-(一)归档文件定义“单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。
〞(二)归档文件的整理“将需要归档文件，以件为单位发展装订、分类、罗列、编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。
〞(三)“事由〞“一件具体的事、一个具体问题，或者一段较严密的工作过程等。
如职务任免、晋升检察官等级或者召开一次会议。
〞(四)“件〞“件〞是指归档文件的整理单位，普通以每份文件为一“件〞。
普通来说，文件正本与定稿为一件。
正文与为一件。
转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件。
文件处理单有实质容的有批示或者办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件。
会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。
文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。
需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹含糊或者易退变的文件应予复制。
(一)文件、档案的装订需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或者专用包角粘连装订。
专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。
文件材料过厚可采用“三孔一线〞左侧装订方法发展装订。
普通来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。
(二)文件、档案的分类、罗列归档文件普通采用“年度—保管期限〞方法分类，即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。
档案管理制度归档制度1、前言为了规范档案管理工作，确保档案的完整性、真实性和安全性，提高档案管理工作效率，特制定本档案管理制度归档制度。
2、目的本制度的制定旨在规范档案管理工作流程，明确归档的标准和程序，确保档案管理工作的规范化、科学化和有效性。
3、适用范围本制度适用于单位内所有的档案管理工作。
4、档案管理归档流程4.1归档前的准备在归档前，应对要归档的档案进行分类整理和清点确认工作，确保归档材料的完整和正确性。
4.2归档文件的标识在归档前，应对文件进行标识，包括文件的题名、文件号、归档日期等信息，确保档案能够被准确识别和查找。
4.3归档文件的整理归档文件按照文件题名、文件号等进行整理，确保同一类别的文件能够被集中归档，并且方便检索和利用。
4.5归档文件的装订归档文件进行装订，确保文件的完整和安全性，并且方便管理和利用。
4.7归档文件的电子化将归档文件进行电子化处理，确保归档文件的安全性和便捷性。
5、档案管理归档要求5.1档案的归档要求归档的档案应当具有完整性、真实性和安全性，确保档案的可信度和可用性。
5.4档案的归档责任明确档案管理人员的归档责任和权限，确保档案管理工作的有效性和负责任。
6、档案管理归档风险防范为防范档案管理归档过程中的风险，应做好档案管理归档工作中的风险评估和风险调控工作。
7、档案管理归档的评估和监督为了检验档案管理归档工作的有效性和规范性，应进行档案管理归档的评估和监督工作。
第1篇一、前言档案整理是档案管理工作中的一项重要内容，它关系到档案的保存、利用和传承。
二、档案整理的原则1.完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏任何一份档案。
2.系统性原则：按照档案的类别、年代、重要性等进行分类整理。
3.可靠性原则：确保档案的真实性、准确性和完整性。
4.保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
5.简便性原则：方便档案的查找、利用和归档。
三、档案整理的步骤1.收集档案（1）收集档案时，要按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）对收集到的档案进行初步检查，剔除破损、褪色、霉变等无法保存的档案。
2.分类整理（1）根据档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）按照分类结果，对档案进行编号、上架。
（2）对每个卷进行编号，并填写卷内目录。
（3）对每个卷进行封存，确保档案的安全。
4.归档（1）将立好的卷按照分类结果进行归档。
（3）对归档的档案进行定期检查，确保档案的完好。
5.档案数字化（1）对重要的、具有历史价值的档案进行数字化处理。
（2）按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（3）对数字化后的档案进行备份，确保数据的安全。
四、档案整理的注意事项1.严格遵守档案整理的原则，确保档案的完整、准确、可靠。
2.在整理档案过程中，注意保护档案，避免损坏。
3.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
4.定期对档案进行清理、归档，确保档案的有序管理。
纸质档案归档文件整理工作步骤根据国家档案局公布的中华人民共与国档案行业标准《归档文件整理规则》与湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。
为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。
所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或者一个项目的材料可视为一件。
一、归档文件在进行整理时，首先务必明确几种情况1、下列文件或者文本在实体装订时，可作为一件：①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包含定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有储存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或者手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。
假如报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。
2、以“件”为保管单位的各文种与稿本的排列顺序为：①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，根据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不一致文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。
分年度时，通常来说就以文件签发日期（或者落款日期）为准，据以判定文件所属年度。
取消原有的按针对年度归类的做法，关于计划、规划、总结、预决算、统计报表与法规性文件等内容涉及不一致年度的文件，统一规定按文件签发日期（或者落款日期）判定文件所属年度。
纸质档案整理工作步骤根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。
所谓“件”的概念，即：一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。
