第一条为加强学校印章的管理，完善印章使用手续，维护印章的严肃性和安全性，明确印章的使用范围及使用程序，结合我校实际，制定本规定。
第二条印章的范围。本规定所指的印章包括学校董事会系统、行政系统、党委系统、各职能部门及学院（指二级学院，下同）党政所保管使用的所有印章。
第二节学校及各部门印章的刻制及保管
第三条印章的刻制：
（二）刻制学校董事会印章、董事长签字章、学校公章、学校合同专用章需经学校董事长批准；刻制学校党委、宣传部、组织部、统战部、党委办公室、教师工作部、学生工作部、武装部、工会、团委、各总支、直属支部等党委及其下属部门和群团组织的印章需经学校党委书记批准；刻制除上述外的其他印章和校长签字章需经学校校长批准。
第四条印章的启用：
（一）各部门印章正式启用前，需要在校办或党办（属学校党委书记批准刻制的印章）留存印章备案。
第五条印章的停用：
（一）部门如有变更名称、隶属关系等，按照本规定第三条、第四条办理好新印章刻制、启用手续后，旧印章保管人应在领用新印章时将旧印章交回原印章备案的部门，以旧换新。
（二）收回的旧印章，根据情况予以封存或销毁。若销毁印章须经原审批刻制印章的领导同意，亲自或指定代理人与印章保管人员一起监销。
第六条印章的保管：
（一）学校合同专用章、财务处公章及专用章（含现金收（付）讫章、转讫章、收费专用章等，下同）、党委及工会财务印鉴由财务处负责保管；校工会印章由校工会保管；校团委印章由校团委保管；各职能部门和学院党政及直属支部的印章分别由各职能部门和学院党政及直属支部保管；学校党委及其各部的印章由学校党委办公室负责保管；其他印章由学校办公室负责保管。
（二）印章保管部门要指定专人保管，保管人未经部门领导同意不得委托他人代管，印章管理人员要确保印章存放及使用安全。
（三）若印章被盗、遗失、损坏等须立即向留存该印章备案部门负责人和审批该印章刻制的领导报告，立即采取补救措施，以免发生损失，若因当事人懈怠或疏忽而造成损失的，承担赔偿责任。
第三节学校及各部门印章的使用及其审批
第七条印章的使用：
（一）学校各部门中除财务处管理的财务处公章及其专用章、合同专用章和人事处、教务处、工会、党委、纪委、团委以及学校公章、董事会公章等按规定可以对外的印章外、学校其他部门及学院党政的印章原则上不能对外，只限于校内使用。印章管理人员用印前要审核申请人用印审批手续，手续完备者方可用印，否则需承担由其过失、疏忽及故意等所造成的一切损失。
（二）学校和各部门各类印章原则上不能携出校外用印，因特殊情况需携带印章外出的，用印部门须填写《请章审批单》，并按本规定第八条规定报主管审批的领导审批后方可借出。
（三）印章管理员要做好《用章审批单》《请章审批单》的保管归档工作，以备查。
第八条印章使用的审批原则：
（四）若需加盖“广州华夏职业学院工会”公章，须经学校工会主席批准后方可用印。
（六）若需加盖广州华夏职业学院各学院（不包括继续教育学院、马克思主义学院、创新创业学院和各产业学院，下同）公章，须经该学院院长批准后方可用印。
（七）若需加盖广州华夏职业学院各学院党总支公章，须经总支书记批准后方可用印。
（八）若需加盖广州华夏职业学院党委各直属支部公章，须经支部书记批准后方可用印。
第九条申请使用学校印章的审批：
（一）学校办公室保管的学校印章及其用印的审批流程：
1.学校办公室保管的学校印章种类有：
（1）董事会有关的印章：“广州华夏职业学院董事会”公章、“广东华夏教育集团”公章及董事长签字章等；
（2）行政有关的印章：“广州华夏职业学院”公章、“广州华夏职业学院”钢印及校长签字章等。
2.使用学校董事会有关印章的审批流程：
3.使用学校公章、钢印及校长签字章的审批流程：
（二）学校党委办公室保管的学校印章及其用印的审批流程：
1.学校党委办公室保管的印章种类有：
（1）党委有关的印章：“中国共产党广州华夏职业学院委员会”公章、“中国共产党广州华夏职业学院纪律检查委员会”公章及党委书记签字章等；
（2）党委各部门的印章：“中国共产党广州华夏职业学院委员会组织部”“中国共产党广州华夏职业学院委员会宣传部”“中国共产党广州华夏职业学院委员会武装部”“中国共产党广州华夏职业学院教师工作部”“中国共产党广州华夏职业学院学生工作部”公章等。
2.使用学校党委、纪委公章及书记签字章的审批流程：
（三）学校各部门保管的印章及其用印的审批流程：
1.学校各部门保管的印章种类有：
（1）党委系统：党办、组织部、宣传部、武装部、团委、工会、马克思主义学院、各二级党组织、学工部、教师工作部等公章。
