(1)行文方向的多样性。在行文方向上，函以平行为主，即用于不相隶属机关之间，其中包括平行机关。
(2)使用的广泛性作为公务信件的函，任何一级机关、团体、企事业单位均可使用。
(3)写作灵活简便性函的内容可以写大问题，也可以写小问题，开门见山，直接入题。
二、函的写作方法
函头通常使用只标识发文机关名称而不标“文件”二字的信函式格式，写明发文机关、事由和文种，其中文种要注明是函还是复函。正文一般由函请(复)缘由、函请(复)事项和尾语三部分组成。
发函的开头简述原因和目的，复函则以引述来函的日期、文号或标题为起首语。事项部分，发函是写告知、询问、商洽或请求的内容，事项要明确具体，语气要委婉恳切，提出要求应给对方留有余地，不要强人所难，有时可写出自己的看法、打算，以供对方选择参考;复函则针对来函提出的问题明确作答，切忌模棱两可，答非所问。
结尾部分，发函一般用“盼复”、“即请函复”、“请研究函复为盼”等作结;复函多用“特此函复”等结语，也可以不写尾语。值得注意的是，公函结语一般不用“此致敬礼”、“祝工作顺利”等祝颂语。
三、范文示例
第一章公文写作概述
1.简述公文分类的重要意义。①有助于各类公文的规范撰拟②有助于各类公文的有序运转③有助于各类公文的立卷归档
2.公文的作用①领导和指导作用②规范和约束作用③宣传和教育作用④联系和指导作用⑤依据和凭证作用
3.公文有哪些特点？①明确的公务性②鲜明的政治性③极高的权威性④作者的法定性⑤较强的时效性⑥体式的特定性⑦文风的朴实性⑧严格的程序性
第二章公文的格式
1.确定公文格式有哪些重要意义？
①有利于体现公文的权威性和严肃性
②有利于更加准确的体现公文的内容，做到形式与内容的统一
③有利于受文者迅速、准确的识别公文和贯彻执行公文，提高工作效率
④有利于公文的安全、保密和管理
⑤有利于充分发挥公文应有的作用
2.简述公文标题的构成①发文机关名称②公文主题③文种
3.什么是公文的主送机关，标注主送机关应注意哪些事项？
概念：即主要受理公文的机关，应当用全称，或规范化简称，或同类型机关统称。问题：①主送机关只有一个或几个单位，这些单位应一一列出。
②主送机关是部分单位，但不是同类同级单位，可在主送单位中灵活书写。③普发性公文，用同类型机关统称，泛指这一类单位。
4.党的机关和行政机关公文版头的主要形式分别有哪几种？
党的机关公文版头：①由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成；②由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成行政机关公文版头：①由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成；②由发文机关全称或规范化简称，即信函纸的文头，发文机关标识与红色横线之间不空行；③由发文机关全称或规范化简称加公文主题和文种组成第三章公文的要素
1.简述公文主旨的涵义与种类
涵义：一篇公文最主要的目的和意图，回答要做什么的问题。
种类：①目的主旨②意图主旨
2.简述公文依据的层级结构
①事实依据：现实状况、过去事实
②理论依据：法规文件、会议精神、领导指示、主观议论
3.简述公文分旨的语言形式1分旨句②分旨段③分条列项④附件
4.公文要素的组合规则有哪些？①内容集中②先后有序③详略得当
第四章公文的语言
1.简述公文用语言的特点
①公文中常用一些文言词
②公文中多用一些单音节词
③多用专用语
④多用概括性词语
⑤公文中较广泛地使用简称
⑥多用介词结构
⑦多用联合词组成句子成分
⑧公文中使用数字的情况比较多，所涉及的一些情况、问题往往需要用数字加以说明
2.简述公文用语的基本要求①准确②简练③朴实④庄重
3.简述公文用语的主要原则①词汇规则②句式规则③特殊事物和概念的语言表达规则④模糊语言的运用规则
第五章指令性公文
1.简述命令的涵义与用途
答：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单
位及人员。
2.简述命令的特点严肃性、强制性、权威性
3.简述命令的写作要求
①缘由要准确、简练
②命令事项要具体、明确
③语言精确，语气肯定，态度严肃认真
4.简述指示与命令的区别
①命令除规定的国家机关及其首长外，其他机关及其首长都不得发布；指示则任何上级机关均可对所属的下级机关发布
②命令式强制性程度最高、法律效力最大的指挥性公文，下级机关必须无条件执行；指示下级机关可根据具体情况执行，有一定的灵活性
