高校图书馆信息化规划流程及绩效评估分析

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2、法。战略地图能够帮助规划人员全面掌握图书馆内外部发展情况,以及部门之间业务关系、个人与团队以及目标之间的关系等。6战略地图法能够为管理层呈现出整个战略实施过程,通过层层分解战略目标,将宏观目标落实到具体部门和个人,从复杂到简单,确保战略规划编制符合实际情况,不断提高战略规划科学合理性。高校图书馆在运用战略地图法编制信息化规划时,首先,可以先引入平衡计分卡对不同构成要素和层面的职能进行战略分析。其次,要根据图书馆战略制定具体实施方案,并为具体工作部署提供信息化支持。通过采用这种战略规划编制方法,可以对图书馆信息化战略进行全面了解:利用战略地图法对图书馆发展战略进行层层分解,制定每个子战略目标绩效

3、评价标准和方法,最后形成一套完善的战略目标实施方案。确定了战略目标实施方案之后,接下来的各项工作都要严格按照这一方案来推进,以保证战略目标实施过程中能够得到相应的信息化支持。这是推进信息化战略的有效途径,体现了高校图书馆总体战略思想和方案。3高校图书馆信息化架构设计架构是某一个系统的内在结构特征和规律,“它是系统基本组成要素,体现了系统内部不同组成部分和要素之间的关系,同时包含了系统设计思想、理念和原则。”7架构体现了一个系统内不同组成部分之间的关系和整体特点。而信息化架构是“信息化发展中总体框架和决策组成体系,是基于某个组织信息化发展愿景,是对不同信息系统要素关系的整体性描述。”8开展信息

4、化架构设计要确保全面覆盖信息化发展过程,既要体现某个方面的具体要求,又要达到综合性规划目标,能够从不同发展角度体现信息化发展要点和目标,同时保证不同要素之间的和谐共处。高校图书馆信息化架构是在图书馆具体业务基础上提炼出来的信息化发展总体构想,通过对图书馆内部组织结构、业务组成、信息应用目标、系统管理和维护等进行分析,建立与之相对应的信息化系统架构。该架构涵盖了顶层设计理念,利用系统化思想对其进行了深入阐述,覆盖了图书馆各个业务部门、领域、环节和关联者,通过分析与系统有关的各种要素,从图书馆整体发展角度对信息化系统架构进行设计,有效提高了信息化系统架构的科学性和完整性,为后期开展信息化规划和建设

5、提供了框架性指引。进行图书馆信息化架构设计具有十分重要的现实意义,它是开展战略规划的基础保障,在具体信息化需求与信息化规划之间建立了沟通桥梁,它将图书馆各项业务信息需求与组织战略规划融汇贯通起来,提高了信息化规划的可操作性和可执行性,为后期推进信息化战略奠定了坚实基础。高校图书馆信息化架构设计对具体业务信息需求进行全面深入分析,通过数据发掘、技术应用预测等,为后期进行信息化战略制定提供可靠信息参考,大大提高了后期战略实施效果。4高校图书馆信息化实施规划高校图书馆在实施信息化规划过程中,要统筹各方面关系,例如总体目标与子战略目标关系、信息化项目与长期发展规划的关系、用户需求与图书馆发展战略匹配

7、评估,确保项目具有良好的效益。其次,要对项目推进过程和实现形式作出统筹安排和计划。信息化项目建设要以图书馆发挥自身主观能动性为前提条件,要充分利用一切可以利用的资源,是通过自建还是通过委托承包方式交给第三方负责,这些都需要在项目前期规划过程中做好论证和安排。当前,大多数图书馆都引入了业务外包模式,将具体信息化项目通过公开招投标方式承包给专业公司负责推进。在采用外包方式时,要做好承包方资质评估和潜在风险分析,保证项目推进按照预期方案和计划实施。9项目外包要建立在图书馆与承包方相互沟通和交流基础上,对于未来可能发生的各种情况和不确定性因素要做好预防措施,共同推进项目运作。项目承包方取得项目运营权后

8、,要着手布置项目所需资源,做好人财物筹备工作,并制定工作实施计划。高校图书馆要做好项目推进监督和指导工作,包括项目前期评估、招投标管理、实施过程监督以及事后验收和评估等工作。最后,在项目建设过程中,要针对各种可能发生的风险作出预防性安排,采取有效措施应对。不管是哪一类项目,都会遇到不同程度的风险,如果能够对项目建设过程有一个全方位的了解和论证,则可以有效降低不确定性风险造成的后果,例如工作人员不履行自身职责、过程监督不力、建设成本波动、图书馆核心资源泄露等,这些都是图书馆信息规划实施过程中可能出现的问题。因此,图书馆项目管理人员要树立良好的风险防范意识,要针对不同风险制定科学预防措施,要不断规

9、范承包商经营行为,促使其严格按照图书馆信息化规划推进各个项目,最大程度降低信息化实施过程中风险影响,确保收到预期效果。5高校图书馆信息化规划的绩效评估一般来说,人们倾向于从项目结果和工作绩效角度来评价信息化规划实施效果,通过总结和反思实施过程中遇到的各种问题得出项目建设经验和教训。这种项目评价方法能够为开展下一个规划建设提供宝贵经验建议,为提高后期项目运营水平提供建设性对策和指导,但是对当前项目不能起到积极促进作用,对于项目建设过程中出现的问题没有任何规避作用。因此,不仅要对信息化规划建设结果进行事后评价,更要对项目实施过程中进行监督评估,不断改进项目运营方法和绩效,以便顺利推进后续的工作。

10、高校图书馆信息化规划设计是一项全局性工作,在不同发展阶段对应不同的设计重点。因此,高校图书馆信息化规划绩效评估需要不断进行总结和反思,督促图书馆信息化管理部门做好工作经验总结和吸取教训,为后期开展信息化规划提供经验指导,不断提高信息化规划实施成效。而总结和反思是建立在成熟和优秀规划经验和理论基础上的,需要大量调研报告和数据分析作为支撑,要发挥广大工作人员主观能动性。这样,就使得规划决策不是简单地“拍脑袋”,而是要经过科学理性的分析;规划实施也不会出现“两张皮”的问题,而是要与图书馆具体业务有机结合。通常反思和反省都是在发展过程中进行的,因此图书馆信息化规划绩效评估也不是一蹴而就的,而是要结合信

11、息化规划推进过程,反复循环、不断改进,这是一个螺旋发展上升的过程。在开展信息化规划实施效果评估过程中,要做到客观、科学和全面,确保绩效评价结果能够准确呈现实际工作开展情况。因此,高校图书馆在进行信息化绩效评估过程中,要结合信息化建设步骤和内在规律,层层分解、抽丝剥茧,透过现象看到本质,最终得出正确的评价结果,为指导下一步信息化规划实施工作提供理论指导。开展高校图书馆信息化规划的绩效评估首先要夯实评估基础,要做好基础性评估工作。基础评估主要是对前期信息化规划条件、筹备工作开展情况进行评估,对项目运行前期条件进行客观评价。完成基础评估之后,接下来再开展绩效评估,通常分三个主要过程逐步推进:(1)对

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