一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况1、下列文件或文本在实体装订时，可作为一件：①正本与定稿作为一件；②法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；③正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）；④具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件；⑤原件与复印件或手抄件，应作为一件；⑥转发文件与被转发文件，应作为一件；⑦报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件；⑧请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。
如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。
2、以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为：①正本在前，定稿在后；②正文在前，附件在后；③原件在前，复制件在后；④转发文在前，被转发文在后；⑤回复性文件在前，报请性文件在后；⑥结论性材料在前，依据性材料在后；⑦汉文本在前，少数民族文本在后；⑧不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；⑨文件处理单放在文件前面。
分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。
取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。
《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。
2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。
各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。
（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。
强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。
（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。
文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。
如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。
（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。
保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。
（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。
责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。
归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）的规定，结合工作实际，我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。
第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。
收集中应掌握的原则是：“以我为主，突出重点”，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。
这部分文件材料分为对外发文和内部发文。
对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列（即二套也叫发文汇集）。
档案馆整理纸质及电子档案材料工作流程一、纸质档案材料整理接收——分类（按类别分）——鉴定——排列——编写页码——录入（标题无实质性需自拟题名）——打印卷内目录——打孔——装订——裁剪——拟写软卷皮案卷题名、档号、保管单位、起止日期、保管期限、备考表——装入档案盒——打印档案盒脊背档案号、案卷题名各一张标签——裁剪、粘贴——拟写档案盒案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限——分类入柜排序。
（二）录入档案及上传图像、电子文档打开档案管理软——输入用户名、密码——找到相应的档案表——首先添加案卷（录入对应的内容）——再添加案件——录入完文件返回——进行打印，则点击按钮“打印当前类目”选择打印目录、卷内目录。
找到相应的档案表（案件提要）——档案文件信息管理——点击全文、图像、媒体——选择文件点击浏览——上传文件——确认——转化成PDF——关闭窗口。
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归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)的规定,结合工作实际,我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。
第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室.收集中应掌握的原则是：“以我为主,突出重点"，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料.这部分文件材料分为对外发文和内部发文。
文件归档的几个步骤文件归档是文件管理人员在其职能活动中形成的，办理完毕后应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和使用。
办公室文员要想做好文件归档工作，需把握以下几点：归档文件的排列（1）归档文件排列。
归档文件排列即是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件前后次序的过程。
注意，其他不同类别归档文件之间的排列、档案盒的排架不在此范围内。
（2）排列原则。
排列原则即是在最低一级类目内文件的排列。
所谓最低一级类目，是指分类时所确定的类目体系中设置最低一级的类目，如设保管期限＋年度＋机构分类时，那么“机构”为最低一级类目。
归档文件排列原则即事由原则。
（3）排列方法。
操作步骤可分为两步：第一步，先按照事由原则将同一事由内的文件按一定顺序排列起来。
归档文件的装订（1）文件的区分和确定。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，一次会议或活动的成套文件可为一件或两件，会议记录、简报、信息均可为一件或两件，介绍信、存根经白纸托被各满20张为一件。
“为一件”是指归档文件实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
（2）装订方法。
如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作随着信息技术的快速发展和社会的全面普及应用，传统的办公模式已经不适应社会发展的要求，已经被计算机和网络技术来实现和代替。
这就给我们档案工作提出了一个新问题，即如何改革文书档案传统的整理模式，做到电子文件与纸质文件整理方法的科学统一，使其最大限度地发挥各自的优势。
一、编号的统一归档纸质文件与归档电子文件采取统一的编号方法可最终实现相互间一一对应关系，对保证档案的安全，发挥档案的法律效力，实现档案信息化，提高档案利用效果将发挥重要作用。
归档章设置全宗号、年度、作者、保管期限、件号等必备项。
电子文件的编号应在电子文件形成过程中完成，其年度、作者、保管期限由拟文部门填录，发文序号由文书部门填录，件号由计算机系统按分类方案和排列顺序自动生成。