③命令只作原则性的指挥，指示则要对下级机关指出行动的原则、步骤、方法和注意事项等具体要求
④命令的措词严肃、语气坚定；指示的语气比较平缓，分析说理性比较强
5.指示的特点：指导性、宏观性
6.简述指示的写作要求①必须具有明确的政策依据与法规依据②应从实际出发，具有明确的针对性③指示内容应明确具体
7.批复的特点①针对性②指导性③被动性④简要性
8简述批复的写作要求①批复前必须进行充分的调查研究工作②批复的意见应明确、具体、可行③批复的内容要具体有针对性
第六章议决性公文
1.简述决定的涵义与用途
①适用于对重要事项做出对策和安排
②适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项
2.决定的写作特点①规定性②指导性③稳定性
3.决定的写作要求
①要有简明的决定缘由②决定的内容，要求主旨集中，重点突出
③决定语言，要求郑重、简练、准确，语气坚决肯定④遵循特殊的行文格式
4.决议与决定的区别
①作用不同。决议是经会议讨论通过的公文，下级机关对所决议的事项必须贯彻执行。决定是用于对某些重要问题进行安排或部署重大行动的公文。
②产生的过程不同。决议是经有关法定会议对某一议题进行集体讨论并由法定多数表决通过而发布的公文；决定则不一定要经过会议讨论通过这一程序。
5.决议有哪些特点①具有较强的指令性②内容的重要性和单一性
③必须经正式会议表决通过
6.决议的写作要求①使用要严肃②表述要说理③结尾要有号召④语言要准确
7.会议纪要有哪些用途
答：记载会议主要精神和议定事项，适用于记载、传达会议情况和议定事项
8会议纪要有哪些特点①纪要行②决议性③备查行
8.会议纪要的写作要求
①要明确写作的素材和宗旨②要突出会议的中心和要点③要注意吸收回忆的一致意见④要忠实于会议的实际内容⑤要注意条理化、理论化
⑥按照不同使用目的而恰当地使用不同的用途
第七章公布性公文
2.公报的写作要求
①公报的内容要新颖，以体现其新闻性②公报的行文要有气势，以体现其重大性与权威性③公报的语言准确、简明、庄重、严肃
3.公告的用途、类型、特点
用途：①发布法律、法令②向国内外公布重要事项③宣布法定事项
类型：发布法律法规的公告、公布重要事项的公告、宣布法定事项的公告
特点：权威性、重大性、单一性
4公告的写作要求①内容要集中②事项要单纯③语言要简练
5通告的用途
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项
6.通告的特点①内容的广泛性②使用的普通性③发布的公开性
7通告的写作要求①内容要具体明确②主体部分要求条理清楚，逻辑严密
③用语要简明易懂
第八章指导性公文
1.通知的用途
在党的机关：发布党内法规，任免干部，传达上级机关指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。在人大机关：用于传达指示，批转公文，传达需要办理、执行或周知的事项，任免人员等。在行政机关：用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
2.通知的特点①适用范围广②运转速度快③使用频率高
3.通知的写作要求①主旨集中②重点突出，措施具体③讲求时效
4.通报与通告的区别
①性质不同。通报属于传达、告晓性公文，也可以属于奖勉、告诫性公文；通告属于规范性公文。
②用途不同。通报可以用于表扬和批评；通告没有这用途。
③对象不同。通报的对象是机关和有关人员，通告的对象还包括人民群众。
5.通报与通知的区别
①用途不同。通报传达的是重要情况，告知的是特殊事项；通知传达的是上级指示，告知的是一般事项。通报可用于表扬和批评；通知没用。
②对象不同。通报对象不特定；通知的对象时特定的。
③目的不同。
6.通报的特点①指导性②教育性③时效性
7.通报的写作要求①内容必须有典型性②通报的材料必须具有真实性③通报表述要准确8简述意见的涵义、用途、和特点
用途：用于对重要问题提出见解和办理办法；用于对议案或重要问题提出见解和处理办法特点：①探索性②宏观性③指导性④灵活性
9.意见的的写作要求①要有针对性②要有实在性③要有可行性④要有建设性
第九章报审性公文
1.报告的用途①适用于向上级反应情况②向上级机关汇报工作③要求上级机关批转或转发工作建议。④答复上级机关询问的事项、批示应查办落实的事项等。
2报告的特点①汇报行②陈述性③概括性
3.报告的写作要求①划清层次，概括叙述②中心明确，重点突出
