我国档案及其名称的演变我们伟大的祖国拥有璀璨的文化典籍，其中档案文献浩瀚瑰丽。自从进入历史文明时期以来，甲骨金石、简牍缣帛、铁卷金册、纸墨文书，多姿多彩。从中国档案信息资源的总体说来，其年代之久远，数量之庞大，内容之广泛，价值之珍贵，堪为举世所罕见。几千年来，由于社会生活日新月异，档案内容日益丰富，
我国档案及其名称的演变
我们伟大的祖国拥有璀璨的文化典籍，其中档案文献浩瀚瑰丽。自从进入历史文明时期以来，甲骨金石、简牍缣帛、铁卷金册、纸墨文书，多姿多彩。从中国档案信息资源的总体说来，其年代之久远，数量之庞大，内容之广泛，价值之珍贵，堪为举世所罕见。几千年来，由于社会生活日新月异，档案内容日益丰富，档案的形式和名称也不断地发展变化。
一、甲骨档案
商周时期的档案，从出土实物和可靠的记载来看，已有甲骨文、铜铁钟鼎铭文、石刻、帛书和简册等等。中国对文书和档案最早的称呼，按现有资料来说，叫做“册”、“典”。据《尚书多士》记载：“唯殷先人有册有典”。甲骨文也有册字和典字。所以，至少商代已有简册档案是可以相信的，只是至今未得发现实物，详情无从考证。甲骨档案主要集中于商代，现在保藏的甲骨，多为盘庚迁殷到纣亡的273年间的遗迹。商代甲骨档案，从其载体材料和记录方式来研究，可以看出当时已达到相当可观的程度，这决定于也反映了当时社会发展的水平。甲骨档案的文字是用铜刀或石刀刻在坚硬的龟甲兽骨上。于削整和契刻之前，龟甲兽骨须先经酸液处理使之软化。其文字大者径逾半寸，小字细如芝麻，篆刻得规整美观。刻契甲骨文字的人，想必是具有很高技巧的书家。甲骨文也偶有用笔写的字。从文字的不同笔体，以及在甲骨文中就有“筆（“聿”）字来看，甲骨文字是用刀笔刻或毛笔写的。
周代的甲骨文也曾陆续有所出土。陕西长安、扶风、岐山一带的周原等地，曾发现一些西周时期的甲骨。刻制的文字与殷商甲骨文相似。但是，出土的数量较之殷代的甲骨显著地减少。看来到了周代，甲骨已逐渐成为残迹，这并非偶然的现象，而是当时历史条件的必然。西周时期的农业、手工业远比商代发达，古代文化到了周代蓬勃地发展起来，典籍也逐渐地更加丰富。孔子所说的“郁郁乎文哉吾从周”，也反映了这种情况。周人懂得“敬鬼神而远之”，不像殷人迷信那么严重。由于用甲骨占卜习俗的变化及其因素，作为这种活动记录的甲骨档案，便在社会进步中退出了历史舞台。而今所见到周代的文字记录，则以金文为多。
二、金石档案
金文是铸刻在金属鼎彝器上的一种铭文，也称钟鼎文。一般是指冶铸在青铜器上的文字。古人称铜为金，因又常称钟鼎文为金文。有铭文的青铜器始于商代，但数量较少，金文字数也不多。最初的青铜器，是供人作物件使用的，以后逐渐在器物上开始铸有几个字，以铭志制作人或物主，一般说来它们还不具有档案的性质。到了西周时期，青铜器手工业大有发展，不仅冶炼技术相当高，分布也很广，这给金文提供了物质技术条件。据今不完全统计，已出土的周代青铜器至少达五千多件。由于周代奴隶制的发展和疆土的扩大，国家权力的加强，分封和征伐，以及科学文化活动等社会实践的发展，使周代的许多青铜铭文具有了档案的性质。据郭沫若《中国史稿》第1册记载，西周时期，许多青铜器的铸造，主要目的不是为了欣赏，而是为了勒明记事，以至作为“法律上的契约”。《周*礼*秋官*司约》记载：“凡大约剂，书于宗彝；小约剂，书于丹图。”东汉人郑玄注：“约剂，要盟之载辞及卷书也。”清人孙治让《周礼正义》说：“宗彝是宗庙彝尊”。郭沫若则明确地指“书于宗彝”为西周的金文。钟鼎彝器中作为记事和凭信的金文，无疑具有古代档案的性质，所以在档案学上称为金文档案。
