鞍钢集团通过深入调研、精心策划,建立了科学前瞻、标准规范、统一完整、高效阳光的客商共享管理系统,该平台围绕客商注册、分类分级、资格认证、过程监控、评价考核、分析改进6个流程要素,设置了可差异选用的供应商分级标准和资格认证标准,实现了供应商在招标采购、合同履行、使用效果等方面的评价标准和业务流程设计,为集团采购工作的运行、管理、决策提供了有力支撑。
采购是企业最重要的经营业务,采购工作最重要的是买准东西和买好东西,而买好东西的关键是从哪买,所以管控好供应商对采购工作起着决定性作用,是采购工作的关键环节。
钢铁工业是国民经济的基础产业,中国钢铁产量已连续多年雄居世界第一,在世界钢铁业有着举足轻重的地位。被誉为“中国钢铁工业的摇篮”“共和国钢铁工业的长子”的鞍钢集团,经过多年的发展,已形成跨区域、多基地、众产业、国际化的发展格局,成为中国最具资源优势的钢铁企业,2011年进入《财富》世界500强。作为特大型企业,鞍钢集团多层次、多元化子企业众多,其生产经营对货物、工程、服务的采购需求多样、种类繁多,相应采购单位分布在全集团各子企业,大小不一、数量众多,这对鞍钢集团在采购管控上实现“阳光、降本、安全、高效”目标提出了严峻挑战,特别是供应商的管理。
一、客商共享管理系统建设总体目标
建立鞍钢集团科学前瞻、标准规范、统一完整、高效阳光的客商共享管理系统,以适应当前需要和今后发展要求。通过客商信息资源集中管理、统一共享、差异选用,加强过程监控和结果有效使用,为鞍钢集团采购工作的运行、管理、决策提供有力支撑,实现供应商结构优化、采购质量提高、采购效率提升、采购成本降低和供应链价值发掘延伸的目的。
1.整合优化各类采购需求
考虑当前客观实际和今后发展必然,制定供应商分类、分级、认证、评价标准,统一规范供应商管理要素及业务流程,实现供应商信息、过程及成果共享,整体提升鞍钢集团供应商水平。
2.实现供应商资源集中统一
优化供应商结构,打造客商生态圈,防范采购风险,提高采购质量,提升采购效率,降低采购成本,打造鞍钢集团客商服务平台、共享平台、数据平台、监督平台。
3.建立运行科学规范的供应商管理体系
整体提高供应商管理水平,展示各单位采购工作成果,为鞍钢集团采购工作的运行、管理、决策提供有力支撑。
二、客商共享管理系统建设基本原则
1.指导思想
客商共享管理系统实现对客商由封闭管理向开放管理转变,由静态管理向动态管理转变,由多态管理向规范管理转变,由厂商管理向资格管理转变,由注重前置向过程结果转变,由自行分散向系统集成转变,由独立运行向共享使用转变。
2.建设原则
客商共享管理系统遵循高起点设计、高标准建设、高水平运行原则,体现领先性、创新性、系统性、智能性、量化性、开放性、共享性、兼容性、便捷性、稳定性和延展性。
3.覆盖范围
鞍钢集团生产运营所需的货物、工程、服务采购包含的所有供应商和财务共享系统所需的全部销售客户。
三、客商共享管理系统建设功能架构
鞍钢集团建立的供应商管理体系由客商注册、分类分级、资格认证、过程监控、评价考核、分析改进6个流程要素和职责权限、标准规则2个基础要素构成,通过每一要素的高效有序运行,在线实现供应商管理的全部功能。
1.客商注册
全面覆盖:涵盖鞍钢集团所有供应商客户。
归口注册:统一客商注册平台。
规范要求:客商信息规范统一、完整准确。
自动填报:即时获取政府部门发布的客商信息,权威高效。
智能审核:智能提示核实客商信息。
共享使用:鞍钢集团共享使用客商信息。
2.供应商分类
分类目的:供应商客户分类是供应商客户共享的基础,通过科学合理的设置供应商客户类别,涵盖鞍钢集团所有采购项目和销售产品,实现供应商所能提供的产品(服务)与鞍钢集团所需采购项目类别的准确对应和最佳匹配,实施不同方式的管控。
分类维度:按照采购项目类别和供应商自然属性等,对供应商进行多维度分类,包括供应类别、企业类型、经营类型、资质许可、资源保证、地域分布、从属关系和境内境外8个维度。其中按供应类别分类细化为大类、中类、小类和细类。
分类依据:根据供应商所提供的产品(服务),对照《国民经济行业分类标准》GB/T4754-2011和《商品和服务国际分类尼斯协定》,结合鞍钢集团招标采购业务实际,制定统一供应商分类标准。
3.供应商分级
