疫情防控档案是党和政府领导人民抗击疫情的真实记录，对今后查考研究、经验借鉴具有十分重要的价值。为了规范疫情防控档案的整理，便于移交和接收，特制定收集归档的文书、照片、电子、实物等各类档案整理办法。
01文书档案整理要求
文书档案的整理按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015要求，以“件”为单位进行整理。收集内容参照《河北省应对新型冠状病毒感染肺炎疫情工作领导小组疫情防控文件材料归档范围》。整理步骤如下：
（一）组件
（二）装订
归档文件一般以件为单位装订，采用左侧“三孔一线”或左上角“直角装订法”线装。
（三）排列
（四）编号
1、编制页号
以件为单位编制页码，一件一个流水号。页码应逐页编制，用黑色铅笔标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的或拟编制页码与文件原有页码相同的可以不再编写页号。
2、加盖归档章
归档文件应逐件在首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相应内容（见附图1。归档章中全宗号、年度、机构问题）、保管期限、件号以及页数为必备项。省、市设立了“应对新型冠状病毒感染肺炎疫情领导小组”的，各级领导小组档案的全宗号由同级档案馆给定；年度依文件盖章的落款日期定，以4位阿拉伯数字标，如“2020”；机构（或问题）按照机构分类填写内设机构名称或简称，如“综合组”等，按问题分类的填写问题类别，如“物资保障”等。各级领导小组形成的档案保管期限一般确定为永久；件号按照归档文件在机构内部的顺序排列，从阿拉伯数字“1”开始编写；页数为本件的总页数。
3、编制档号
应依分类方案和排列顺序逐件编写档号。档号结构为：全宗号-档案门类代码-机构代码-件号。如：1072-WS-ZHZ-0001。其中档案门类代码“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识；机构代码或问题代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如综合组代码“ZHZ”等；件号用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”；其他项目填写同档号章。
（五）编目
《归档文件目录》由三部分构成：归档文件目录封面、归档整理说明、归档文件目录。目录采用A4纸，页面横向设置，归档文件目录由系统生成或使用电子表格编制打印并备份，按顺序装订成册。
1、封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、内设机构（见附图2。
2、目录说明以文字形式表述，主要内容为：本目录的形成部门、机构代号及档案主要内容、形成数量等。
3、目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目，归档文件应依据档号顺序逐件编制归档文件目录（见附图3。
（六）装盒
视文件的厚度选择薄厚适宜的档案盒（20mm-50mm，按照归档文件排列的先后顺序进行，一般一盒装满后顺次装入下盒。同一事由的文件不一定必须装入同一盒内，不同年度或不同机构（问题）的文件不应装入同一盒中。
1、填写档案盒封面和盒脊
档案盒封面应标明全宗名称。盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格（见附图4。
2、备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附图4。
（七）纸质档案数字化扫描及存储要求
扫描过程中不能损害原文件，扫描后文件装订要符合档案整理要求。纸质档案全部采用彩色300DPI分辨率进行扫描，扫描成果文件以单页JPEG格式存储，并制作一套PDF格式文件，每件文件的扫描成果放入同一文件夹，并以档号命名该文件夹，扫描成果采用移动硬盘或一次写光盘作为存储介质。具体要求参见《河北省档案馆档案数字化副本接收办法（试行）》。
02数码照片及录音录像档案整理要求
数码照片、录音录像档案的格式应符合移交要求，特殊格式的应当与其读取平台一起保存，元数据应当与档案一起移交。
（一）文件格式要求
1、照片类电子档案以TIFF、JPEG格式保存，其可交换图像文件（EXIF保存完整，像素数不低于300万；
2、录音类电子档案应以WAV、MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz;
3、录像类电子档案应以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于4Mb/s;
（二）数码照片及录音录像档案整理步骤
（三）数码照片及录音录像档案的目录格式要求
（四）数码照片及录音录像档案元数据格式要求
元数据是描述电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。按照《照片类电子档案元数据方案》《录音录像类电子档案元数据方案》等执行，元数据尽量由计算机系统自动留存，采用XML文件格式移交。
（五）数码照片及录音录像档案载体的整理
为了方便保存和移交，数码照片、录音录像档案须在脱机载体上保存一套，推荐使用移动硬盘或一次性写光盘。每件载体要单件装盒保存，并附上标签（见附图5。
03纸质照片档案整理要求
纸质照片档案根据《照片档案管理规范》的要求进行整理。内容主要包括：1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。2、领导和著名人物参加疫情防控工作活动的照片。3、其他具有保存价值的照片。
（一）照片的编号
照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、档案门类代号（ZP、册号、张号组成。顺序为：全宗号-ZP-册号-张号。
（二）照片的入册
照片档案册一般由297mmX210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。应按照排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片档案册。
（三）照片档案具体样式
3、册内备考表位于照片档案册最后一页（见附图8）。
（四）照片档案目录的编制
1、目录著录的项目
2、目录的编制
04实物档案整理要求
类别号：根据实物档案形状和质地不同确定的类别号；
件号：同一个类别内实物档案的顺序号；
題名：为实物档案的名称，如：2020年度抗击疫情工作先进单位、XXX关于抗击疫情书法作品；
授予或捐赠者：为颁发或授予实物的单位或个人；
参见号：同一事件不同载体档案的档号；
保管期限：统一为永久，填写“永久”汉字。
05口述档案
按照《口述史料采集与管理规范》DA/T59-2017整理。
06移交工作要求
（一）编写档案整理说明。在档案整理完毕后，要将整理情况形成书面材料与档案等一并移交。档案整理说明的主要内容包括机构设立情况、主要职能及档案整理标准、形成数量等。
（二）明确档案归属流向。疫情防控工作结束后，各级应对新型冠状病毒感染的肺炎疫情工作领导小组应当在工作结束后将整理完毕的档案向同级国家综合档案馆办理移交。其他单位形成的档案在疫情结束，将规范整理后的档案向本单位档案室移交。根据实际情况设置专门类别和独立全宗。