金文档案随着青铜铭鼎的进化经历了一个兴衰的过程。郭沫若《周代彝铭进化观》一文，对青铜器的发展作了一番有趣的深刻分析。以岁时的春夏秋冬和人生的幼老壮死，比喻了彝铭的四个阶段：（一）铸器之意本在实用，兼或施之以文化递铭，于本器无足轻重。（二）文化递进，器铭加详。入后更喧宾夺主，乃有专为勒铭而作器之事，有书史之性质，指有事须书，有言须记，并非后来的著书。此阶段以西周遗器为最著。（三）书史之性质变而文饰。（四）铭辞之书与文饰性质俱失，复返粗略之自名或“物勒工名”。这一规律性的概括，对我们研究金文档案颇有启迪。并非一切带有文字的铭器都是档案，以记事为主要目的或主要起记事作用的钟鼎文，保存下来，才具有档案性质。金文档案的鼎盛时期在于西周。东周以后，由于其他记录材料的使用，社会信息的增加，钟鼎文一般已不适应，因而逐渐衰微。但是，金文称为历史档案，和甲骨文一样，乃是我国独有的古代文献和人类文化珍品。
关于金文、钟鼎、金石的称呼，在古今一些文著中曾有不同的理解和特指范畴，这是我们研究古代档案值得注意的。广义地理解，金石可以包括金属铭器和石刻，如《吕氏春秋求人》中“故功绩铭乎金石”，有注为：“金，钟鼎也；石，丰碑也”。《墨子》则将金石与钟鼎盘盂分列。关于钟鼎铭文，其指也有所异，或只指金文，或又包括青铜彝铭与铁铸钟鼎铭辞，如《周代彝铭进化观》，将铁铸刑鼎也纳入鼎铭。在中国近现代档案学研究中，对金石和钟鼎多取广义之称，对专指的则取特称。对周代青铜铭文特称金文或金文档案，但在语言环境明确的条件下也以钟鼎文称之；而泛指的钟鼎铭文档案，则亦包括铁鼎之类的记事契文。
由于金属工具的使用及其他社会背景，在中国曾有一段石刻比较流行的时期，其中有些可称为石刻档案。据有关资料记载，殷代有极少数石刻，西周尚未发现，东周以后逐渐增多。最著名的当首推东周初年的10块石鼓文，其形有如圆桌，前人说它像鼓，故别称为“石鼓”。对于石鼓成文的年代说法不一，据郭沫若《石鼓文研究》等考证，判为秦襄公八年（公元前770年）所作。主要记述了秦襄公因伐戌救周之功而受封的事迹，以及歌诵当时游猎的情景，所以又被称做“猎碣”。这是我国现存最早的较有系统内容的刻石文字记录。
秦汉以后，石刻碑碣大量出现。随着铁器时代以及秦汉统一帝国活动的发展，石刻档案进入盛行阶段。不仅数量增加，内容也较丰富，既有帝王出巡、狩猎、宣扬功德、生产活动、社会重要事件的记述，也有颁发政令、规定法纪的文告等等。据《史记秦始皇》记载，琅邪台石刻，就有昭令“普天之下，搏心揖志，器械一量，同书文字”等内容。地方政府也有的采用碑刻形式记载要事，或发布文告，并镌以官印。采用这种形式传知的范围广大，又有利于长久地留传，因而直到明清、民国时期仍有所见。几千年来，我国历来石刻档案保存下来许多难得的历史资料。
现在人们所称的金石档案，还包括诸如铁卷、金册等一些金属载体形式的档案。多是王朝对有功臣官和有关首领人物的册封。这在民间传说中常有出现，如《水浒传》里有取铁卷以证功免罪的故事，也是这类历史事实的一种反映。迄今，我国有关的档案馆和博物馆还保存有古代“铁卷”和“金册”等实物。例如，明朝皇帝赐给右军督李文的铁卷誓书，卷中记有战功，特封“高阳伯，食禄一千石”，以及“若犯死罪免尔本身一次”等内容，镏金的阴文，金光闪闪。又如清政府颁发给五世达赖和十一世达赖的金册，至今光彩夺目。这些都是当时的贵重文书，现在称为稀世的古代档案和文物珍品。
三、简牍档案
采用简牍这种形式，取材和书写比较容易，编连篇幅比较灵活，也较便于保存和传递。但是对普通的竹木材料，也需要一番制作的工夫。河南省汲县、信阳等地战国墓中曾发现成套的制竹简的青铜工具，有锯、锛、削、刻刀和锥。对新竹要先行烘干“杀青”，也叫“汗青”，就是“以火炙简令汗，取其青易书，复不蠹”，既好写又防腐。后来“汗青”又成为简策书史的同义语，如“留取丹心照汗青”一类的名句就源于此。我们现在还能得见古代大量的简册，可能也和当时的技术处理不无关系。