分级维度:根据供应商经营类型、企业规模、税务资格、管理体系认证、资质许可认证、供货业绩、信用评级7个维度对供应商进行分级。
分级标准:根据供应商提供产品(服务)的能力,结合各单位采购需求实际,既考虑招标采购竞争的充分性,又注重其有效性,对供应商合理划分等级,制定统一供应商分级标准,原则上为1～3级,同时各单位可根据具体实际情况增加自定义级。
4.供应商认证
认证目的:为确定供应商能力水平,通过对供应商自然情况、行业地位、财务状况、资源保证、生产交付、质量控制、发展前景、依法经营和产品(服务)实际使用情况等的综合认定,评估供应商是否满足鞍钢集团的采购需求。
认证方式:资质审核、资质审核+现场认证、资质审核+产品试验、资质审核+现场认证+产品试验,各单位按职责开展相应工作。
认证标准:根据不同供应商类别,制定统一供应商认证方式和认证标准。其中,资质审核包括工商信息、基本信息、经营/业务信息、联系人信息、资质信息、主要设备信息、财务信息、业绩信息8个方面;现场认证包括行业地位、财务状况、资源保证、研发创新、采购管理、生产交付、质量控制、主要业绩、发展前景、依法经营10个方面。同时,各单位根据具体实际情况,可参照上述标准自定设置认证标准。
认证周期:根据不同供应商类别,对其实施周期性资格认证。
5.供应商评价
评价目的:为评判供应商行为表现,优化供应商队伍,通过对供应商在采购全过程中的依法诚信、合同履行、产品(服务)质量的综合判定,提出纠正改进要求并实施奖惩,做到全寿命周期管理。
评价内容:招标采购评价、合同履行评价、使用效果评价,各单位按职责开展相应工作。
评价标准:鞍钢集团制定统一供应商评价标准。其中,招标采购评价包括供应商参与度、合规度、成交度、配合度;合同履行评价包括合同签订、合同执行、质量验收、售后服务;使用效果评价包括功能质量、实际使用。
评价方式:按招标采购项目,合同或供货年度,实施动态评价。
6.供应商评价应用
根据评价结果,对评为优质供应商的,增加招标采购机会、实施付款优先、付款条件优惠、提供其他增值服务等;对评为不合格供应商的,根据情节严重程度,实施警告、限期整改、勒令退出或黑名单处置。
7.采购基础信息
对鞍钢集团所需的各种采购基础信息进行分类,建立采购基础信息标准库,为各单位提供完整准确便捷的信息标准查询,高效支撑各项采购工作。
8.采购生态分析
从采购生态高度,对保证鞍钢集团采购稳定运行、持续发展所需的保障维度进行甄别,逐步建立采购生态分析体系,发布具备价值、可参照采用的资源供给指数、供应商指数等,为采购工作的管理和决策提供支撑。
通过供应商管理要素的规范有序运行,实现供应商管理体系的不断优化改进,持续提升供应商能力和水平,不断满足鞍钢集团采购工作发展需要。
四、客商共享管理系统建设成果
鞍钢集团客商共享管理系统带来了8方面的显着成果。
一是鞍钢集团统一的境内外供应商、客户信息注册(境内供应商、境外供应商,国内客户、国外客户,企业型供应商和客户、非企业型供应商和客户,共计12个)标准和业务流程。
二是鞍钢集团统一的所有货物、工程、服务采购供应商分类(6大类、75个中类、502个小类、3620个细类、12738个物料组)标准和业务流程。
三是鞍钢集团统一并可差异选用定义的各类供应商分级(一级、二级、三级、自定义级,共计14480个)标准和业务流程。
四是鞍钢集团统一并可差异选用定义的各类供应商资格认证(资质审核、现场认证、产品试验,共计3620个)标准和业务流程。
五是鞍钢集团统一的各类供应商评价(招标采购、合同履行、使用效果)标准和业务流程。
六是鞍钢集团统一的供应商库,包括注册供应商库、合格供应商库、优质供应商库。
七是鞍钢集团统一的各类信息标准库,包括分类信息库、分级信息库、认证信息库、评价信息库、技术标准库、资质许可库、指标信息库等。
八是鞍钢集团统一的采购生态多维度分析,包括客商结构、供需动态、资源保障、招标结果、合同执行、供应商指数等。
目前,客商共享管理系统已成为鞍钢集团唯一的供应商共享、管控、数据、信息和监督的综合服务平台,通过供应商信息的数据化、数据的结构化和结果的平台化,实现了供应商寿命周期的全流程、全要素、集中性、差异性的标准化、规范化、信息化统一管理和运作,对采购工作愈发体现出强力支撑和重要保障作用。