关键词：秘书工作、领导决策、参谋作用、助手作用
秘书，亦称秘书人员，是指那些直接辅助领导决策、掌握文书、展开业务活动并全面处理日常事务的工作人员；秘书工作，即是秘书人员在日常工作中要完成的具体工作。
随着时代的发展，现代社会对秘书工作已经提出了更严、更高的要求。过去的秘书工作往往只局限于传统的秘书工作本身，因而企业招聘秘书一般也只要求“有一定的写作能力”或“良好的文档管理经验”这类的基本技能。现在的企业，尤其是一些高新技术企业，招聘秘书的要求则非常高。他们除了要求秘书工作所应具备的基本技能和基本素质外，还要求秘书有相当的行业背景和经验，有的甚至还要求会一定的财务知识、敏锐的市场洞察力、懂得市场营销与管理、懂得数据库原理、英语六级以上等等。理由很简单，因为秘书工作越来越多地参与到了领导决策当中，她们扮演着越来越重要的角色，秘书工作的好坏直接影响到一个领导决策的效率甚而是质量。
由于秘书工作的重要性日益突出，在此环境下，如何更好、更有效地发挥秘书工作的参谋作用、助手作用和服务作用已成为人们讨论的焦点。本文将从领导决策的各个阶段来阐述秘书工作在领导决策中的地位和作用。之后，本文将阐述秘书人员要做好这些工作所应该具备的基本素质和秘书人员在辅助领导决策中的一些注意事项。
1.营造舒适的办公环境
a)打开空调并调节到适当的温度；
b)擦拭写字台、衣帽等家具上面的灰尘；
c)给上司削好铅笔，补充好办公用品，如别针、夹子等，以提高工作效率；
d)定期给办公室里的花卉浇水；
e)根据上司的习惯或爱好，给上司沏茶或泡咖啡；
f)把当天早晨收到的报纸杂志和自己悼念打印的要闻送给上司，如果上面有与本公司或本行业有关的重要信息，应用红笔在标题下画上波浪线，以便提请上司注意；
g)确认纸篓里没有剩余的垃圾；
h)确认钟表和日历指示正确
(摘自《我是职业秘书》，作者：谭一平)
2.收集和整理对领导决策有用的信息
4.为上司排忧解愁，改善工作氛围
有时，由于某些特殊原因导致领导的心情很差。此时，大多数领导很可能都无法全心投入到工作中去，而领导若以这种精神状态做决策，势必会产生许多意想不到的负面影响。此时，作为一个好的秘书，则应该要学会如何为上司排忧解愁，以达到改善工作氛围的目的。
下面这个例子很好地说明了这个问题：
上例下，试想当时小赵一见经理就开始汇报那条“坏消息”，则很可能会使总经理的情绪更加恶劣，从而不但不能冷静下来面对现实的问题、做出正确的决策，而且还很可能会把小赵骂个狗血淋头。文中的小赵先找了个轻松的话题，改变了总经理的心情再进行汇报的作法是非常聪明的。因为她既达到了成功汇报的目的，同时还成功地改善了总经理的工作心情。
1.提高领导效率，多让领导做选择题，少让领导做问答题
领导的工作繁忙，工作量巨大。如果秘书能够在辅助领导决策时尽量让领导做选择题，少让领导做问答题，则可以大大地提高领导的决策效率。
举个简单的例子：
某公司总裁按照日程安排，他今天应该在九点到十点一刻约见公司A的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；之后，从十点半到十一点半跟公司B的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。到了十点一刻的时候，公司B的李总准时来到公司，此时总裁仍在与公司A的李总会谈。于是，该公司总裁秘书小柔在做了必要的接待安排后，借为客人加水的名义来到老总办公室并向总裁暗示李总已到。可总裁对小柔的暗示一点反应都没有，还是继续与刘总穷侃。到了十点四十分，她见李总等得有点不耐烦了，于是只好又一次来到老总办公室，这次她递给了总裁一张纸条。纸条上写着：“老总，李总已到。他有些不耐烦了。现在该怎么办？”老总看了小柔的字条后皱了一下眉头，之后仍继续与刘总谈笑风生。小柔只好悻悻地退出总裁办公室，对此她很是不解。
事实上，上例中，不是老总不愿回答小柔的问题，而是小柔的这个关于“怎么办”的问题确实让老总很为难。老总在谈兴正浓的时候，他很难在小柔的纸条上做什么暗示，也更不方便中断来回答这个问题。如果小柔把字条的内容改成：“还要让李总等多久？5分钟？10分钟？20分钟？30分钟？”则总裁就能够很轻易且简便地进行决策并给小柔暗示。
2.及时地进行纠正领导决策错误，并适时地给领导创造再决策的机会
