为了进一步加强市政协和政协委员、统战人士与人民群众的联系，进一步做好人民政协的信访工作，依照《信访条例》、《中国人民政治协商会议章程》、《全国政协办公厅信访工作规则(试行)》，根据办理政协委员、统战人士和人民群众来信来访工作实际，在总结市政协信访工作经验的基础上，制定本规则。
第一章受理范围
一、来信受理范围
(二)其他单位商转的来信。
二、来访受理范围
(一)政协委员的来访；
(二)反映市政协组织、委员和机关工作人员有关情况的人民群众的来访；
(三)要求落实党的统战政策的统战人士，港澳台侨及外国人士向市政协及其领导同志反映情况，提出意见、建议或者投诉请求的来访。
第二章工作原则和重点
一、政协信访工作应坚持以下原则
(一)协助党和政府协调关系、化解矛盾、理顺情绪；为改革发展稳定大局服务；
(二)属地管理、分级负责，谁主管、谁负责；
(三)把握重点、兼顾一般、注重实效；
(四)解决问题与疏导教育相结合。
二、政协信访工作应把握以下重点
(一)以政协委员、统战人士的来信来访和直接涉及统战政协工作的来信来访为主要对象，特别是对政协委员的来信来访，要重点办理。此外，也要力所能及地办理人民群众来信来访中反映的重要问题。
(二)及时收集和反映来信来访中的信息，准确快捷地向市政协及其办公厅领导及有关部门反映社情民意和资政信息，为科学决策、民主决策服务。
(三)及时向有关部门通报可能引发群体性事件和恶性事件的倾向性、苗头性问题，使问题解决在基层和萌芽状态，为维护社会的和谐稳定服务。
第三章工作程序
一、信访件的初步处理
(一)来信
l、来信签收、启封、装订及盖章
对收到的电报、特快专递等急件，必须及时签收拆阅，属紧急事项的应尽快妥善处理。
启封应注意保持邮票、邮戳、邮编、地址及信封内材料的完整。启封后，按主件、附件、信封顺序装订整齐。装订位置应便于翻阅。在来信首页右上角空白处加盖收信专用戳记，戳记印迹须端正、完整、清晰。
2、来信登记严格按照办信工作要求和信访工作计算机管理系统操作程序，把来信内容摘录填写《群众来信办理登记表》。来信内容摘要应简明扼要，基本数据准确、完整，并区别不同情况有详有略，详略得当。
对不需要办理的重复信件(函)，《信访条例》规定不予受理、不再受理和内容不清的来信，可作简略登记。
(二)来访
1、接谈、登记
对属于职权受理范围的来访，工作人员要核对来访人的身份证或其他有效证件，听取来访人的陈述，询问有关情况，认真填写来访登记表，并在计算机系统中录入以下内容:来访人的基本情况，反映的主要问题，来访人以往的信访过程和处理情况，越级访、重复访的原因，有关部门的处理意见等。
2、不属于接访范围的来访事项的处置
二、办理
(一)工作机制
1、市政协办公厅秘书处是市政协信访工作部门，负责处理日常来信和接待来访，具体统筹协调市政协信访工作。
2、进一步建立健全信访工作综合协调机制，凡涉及市政协委员及其所在单位的，专门委员会应会同委员一起参与办理并发挥其专业优势。建立起“领导重视支持，信访工作部门专职主办，各专委会通力协办，广大政协委员积极参与”的大信访工作格局。
(二)工作要求
对信访事项在15个工作日内按下列方式处理:呈报、交办转送、备存。
1、呈报
呈报的形式有:原件上送《要信呈报》、《信访动态》等。
(1)原件上送。市政协委员和海内外知名人士给市政协主席、副主席及其他领导的信件，自称与领导关系密切者(亲友、同事、同学等)的来信，将来信原件及附件等直接呈报市政协领导同志。
按政策法律应予解决的重要信访件，经核实后可报请市政协领导批示后办理。
(2)《要信呈报》。署名反映市政协委员相副局级以上领导干部的信访事项，反映重大问题、提出重要建议以及政治敏感问题的，编写《要信呈报》，经主管副秘书长、秘书长批准，报市政协领导，或转有关部门。
（3）《信访动态》。一般每季度一期。主要内容包括:对我市法律法规和政策执行情况的意见建议；对统一战线和人民政协工作的意见、建议和批评；带有政策性、倾向性、苗头性的情况和问题；群众反映的热点、难点、焦点问题；信访件办理情况；对本季度信访信息和信访工作情况进行综合分析，以全面反映来信、来访基本情况和趋势。《信访动态》经市政协领导签发后，送市政协主席、副主席，秘书长、副秘书长，各专门委员会专职领导，办公厅副主任，研究室主任，机关各处室；市委信访局、市人大常委会信访局和市政府信访局。
2、交办转送
(1)交办。
对市政协领导同志批示的，政协委员本人或者其转递其他信访人的重要申诉、控告和检举的，按法律法规和政策规定应该解决的，带有普遍性、倾向性、苗头性或可能引发群体性事件和恶性事件的，有关部门处理意见明显不当的等信访事项，应以办公厅名义发函交办处理，并要求函报处理结果。对发函交办件应登记、编号，原件复印存档。
(2)转送。
需要有关部门一般掌握、了解和处理的信访事项，填写《广州市政协信访转办单》，作转送处理。对转送件应登记、编号。
(3)交办、转送的对口规定。
对政协委员、统战人士和群众的信访事项，根据《信访条例》规定的“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”的原则，转有权解决和处理的部门办理。