四、缣帛档案
缣帛作为文书和档案的载体材料，比起竹木简牍显然更为进化。使用简牍上--奏章，竟有多达3000片的。秦始皇处理公文也有“衡石量书”的记载，一天要读几十斤甚至上百斤的文件（秦时一石相当于今天的市斤左右），批阅如此重量的公文多么不便是可想而知的。帛为丝织品的总称，缣是双丝的细绢，以比较精制的丝绸为书文和存档的材料，既轻便柔韧，剪裁灵活，传递和保管都比较方便。文书、档案的载体形式，对其承受的信息量和文种体式等都有一定的制约作用。如春秋战国特别是秦汉以后舆图档案的产生与发展，显然是缣帛为之提供了良好的载体条件。所以直到近现代，仍有以帛书形式撰文和绘图的。
五、纸质档案
我国古代档案是不断进化的。简帛档案固然有其当时历史条件下的优点，但是如《后汉书》所说，“缣贵而简重，并不便于人”。随着社会经济、政治、文化的不断发展，勤劳智慧的中华民族早在汉代已发明了造纸术，使文书、档案和其他文献载体、记录方式，逐渐地发生了空前的大变革。对人类文化作出了巨大贡献。我国至今保有多年前的唐代纸制档案，从中可以看到官府某些活动记录的原始墨迹。它是在亚洲以外的各大洲尚未传入造纸术的时期形成的，中国迄今还保存着这种古代纸张档案，实为世界上无与伦比的历史珍藏。其后，如明清时代保存下来的纸张档案，在载体和文印的耐久性等方面，也比现在的质地为强。这些，也是许多国家档案专家、学者甚感兴趣的历史遗物和档案学研究的课题。
唐宋以后，在沿用上述许多称呼的同时，较多使用“案牍”、“文牍”的称呼。如《宋史》关于职官方面的记载，“掌受天下奏状案牍”一类的规定屡见不鲜。在一般诗文中也常出现，如唐人刘禹锡《陋室铭》一文便有“无丝竹之乱耳，无案牍之劳形”的章句。宋代以后，文牍的称呼也是常有的。关于宋代的职官，多有诸如“主考督文牍稽违”的记载。元人迺贤的诗句里也有“文牍日繁冗，民力愈疲竭”。我们现在所说的文牍主义，就是借用了古代“文牍”的词义。
六、音像档案
音像档案也被称为声像档案或视听档案，是指机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音或影像的档案，可分为视觉、听觉、视听综合等不同形式，包括照片、影片、唱片、录音带、录像带等。
据有关资料介绍，1826年，法国人尼普斯拍摄了世界上第一张照片，这是世界上最早的照片档案。在我国，19世纪中叶摄影技术才开始流传，声音档案则更迟，出现于20世纪初。随着照相、摄影、录音等技术的发展和普及，各国的机关、团体、企事业单位，在社会实践活动中形成了大量的音像档案。为了保护纸质档案或减少库房压力，许多国家还为纸质档案制作了缩微复制件。音像录制技术的发展使音像档案的数量和种类不断增加，质量不断提高；信息技术的发展使一些声音和图像信息以数字代码存储于计算机内存储器或外存储器中，成为声音电子文件、图像电子文件、影像电子文件或多媒体电子文件。专门的音像档案或带有音像记录的档案在全部档案中的比例逐步提高。
与纸质档案相比，音像档案具有更强的直观性，如照片档案记录了生动的可视形象，录音带可以再现原声语言和音乐，影片、录像带等能够如实地录制历史人物和事件以及当时的环境和气氛，成为当时社会活动真实、可靠的可视、可听记录。
音像档案载体有磁性材料、感光材料或其他合成材料，成分复杂、质地脆弱，较之纸张更易受光、热、湿、污染物等环境因素的影响，记录在其上的音像信息会随载体的损坏而失真、减弱甚至消失。除了照片档案之外，其他音像档案大多不能直接阅读，需要使用专门的设备将音像信息转换为人的感官能直接接收的声音、图像或文字信号后才能读取。音像档案易于复制，并可通过卫星、网络等通讯设备进行远距离传送。音像档案的保管条件、管理方法和管理要求都与纸质档案有所不同，需要采用专门的清洗、翻录设备和技术，有些还需要专门的库房和装具。