③报告的内容应有新意④点面结合4.报告与请示的共性与区别
共性：都是上行公文，不经上级机关批示或转发，都没有任何指令性和约束力；其次都需要陈述下情，表述方式有很多相同之处。
区别：①行文的目的不同。请示一般要求上级机关批复；报告主要是下情上达，不要求批复。②行文内容不同。请示的内容主要是带有迫切性，并需要上级机关指示、批准的事项；报告只着眼汇报工作反映情况。
5.请示的特点①请求行②单一性③政策性④客观性⑤回复性
6.请示的写作要求
①观点明确，请示的理由与事项清楚具体
②请示的内容，要求主旨集中，一文一事
③应正确标注主送机关与抄送机关，不搞多头请示
④文字表述简明、得体
7.议案的特点①法定性②程序性③重大性④创新性
8.议案的写作要求
①主旨突出，内容充实②语言庄重、简明、规范③要重视附件的写作
第十章商议性公文
1.不相隶属的机关之间用函行文，其内容包括哪些方面？
①商洽工作②询问有关事情③答复问题④请求批准和办理有关事项⑤答复审批事项
2.函的用途和特点
用途：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请示批准特点：①平等性②灵活性③使用频率高④效用法定性
3.函的写作要求①行文郑重②文字简要
③用于谦和，讲究礼节，必要时还要使用尊称与质疑性词语忌用命令性、告诫性词语
4.简述意见、批评和建议与议案的区别
①前者是人大代表向代表大会或人大常委会提出的对各方面工作的意见和建议；后者是法定机关和法定提案人依照法定程序提请代表大会或人大常委会列入会议议程进行审议并作出决定的议事原案②前者代表个人可以提出，代表联名也可以提出；后者必须由法律规定的机关，或者代表按法定的联名人数，依照法定的程序提出③前者针对各方面工作；后者内容必须是属于本级人民代表大会或者人大常委会职权范围内的④前者书写形式没有法定要求；后者要求有案由、案据和方案，法律案还需附有法律修改草案⑤处理程序不同
公文的拟写通常按以下步骤进行：
一、明确发文主旨
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：
2、根据文件内容，准备采用什么文种比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报;针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。
3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。
4、明确发文的'具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。
二、收集有关资料，进行调查研究
发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢一是收集和阅读有关的文字材料;二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。
总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
三、拟出提纲，安排结构
在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。
提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
四、落笔起草、拟写正文
结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：
1、要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。
在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。
2、要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。
五、反复检查，认真修改
1、关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。
2、关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。
3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。
