Excel辅助列的妙用之九大实用案例(上)

日常工作中,不是每一个人都能迅速掌握各种Excel函数,那么,有什么办法可以减少复杂函数的使用,依然达到解决问题的结果呢?试试使用万能的辅助列吧~不管是生成不重复序列、对数据分组、求和、编码,亦或是生成工资表……Excel小白也能用它轻松完成!

函数虽然更强大,但是对于很多初学者来说,无法理解更无法掌握较难的函数!所以,大家可以借助辅助列,去更简单快捷的解决工作中的难题!下面跟小编一起领略辅助列的厉害之处吧~~~

一、随机生成不重复序列

面试时,抽到的序号顺序有可能会影响到你的面试分数,比如大多数人都不想自己抽到第一个或最后一个,所以为了考试公平起见,需要生成一定范围数的随机不重复序列。

如下,要对面试名单人员随机生成不重复序列,该怎么操作呢?一起看看吧~

Step1:建立辅助列,在D列的D2单元格输入公式=RANDBETWEEN(1,10)+0.01*ROW()

注意:

因为RANDBETWEEN函数生成的随机数可能重复,所以,随机数后面加上“+0.01*ROW()”这部分,就可以确保每次的数据都是唯一的。

Tip:大家除了RANDBETWEEN,也可以用RAND()函数。RAND生成的是1—0的随机不重复小数,所以这里也可以用RAND函数生成辅助列,看各位读者爱好咯!

Step2:在B列对D列的辅助列数据用RANK函数进行排序,在B2单元格输入公式=RANK(D2,$D$2:$D$11)按结束编辑,点击B2单元格的填充柄,将公式进行填充。

除了用RANK函数排名外,还可以用MATCH+SMALL函数嵌套得出随机序列=MATCH(D2,SMALL($D$2:$D$11,ROW($1:$10)),0)按三键结束编辑,点击C2单元格的填充柄,将公式进行填充。

二、按销售员对销售记录分组

如图,老板要求把左图的销售记录按销售员的姓名进行分组做表,最终做成右图的效果,并且含有表头。接到这样的要求你会怎么完成呢,其实灵活运用辅助列便可以轻松搞定!

Step1:建立辅助列,在F2单元格输入公式=SUM(N(MATCH($A$2:A2,$A$2:A2,0)=ROW($1:1)))按三键结束编辑。

这个公式是一个数组公式,为了方便大家理解公式,笔者把MACTH函数部分的结果显示放在了H列,把ROW函数部分的结果显示放在了I列。

N函数是excel函数的信息函数,也是excel中最短的函数之一,它的作用是将数值转换成数字,日期转换成序列值,TRUE转换成1,其它对象转换成0。而这个案例里边,N函数的作用是把逻辑值TRUE转换为1,FALSE转换为0,最后SUM函数求和就可以得到当前所有不重复的“销售员”的个数。

Step2:因为由上一步得出有5个不重复的“销售员”名单,所以需要有四个空行,再添加四行表头。

如图,将第一行表头复制粘贴到A19到E22,在F15到F18依次输入1.1、2.1、3.1、4.1;在F19到F22输入1.2、2.2、3.2、4.2。

Step3:最后一步,见证奇迹的一步到啦!选中F2单元格,先用鼠标向下再向左,选中整个数据区域(这么做的原因是保证F2为活动单元格)。接着选择【数据】选项卡下的【升序】,对选中区域进行排序。

三、快速隔行求和

如图,要求对以下销售数据进行隔行求和,也可以说是奇偶行分别求和。用公式有点麻烦,那么辅助列就最适合我们这种懒孩子啦!

Step1:在C2单元格输入1,C3单元格输入2,接着同时选中C2和C3两个单元格一起向下进行复制填充。

Step2:对ABC三列添加筛选,点击C列按钮,筛选条件勾选“1”;选中B16后,按快捷键即对筛选值进行快速求和。若要筛选条件“2”也是同理~

四、按不同产品的不同数量给货物编批号

按照每个品牌商品的数量给其编号,最终整理成如图的“编号”列。

Step1:建立辅助列,在F2单元格输入起始值1,在G2单元格输入“=B2”;在F3单元格输入公式“=F1+G2”,向下填充公式至F13;在G3单元格输入公式“=G2+B3”,向下填充公式至G13。

用TEXT函数设置编号模式,在D2单元格输入公式:=TEXT(F2,"WX000")&"-"&TEXT(G2,"WX000")按结束公式编辑,将公式向下填充。

五、辅助列生成生成工资条

1.定位法

Step1:建立辅助列。在I3和J4单元格输入数字1,选择I3:J4区域,向下进行复制填充;选中I3:J14单元格,按调出定位对话框,点击【定位条件】,选择【空值】条件。把鼠标放在定位的任意单元格,单击鼠标右键,在弹出的菜单栏中选择【插入】下的【整行】。

Step2:复制表头,选中A2:A26数据,按调出定位框,同上选择定位条件为【空值】。鼠标放在任意定位的单元格,点击鼠标右键后粘贴,将复制的表头粘贴到定位的空值单元格即可!

2.排序法

首先建立辅助列,在I2到I14单元填充序列1-14,再复制I2:I14的序列到I15:I27区域;将表头粘贴复制到A15:H27区域;然后选中I2单元格,先向下再向右拖动鼠标选至整个A2:I27区域,点击【数据】选项卡下的【升序】就OK啦!动图呈上~

我们下期见!

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