在设计办公自动化系统时，应做到电子文件的归档号能自动生成，实现纸质文件与电子文件归档档号的一一对应。
比如：件号：归档文件的排列顺序号。
同一保管期限内的归挡文件，按年度一作者—发文顺序大流水编号，即年度内大流水。
发文机关采用部门代字内编制发文序号（小流水）时，其作者的排列顺序应按本机关制定的公文处理办法规定的文件代字顺序排列，并依次编制件号。
再比如：盒（盘）号：在同一保管期限内，按件号顺序并结合年度、作者特征依次装盒（组盘），跨年度编写盒（盘）号。
二、排序的统一电子文件的排列应运应与之对应的纸质文件排列需要，改革立卷方法采取文件级整理并运用计算机检索后，其文件排列的顺序也就没有必要太多地考虑文件之间的有机联系，如请示与批复等，完全可以按保管期限和发文字号来排列，以简化整理方法。
归档文件整理的基本程序及质量要求一、定义1、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2、归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3、件归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
除以上所列归档文件为一件的情况外，以下成套性文件材料也可为一件。
（1）会议记录可为一件。
（2）多期工作简报、信息、动态可各为一件。
（4）调入调出凭证、介绍信、存根按其种类可为一件。
（6）处理案件形成的文件材料可为一件，也可按不同阶段划分多件。
2、归档文件整理工作应建立完善三项基本制度，规范归档文件整理工作。
（2）《文件材料归档范围和档案保管期限表》—主要作用是准确划定全宗内形成文件材料的归档范围，同时区分归档文件的保管期限。
（3）《不归档文件管理和处置办法》—明确不归档文件材料的范围及对不归档文件材料的处置办法。
3、整理程序：按照收集、装订、分类、排列、编目、编号、装盒等程序进行。
三、收集1、依据本机关制定的《文件材料归档和不归档的范围》的内容进行收集。
2、除注意收集收发文登记簿上登记的文件材料外，还应注意收集未登记"帐外"的文件材料，包括本机关形成的会议记录、各种统计报表、名册、合同、协议书、委托书、协定书、契约、出版物定稿和样本，本机关职工调动工作的行政职务、工资、党组织关系介绍信及存根，本单位财产、物资、档案等移交凭证、清册，本机关重要活动事件的简报、照片、录音录像、磁盘、光盘、荣誉奖励证书、奖旗、奖杯、奖状、赠品、有纪念意义和凭证性的实物，停止使用的印章等材料及有关领导外出进行公务活动带回来的未登记文件材料。
档案整理的五个步骤所谓档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。
《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。
一、组卷档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。
在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。
文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。
在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。
组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。
二、分类分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。
文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。
规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。
归档文件整理方法和步骤————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：归档文件整理归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。
国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。
归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
1、收集文件。
收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。
做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。
“归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。
凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。
第二年的上半年（6月30日前）。
归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。
平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。
齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。
整理档案流程在日常工作和生活中，我们经常需要处理各种各样的档案，包括文件、资料、图片等等。
而如何有效地整理档案，不仅可以提高工作效率，还可以方便我们随时查阅和利用这些档案。
首先，整理档案之前，我们需要对档案进行分类。
在分类的过程中，我们可以使用文件夹、标签、归档盒等工具来进行分类管理，确保每个档案都能找到合适的位置。
其次，对于每个分类好的档案，我们需要进行详细的整理和归档。
这包括给每个档案起一个清晰明了的名称，添加适当的标签和关键词，以便于后续的检索和利用。
在整理的过程中，我们可以借助办公软件或者专门的档案管理工具，将档案进行数字化处理，以便于长期保存和管理。
另外，对于一些重要的档案，我们还需要进行备份和存档。
这可以通过制作电子备份文件，或者将档案存放在安全可靠的存储设备中来实现。
同时，我们还需要定期对档案进行检查和更新，确保档案的完整性和可用性。
最后，整理档案的流程还需要不断地进行监督和改进。
我们可以根据工作和生活中的实际情况，不断地调整和完善整理档案的流程，以适应不同的需求和情况。
同时，我们还可以借鉴他人的经验和方法，来提高整理档案的效率和质量。
总的来说，整理档案是一个重要而又必不可少的工作。
纸质档案归档文件整理工作步骤根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。
4、跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。
如：①跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年；②跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年；③跨年度的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明；④回顾纪念性文件，归入定稿或发表年；⑤法规性文件，归入公布的年度；⑥跨年度的计划归开始年；⑦跨年度的总结归最后一年，等等。
5、几份文件作为一件时，“件”的日期按照规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。
6、无落日期的文件要标注日期此类情况见于内部文件（也叫白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
7、专门年度的分类方法如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就按照专门年度进行分类。