3、备存。
对不需要办理的重复来信，无参考价值、内容不清的以及其他不需要办理的来信，一般可存。存信集中保管，定期销毁。
三、督办
(一)根据《信访条例》的规定，凡经发函交办的信访事项，在90天内未函报处理结果的信访案件，由经办人进行督办或提出改进工作的建议。
(三)对督办信访事项的回函材料，要按照“事实清楚，定性准确，适用法律法规和政策正确，处理意见恰当，程序规范，手续完备”的要求，严格审核。经审核认为处理不妥当的，可将审核意见和处理问题的建议再函复办理单位重新处理。
(四)建议权的使用。根据《信访条例》的规定和政协的特点，在督办工作中可对有关部门的工作提出建议，也可向制定政策的部门提出完善政策的建议。
1、在督办工作中，发现有关部门有下列情形之一的，应当及时向承办机关的上级主管部门提出改进工作的建议:无正当理由末按规定期限办结信访事项的；未按规定反馈信访事项办理结果的；未按程序办理信访事项的；办理信访事项推矮诿、敷衍、拖延的；不执行信访处理意见的。
2、对于信访人反映的有关政策性问题，需要提请有关部门研究完善的，送有关部门研究参考。
3、有关建议发出后，要及时了解建议的采纳和落实情况。对于有关部门采纳建议的情况，要及时汇总并形成书面材料上报。
四、收到回函材料后的上报和答复工作
收到回函材料，经办人要将回函日期、函号、信访事项的解决情况、承办单位的主要意见等基本情况录入信访工作计算机管理系统。
(一)市政协领导批示交办的信访事项的回函材料，由经办人审核后，编写呈批件，经分管领导和处室负责人审签后报作出批示的领导阅知。
五、文稿编写
文稿种类主要有《要信呈报》、《信访动态》、函等。
文稿编写的基本要求是:符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定；做到观点鲜明、条理清晰、内容准确、文字精练。文稿按审阅审批权限逐级送审。
(一)《要信呈报》应符合来信原意，抓住来信要点并提出报送的建议。
(三)函的撰写应符合以下要求:标题规范，便于查询；主送机关名称或主送人称谓准确；正文要交待清楚来信人的姓名、地址或单位，反映的主要问题、建议及诉求等；交办函结尾写明要求办理部门反馈办理结果。
六、审阅审批权限
审阅审批职责权限的基本原则是:行政领导负责制和层级负责的原则。凡按规定需送上一级负责人审批或签发的信件、文稿，均应送上一级负责人审批、签发。
第四章特殊情况处理
一、集体访的处置
来访人数超过5人的集体访，接待人员首先要向来访人宣传《信访条例》的有关规定，让其推选出不超过5人的代表。在信访室接谈上访人员代表，其余人员迅速离开。接待集体访时，信访部门和保卫部门应密切配合，信访部门接谈上访人员代表，保卫部门协助维持秩序。必要时可请市政府信访局或有关单位联合接待处理。
二、重大会议活动期间群众来访的处置
在市政协全体委员会议、常务委员会议、重大会议活动以及政治敏感时期，对人民群众来访，严格限定在信访室接待信访人，受理职权范围内的信访事项；凡异常信访的，即通过市政协保卫部门报告公安机关，必要时商请导致异常信访问题的群众所在地政府或有关职能部门、主管单位，迅速到现场平息事态，协同妥善处理问题，确保市政协重大会议活动正常进行。
三、异常情况处置
来访人的行为有下列情形之一的，接待工作人员应当对其劝阻、批评或者教育；经劝阻、批评和教育无效的，由市政协保卫部门交由公安机关处置:
(一)在市政协机关周围非法聚集，围堵、冲击机关，拦截公务车辆，或者堵塞、阻断交通的；
(二)携带危险物品、管制器具的；
(三)侮辱、殴打、威胁国家机关工作人员的；
(四)在信访室滞留、滋事，或者将生活不能自理的人弃留在信访室的；
(五)扰乱公共秩序、妨害国家和公共安全的其他行为。
第五章档案管理
信访档案分为移交档案室管理档案和信访部门内部保存档案两种方式。移交档案室管理档案应严格按照政协机关档案管理的有关规定和要求，做好长期信访档案的收集、整理、归档工作，定期移交档案室保存。
列入档案室长期保存的信访档案范围是:重要信访件办理过程中形成的各种文字材料。
列入信访部门内部保存的档案是信访案件的回函材料、有关信访业务文件以及信访部门需要保存的各种文字材料等。
第六章工作纪律和保密要求
一、工作纪律
信访工作人员要严格遵守市政协机关规定的各项工作纪律，坚持原则、恪尽职守、文明接待、秉公办事。在《信访条例》规定时限内及时办理信访事项，不得推诿、拖延；不得将检举、揭发、控告材料及有关情况泄露或转送给被检举、揭发、控告的人员和单位；不得擅自处理随信寄来的钱款、有价证券、书籍、字画等，不得接受来访人赠送的礼品、礼金或有价证券；信访工作人员与信访事项或者信访人有直接利害关系的，应当回避；对重要信访事项及时进行综合、反映和报告。
二、保密要求
严格遵守国家和市政协机关保密工作的规定，不得向无关人员泄露信访内容，不准擅自将信访件带出机关；领导同志有关信访工作和信访材料的批示，不得向无关人员泄露或传播。