指对项目干系人进行分析和归类,有针对性地规划管理其核心诉求和期望,让干系人可以更好地参与项目,对项目产生积极影响,从而更好地保障项目目标的成功达成
干系人分析的目的是什么呢?
作为项目管理人员,你需要通过积极的干系人管理,尽可能把反对的力量变成支持的力量,同时发掘和调动中间力量。这样一来,项目才会越做越省力
为了做到这一点,你需要深入了解项目的现状以及各方干系人对项目的期望和诉求,因地制宜地采取相应的策略,才能够做到有的放矢
《项目管理知识体系指南》把项目发起人称为Sponsor,即项目资助人。项目发起人会定义组织对项目的需求,为项目提供资金支持,并进行人员配备。一般来说,项目发起人天然会成为你强有力的支持者,你需要重点管理
实际上,了解发起人对项目的真正诉求,对项目的成功至关重要。有很多项目经理只知道保质保量地完成项目是最重要的,却从来没问过发起人,这个项目真正要的是什么
你要知道,发起人所掌握的项目背景信息量肯定比你要大,所以,对发起人做一轮全面而深入的了解,是非常有必要的,为你精心准备了一个问题列表,你可以找发起人好好聊一聊这些问题
要想让干系人的态度发生转变,最重要的就是弄清楚他抵制的原因。强烈的态度背后,一定反映了干系人对现状的某种认知,只有真正地理解了对方的逻辑,才有可能进一步对其施加影响
反对者(红色部分):反对者是最难处理的一类,管理这类人的重点在于建立信任,化解敌意。如果你实在无法争取他们的支持,至少要让他们保持中立,以免对其他成员造成负面影响
支持者(绿色部分):支持者是项目获得成功非常需要依赖的力量。管理这类人的重点是,首先你要明确地知道,他们各自对项目不同的期望和诉求,然后有意识地创造更多的空间和机会,让他们能够深度参与到这个项目的决策或创意环节。这样可以增强他们的主人翁意识,也会给整个项目组带来最大的收益
中立者(灰色部分):对待这类人,总体原则就是,在条件合适时,进一步将其转化为支持力量。但如果你精力有限,可以先不管
这些问题可以帮你了解项目的规划和实施过程,找出那些没有做到位的地方,弄清楚项目组成员当前最希望通过项目管理看到的变化。这些痛点和渴望,会成为你在团队中促发改变的有力抓手,帮助你找准突破点,集中发力。
管理这类干系人的核心,就是要做到项目事项的随时告知,及时通报项目的进展和困难
通常会把一些复杂度低而且非核心的工作,转交给外围支持人员,比如,设计外包、技术外包人员等。在不影响项目的前提下,你可以花最小的力气对他们进行监督。比如,你可以跟他们提前约定好,每天或者每周进展汇报的格式和内容,确保他们的工作职责和任务明确,进展符合预期就可以了