师作为法律顾问的,集团法律事务中心有权要求其改正并按照制度规定予以处罚。对于各地公司必须聘请律师作为法律顾问的要求,集团将其列入制度,使其具有执行力,体现了集团对各地公司法律风险控制的高度重视。
集团除以制度要求各地公司聘请法律顾问外,还要求充分发挥法律顾问的作用,要求各地公司在涉及法律问题的事务处理上,必须充分听取法律顾问的意见和建议,以管控经营过程中的法律风险。对于各地公司上报到总部决策和审批的事项,如涉及法律事务的,要求各地公司必须同时提交法律顾问的意见,作为总部决策和审批的依据之一;对于不需要上报到总部决策和审批的事项,如涉及法律事务的,则各地公司必须听取和采纳外聘律师的意见,以控制法律风险。
2.聘前审批是必经程序
3.年度考核是管理手段
集团法律事务中心每年对各地公司的外聘律师进行考核,这是管理各地公司外聘法律顾问的一种重要方式。年度考核的重点内容包括外聘律师的服务质量、数量、与各地公司在业务上的配合程度、代理诉讼仲裁案件的表现、法律培训等;在培训方面,要求必须给各地公司每年进行至少2次培训,并提供培训课件、照片等,以提高各地公司全员法律意识、做好法律风险的事前管控。所得考核结果,将作为集团法律事务中心对各地公司下一年度续聘或改聘法律顾问时的审批依据。