如：2002-2003学年的计划归入起始年；2002-2003学年的教学工作总结归入办结年。
9、保管期限的划分原则上参照国家教委1994年施行的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，制定出本单位档案保管期限表。
永久，凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远（即50年以上）利用价值的档案，定为永久保管。
它主要包括：(1)本机关制定的属于政策规定性的文件；处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的文件材料；重要的请示、报告、总结、综合统计报表；机构演变、机关领导人任免等文件材料。
(2)同本机关产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件，上级针对本机关所作的决定、批复、报告和调查研究材料。
(3)本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。
(2)直属上级机关下发的属于机关主管业务或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务，并需要贯彻实行的一般性文件材料。
(3)下级机关报送的年度工作总结、报告和统计报表等文件材料。
它主要包括：(1)本机关一般事务性的文件材料。
(2)上级机关和同级机关颁发的非主管机关业务但需要参照执行的文件材料。
(3)下级机关报送的一般性的文件材料。
10、根据本单位的保管期限表，对当年文件材料进行分类时应注意以下几点：(1)原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。
(2)应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。
(3)一个问题的文件，有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的完整性，可本着就高不就低的原则。
(4)本机关转发上级的业务文件，没有提出具体意见的打印件作短期。
二、归档文件整理工作步骤第一步分类我校十大类档案中，党群、行政类档案按机构分类法，教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类等按类目分类法。
我校原则上采用：年度——机构或项目——保管期限分类法机构分类法，是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件的分类，它主要针对党群、行政类档案。
模式：年度——机构——保管期限分类法示例：2003年，校长办公室，永久、长期、短期即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类，这种分类方法运用于内部机构不复杂的立档单位。
采用此种分类方法，在库房排架时，每年形成的档案按机构序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒架，库房管理非常方便。
同时，可将一个年度同一机构形成的文件，按保管期限的不同，依次排列在一起，更便于实体查阅。
此方法特别适用于推行部门整理归档的单位。
同时，由于每个机构都承担某些方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。
特别是对于现行机关，在文件由各机构分工整理（即原来推行的文书处理部门立卷）的情况下，每个机构向档案馆移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。
1、采用机构分类，一般来说，有一个机构就设置一个，机构名称就是类名。
采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。
有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类须视其具体情况而定，如：①有主办者的一般归入主办机构；②以机关名义发出的文件，则归入有关机构类中；③业务部门起草，以机关办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草发文的机构内。
2、机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。
有时临时机构与该立档单位某一内部机构合并办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归入内部机构类中；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。
3、各职能机构下又设机构的，一般应选择职能机构进行分类；业务独立性强、职能重要的，也可选择职能机构的下设机构进行分类。
类目分类法，是根据各业务主管机构产生的不同类别、不同项目的归档文件的分类，它主要针对教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类档案。
模式：年度——类目——保管期限示例：a、2003年，教学类研究生教育中的学位，永、长、短b、2003年，基建类第18项工程，永、长、短即先将归档文件按年度分类，每个年度下按类目（即类别或项目）分类，再在类别或项目下面按保管期限分类。
第二步装订归档文件材料修整完毕，需要用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以防文件丢失，便于归档后保管和利用。
1、装订前，对破损的文件进行修复以延长其寿命。
修复主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，进行修补和托裱。
2、复制字迹模糊或易退变的文件。
目前，一般采用复印的方式进行复制。
比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。
复印时，墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。
3、对某些特殊超大的纸张（报表、基建图纸等）需要加以折叠，折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。
取齐右边和下沿。
此外，文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。
凡8K纸张的统计报表、新生录取审批表等，可以不折叠，装订后直接装盒。
4、去除易锈蚀的金属物。
如订书钉、曲别针等。
但对于15年以内的短期文件可以不拆钉。
5、装订时，正本在前，定稿在后，来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后，再将“件”内各页按一定的方式对齐，便于日后翻阅利用。
一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用线装的，对齐右边和下沿。
为了尽量降低成本，简便装订方式，全省推荐使用精制塑料螺钉装订。
红色装订永久保存的档案，黄色装订长期保存的档案，绿色装订短期保存的档案。
从材质的安全和经济角度考虑，对较厚的文档可采用线装法（三孔一线）。
另外，5页以内的文件可采用胶水粘贴。
第三步排列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。
这里的“最低一级类目”，是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如按照“年度——机构——保管期限”分类，“机构”即为最低一级类目。
而按“年度——类目——保管期限”分类，“类目”则为最低一级类目。