当秘书人员在确知领导做了一个错误的决策时，其有义务委婉地指出领导工作中的错误以免这个错误的决策给企业造成无法挽回的负面影响。如果当前时机不合适立即指出的话，则秘书人员需要努力为其领导创造再决策的机会。下面这个例子深刻说明了这点的重要性：
某天，某公司的总经理气冲冲地给了秘书小温一封信，让她马上打印出来并立即传真出去给深圳的一家合作公司的钱总。信的内容大致是这样的：“钱总，你我两家公司打了这么多年的交道了，你怎能做出这种背信弃义的事来呢，我决定断绝我们两家公司的一切往来！”小温看后觉得有些不妥，因为这件事还不至于到要大动干戈的地步。于是，她对老总说：“老板，您这么做是不是意气用事？”没想老总一听更火了：“你怎么知道我是意气用事？我就是意气用事怎么了？”真是狗咬吕洞宾，不识好人心！小温回办公室后就按老总说的把信打印出来并传真了过去。当下班后老总得知该信已经打印并传真出去后，眼里露出了明显的悔意，因为他知道他自己已经做了一个无法挽回的错误决策。
三、正确地执行领导决策并认真跟进
再好的决策制定出来，如果没有正确地去执行，那么也只能是一纸空文。秘书的工作除了要认真辅助领导决策外，还应当保证领导做出的决策到按预定目的正确地执行。
1.执行领导决策前，要弄懂领导的真正意图，以避免错误地执行决策。
领导在下达一个决策时，秘书人员要集中注意力，努力弄懂领导的真正意图，这样才能更好、更准地执行领导的决策。否则，领导的决策可能会起不起预想中的结果。我们来看下面这个例子：
2.执行领导决策时，事必躬亲
3.领导决策执行后，做好跟进工作并适时汇报情况
四、秘书人员要做好辅助领导决策需要具备的素质
1.要通晓秘书专业知识
2.做知识的“杂家”
由于秘书工作的过程中每天都要和各种各样的人打交道，所以，秘书除了要通晓秘书专业知识外，还应当具备各种各样的知识，如：公司概况、公司产品知识、公司服务知识、时政知识、经济学知识、风土民俗、餐饮常识、财会知识等等。这些知识不求精深，但求广博。
3.遵纪守法，做合格的公民
领导的任何决策都应该建立在遵纪守法的基础之上。作为领导的直接助手的秘书，则更应该要在辅助领导决策时做到守法、守纪。
4.认真负责，实事求是
由于秘书工作直接服务于领导的决策，因而秘书的工作要格外认真，实事求是。否则，秘书一不小提供了错误或虚假的信息就很可能让领导做出错误的决策。
5.敏锐的洞察力，能够与上级在工作中达成一种默契的能力
领导人在做决策时往往站得高，看得远。但他一般不会在工作中给秘书讲太多他的想法。这就要求秘书人员具备敏锐的洞察力，能够与领导达成一种默契，这样她才能够体会到领导做一个决策的真正意图并正确地执行。
6.唯物的辩证法
秘书经常需要给领导决策提供可选择的备选方案，有时甚至还会参与到一些决策当中。因而，秘书看问题应该像领导一样，着眼全局。唯物的辩证法思想，可以帮助秘书人员更全面、更准确地看待问题。
7.做自信的人
一个人只有对自己很自信，别人才有理由信任你。秘书人员也一样需要这种自信。这样，当你证实了你的能力之后，领导才敢把一些重要的决策交由你去执行。
1.随身带笔纸，做好工作记录
秘书工作的内容过于复杂，因而如果不及时做好记录的话，就很容易忘记一些应该做的事情。随身带笔纸，做好工作记录是一个职业秘书最起码的要求。
2.当天的事情当天做，决不拖拖拉拉
3.广交朋友，少树敌
4.对领导多一些宽容，少一些批判
每个人都有很多优点，也有很多缺点，领导也不例外。作为秘书应该多看到领导的优点，适应领导的某些缺点，才能在工作中与领导达成一种良好的合作关系和信任关系。
5.注意细节，提升工作质量
领导决策的信息要求准确到位，领导决策的执行要求精确到位。秘书人员在工作中如果做事马马虎虎，松松垮垮，则不仅会影响到领导的决策质量，而且可能给企业的发展造成间接的危害。
参考文献：
《秘书学概论教程》，杨树森，安徽大学出版社，2008.9
《现代秘书工作》，常崇宜，成都电讯工程学院出版社，1989.7
《最新秘书工作实务全书》,张浩,蓝天出版社，2007.1
《我是职业秘书》，谭一平，机械工业出版社，2008.6
《秘书工作案例分析与实训》，谭一平，中国人民大学出版社,2007.6
《秘书是怎样炼成的》，汪力，时事出版社，2008.6
《成功秘书跟我学》,芫君编著,内蒙古人民出版社,2005.5
《现代秘书工作导引》，杨蓓蕾，同济大学出版社，2004.3
《最新办公室文秘工作标准指南》,文杰,蓝天出版社,2004.5
《优秀的文秘100个细节――细节决定成败100系列丛书》，李玮，海天出版社，2005.8