（2）行政系统：校办、教务处、人事处、学生处、财务处、总务处、基建处、规划与质量监控办公室、创新创业学院、就业与校企合作办公室、信息技术中心、实训与技能鉴定中心、图书馆、继续教育学院等公章及合同专用章、财务专用章等。
2.使用各部门公章的审批流程：
（四）学校各学院保管的印章及其用印的审批流程：
1.学校各学院（不包括继续教育学院、马克思主义学院、创新创业学院和各产业学院）保管的印章种类有：
（1）学院公章；
（2）学院党总支公章。
2.各学院使用公章的审批流程
第四节学校校办、党办及各部门、学院保管的印章之使用细则
第十条公文类用印：
（一）以学校党政对外或下发的公文，要有拟稿人签名，申请部门要依照本规定第八条、第九条报请分管校领导或董事长签发的《广州华夏职业学院发文审批表》及拟文稿，方可用印。
（三）学校各级任命。对学校的校长、名誉校长、顾问的任命需经董事会讨论通过后，加盖董事会公章及董事长签名章；对学校行政副处、正处、校长助理、副校长的任命，须经校务会议讨论通过（其中副校长需报董事会审定通过）后，加盖学校公章和校长签名章；对学校党务干部副科以上至正处（含马克思主义学院正副院长）的任命，须经校党委会议讨论通过后，加盖党委公章；对学校党委书记、副书记、纪委书记、团委书记、工会正副主席的任命，按上级有关规定办理；对学校行政科级及教研室主任、骨干教师、专业带头人等任命，须经校务会议讨论通过后，加盖学校公章。
第十一条介绍信、证明类用印：
第十二条证书、聘书类用印：
（一）以学校党政名义颁发的奖状、聘书、证书等，凭校务会会议纪要或学校校长、党委书记签发的文件为依据方可用印。如无依据的，申请部门须填写《用章审批单》，并经分管校领导同意后，报校长或党委书记批准后方可用印；聘请兼职教授、名誉教授、大师、名誉院长等，需经校长同意后加盖学校公章和校长签名章；聘请名誉校长、顾问等，需经董事长同意后加盖董事会公章和董事长签名章。
（二）以学校名义发出的毕业（结业、进修）证书、肄业证书必须经教务处以及学生所在学院审核加盖公章后，连同学生名册一并送交学校办公室，经审核无误后，报校长批准后用印，其中毕业证书加盖学校钢印和校长签名章；进修、肄业、结业证书加盖学校公章。同时，学生名册分别留存学校档案室和教务处（培训者的档案留在组织培训的部门）。
（三）凡本校颁发的学生证（含补办学生证件）等的用印，须经学生处和学生所在学院核查准确并加盖公章后，报校长批准后加盖学校公章。同时学生名册一并送交教务处、学生处和学校档案室存档。
（四）学生学习成绩单由教务处审查，经分管校领导同意后加盖教务处印章；若要加盖学校公章需报校长批准后方可用印。
（五）学校钢印限于有关毕业证书原件照片用印，不能作为文件、介绍信及其它凭证的有效标志，使用学校钢印须经校长批准后方可用印。
（六）加盖校长签字章，须由申请部门填报申请表，报校长同意后方可用印。
第十三条部门常规报表、材料等用印：
第十四条财务类及合同类用印：
（二）有关财务类的印章管理
财务的印章种类：财务类的印章包括：财务处公章、现金收（付）讫章、转讫章、收费专用章等。
1.财务处公章的管理办法。财务处公章主要用于财务处发文，以及代表财务处办理一些不涉及资金的对外交往与联系事宜，如办理会计证、会计人员档案、内部证明材料等。该印章由财务处专人管理，加盖此章要进行登记，并承担因保管不善、用于非正常业务或随意加盖等而给学校造成损失的责任。
2.现金收（付）讫章是用于现金收、付行为完成后在现金收（付）凭证上加盖的专用章，以避免重收、重付或漏收、漏付。
4.收费专用章由负责收费业务的人员管理，主要用于办理学生收费业务时在《收费缴款单》等收费票据上加盖此章，以证明款项已收妥、交费过程已经完成、收费票据产生效力。
（三）合同专用章的管理
3.合同或协议正本一式四份，副本根据实际需要确定份数，以合同或协议中明确的数量为准。正本、副本均需加盖骑缝章，采取学校和对方单位先后盖章的步骤进行。正本、副本具有同等效力。
6.负责管理合同专用章的人员因事请假或休假时，应提前请示主管财务的校领导，由其指定印章管理人。请示获准后，要认真做好印章交接工作，并做好交接记录。
第五节责任追究
第十五条各学院、部、处、室（中心）不得私刻公章或专用章；严禁对空白介绍信、证明、合同或协议、现金收（付）讫、转讫等函件用印；严禁越权审批用印或无权用印。
第十七条对于使用伪造印章、弄虚作假骗用印章，监印人不按照规定用印、保管不善造成印章丢失或盗用的，学校视情节轻重给予责任人警告直至开除的处分；对因此造成损失的，将追究其经济责任；涉嫌违法犯罪的，将送交司法机关处理。