七、电子文件（电子档案）
电子文件（ElectronicRecords/documents）是世纪中期以后出现的新名词，是伴随着计算机技术的发展而产生的一种新型文件。早些时候曾有“机读文件”、“数字文件”等称谓，近年来逐渐被“电子文件”所取代。
关于电子文件的定义，目前尚未有统一的说法。国际档案理事会电子文件委员会1997年制定的《电子文件管理员会指南》中给出的定义是：“通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件”。美国联邦管理法规对电子文件的解释是：“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定。”我国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1--2000）的定义为：“电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。”我国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》(GB/T17678.1—1999)则将电子文件定义为：“能被计算机系统识别、处理、按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。”该标准同时提出了电子档案的定义：“具有保存价值的已归档的电子文件及相应
的支持软件产品和软硬件说明。”综观这些定义，其要点不外乎有这样三条：一是用计算机生成和读取；二是用数字代码记录信息；三是要符合“文件”的要求。
在国外学者的著述中，较多使用的是电子文件，但也有少数人使用“具有档案性质的电子文件”（ArchivalElectronicRecords）或“电子档案”(ElectronicArchives）的提法。国际档案理事会电子文件委员会1994年至1995年对全世界1000个档案馆关于电子文件管理的问卷调查，凡作为“档案”接收和保存的电子文件均被称为“电子文件”，而不称“电子档案”。产生这种现象的原因大概有两个方面：一是在电子环境中，文件和档案的界限不像纸质文件与档案那么清楚，索性全部称为电子文件；二是目前电子文件的法律效力尚未得到全面的认可，电子文件尚未取得与“档案”一样的法律地位，但是，档案馆又不能等这些问题都解决了再来接收电子文件，因此，姑且把作为“档案”接收和保管的电子文件称为“具有档案性质的电子文件”，当然这不仅仅是名称上的简单变化，其中也蕴涵着深刻的含义。
电子文件在我国、在全世界的应用领域、应用范围日益广泛，数量日益增加，它给档案管理工作、档案学研究提出了新的全方位的挑战。机关、企事业单位的文件--档案管理流程要重构，档案馆的馆藏组织方式要变化，档案机构的角色和职能要转变，由此还将导致档案学某些基本理论的发展和变革。
八、档案的词源
从语义学方面来研究，中国使用的“档案”一词也很可取。“档”，《康熙字典》解为“横木框档”，就是木架框格的意思；“案”，《说文解字》释作“几属”，就是像小桌子一类的东西。由此引申，又把处理一桩事件的有关文书叫做一案，并通称收存的官文书为“案”，或“卷案”、“案卷”。“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的文书案卷，而且把放置档案的架子称为档架，把一格称为一档。这些叫法有的一直沿用下来，至今我们称档案，依然有形象的和内在的意义。它的科学定义，乃是这一直义的深化和发展。