4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。
5、关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。
修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。
文书一词，在人们日常生活和公务活动中，使用的极为普遍和广泛。它可以作为所有文件材料的总称，既可以指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。文书还可以指一种职业，如某某人在做文书工作，也可以指职务名称，如文书、文书科长、文书处长等。
文件同文书一样，有时也可以指文件材料的总称。如一次大型会议，会议结束之后，要将会议文件立卷归档保存。这里说的文件，即指会议形成的有规范格式的正式文件，如会议纪要、决议等，也包括会议进行中的简报、领导讲话、代表发言、会议纪录，甚至还包括录音、录像、照片等有关资料。但是，对于一些重要的文件，如：中共中央文件、国务院文件等具有规范格式的正式文件，人们往往郑重地称之为“文件”，而不称文书或公文。就某一单份的文件来说，人们也习惯地称之为一份文件，而不叫一份公文或一份文书。
至于公文的概念，它的特指范围是很清楚的，是指各级关单位为了办理公务二产生的文书或者文件。从这个意义上说，它是公务文书或者公务文件的简称。
从一些史籍的记载来看，文书、文件和公文这三个要领是分别在不同的历史时期出现的，有一个产生和演变的过程。
“文书”一词，最早见于西汉贾谊《新书·过秦下》：“禁文书而酷刑法，先诈力而后仁义。”王充《论衡·别通》也有关于“文书”的记载：“萧何入秦，收拾文书，汉所以能制九州者，文书之力也。”这些地方所说的“文书”，是泛指古代的文籍图册。在我国先秦时期，“文”与“史”是很难分开的。“文书”的概念范围要大些，一些有史料价值的文字材料都可称之为文书。
汉代以后，文书作为公文与案卷的含义才逐步被确定和沿用下来。《汉书·刊法志》：“文书盈于几阁，典者不能遍睹。”唐元稹《望喜驿》诗有“满眼文书堆案边，眼错偷得暂时眠”的句子。这些地方所说的“文书”就是指的公务文书。
“公文”一词，出现于东汉末年和三国时期。汉代多称文书，称公文较少。三国以后，多称公文，指官府之间往来的公事文书。如《后汉书·刘陶传》：“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文。”是说东汉末年，黄巾起义的领袖张角等人势力强大，可能聚众起事，但州郡官员只是口头相互转告，不肯以公务文书的形式上奏朝廷。《三国志·魏志·赵俨传》中也有“辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”的记载。自此以后，公文就成为公务文书的`统称了。
“文件”一词，大约在清末才出现，当时在外交文书中提到“寻常往来文件”，“交涉文件”等。宣统三年五月，朝廷三年五月，朝廷颁布的《内阁属官官制》，将“掌本阁公牍文件”，作为承宣布厅职责之一。后人承袭历史，文书、公文、文件这三种叫法一直沿用至今。
一、标题
1.规范式：《发文机关+事由+文种》
2.灵活式：《发文机关+文种》;《事由+文种》;《文种》
二、主送机关
面向机关全体人员或者社会群体的，常常不写;注意工作实际中的面向群体。(通常题目中会有明确的提示。)
三、正文
1、导入语
导入语，用来表示行文目的、依据、原因和伴随情况等，一般放在正文的开头部分出现，介绍公文的基本内容。导入的词语也有一定方向的指引，如：为(了)、关于、由于、对于、根据、按照、据、查、奉、兹等。
2、具体事项
(1)并列式。比较常见，就是将所要陈述的具体事物罗列下来。一般书写的是公务的横向的情况。各部分相互之间无紧密联系，彼此独立存在，但是又共同为说明主题来服务。并列式内容之间的关系阐述可用数字式来表达，也可用分段式。段中并列的内容可用数字一、二、三等表示或者用分号来展现。
(2)递进式。相对于并列式来说，递进式是公务的纵向的动态和全部过程。各部分环环相扣、层层递进，每一部分都不可缺少。递进式的内容设计好处是逻辑严密，能有说服性的说明事理。在一篇公文中，两种方法可以交叉使用，可以一种方法为主，在某一部分或某一层次中用另一种方法。
四、结尾
1.结尾用语。如：为要、特此通知(报告、函告)等。
2.一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，也有省略的情况。