AdventureintheWondersofMachineLearningandBigDataProcessing
邮件主题邮件主题（subject）不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。[关键内容是要在主题里就写明白是否有推荐人，以及主要是什么事。很多教授只看主题。]
此外，还有人喜欢用一种开门见山式的标题，比如"Inquiryintograduateadmissionoffall2011"。这种标题我本人没有尝试过，不知道效果如何，有兴趣的同学可以自己去尝试。最后，我想说的是，套磁信的标题并没有一定之规。大家不要拘泥于我上面提到的这几种，一定要勇于创新。
在主题中包含coursenumber，"Questionabout3009assignment"或者"questionaboutEnglish2011essay."听起来很真实，而"aquestion"看起来像垃圾邮件。"QuestionaboutEnglishassignment"or"questionaboutassignment,"withoutidentifyingtheclassyou'rein,mayleaveyourprofessorwiththechoreoffiguringthatout.Forsomeoneteachinglargelectureclasses,thatmightmeanreadingthroughhundredsofnamesonrosters.Butevenforaprofessorwithsmallerclasses,it'sadragtogetane-mailthatmerelysays"I'minyourEnglishclassandneedtheassignment."AllyourEnglishprofessor'sclassesareEnglishclasses;sheorhestillneedstoknowwhichoneisyours.
称呼
Salutationsmatter.Thesafestwaytostartiswith"DearProfessorSoandSo"(usingtheirlastname).Thatwayyouwon'tbegettingintotheissueofwhethertheprofhasaPh.D.ornot,andyouwon'tseemsexistwhenyouaddressyourfemale-professoras"Ms."or,worseyet,"Mrs.ThisandThat."称呼很重要。最安全的开头方式是用“亲爱的×××教授”（×××是姓）。这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他，并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。其他的方式都是错误的。（例如Prof.、Hello、全名云云）
Chooseanappropriategreeting."Hi/HelloProfessor[Blank]"isalwaysappropriate.Substitute"Dear"andyou'veendedupwritingaletter;leaveout"Hi"andyourtoneistoobrusque(无礼).
开篇介绍自己,表明意图
一般开头简单介绍下自己，表明你对他的研究感兴趣，对作者的结果给予一定的肯定。
然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就以你写此邮件的目的开头。例如，"Iamwritingtoenquireabout…"或是"Iamwritinginreferenceto…"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式：Mynameis***（全名），andIam…例如：MynameisJeremyBentham,andIamagraduatestudentattheQueen’sCollege,Oxford.
正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况：有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系。［这句话挺重要的，因为它要在你和这个陌路教授之间建立第一道关联。有人推荐当然最好，比如这个教授的同事某某某推荐你去找她，因为某某原因，那么把这个环节表述清楚即可。如果无人推荐（更常见的情况），一定要说清楚原因，例如刚刚看了人家的一篇新作云云（你要确实看过才能这么说），不然人家可能就不往下读了。］
提出问题或请求
清楚简洁是最好的。你的教授每天会收到25-30封邮件，所以如果你的问题很简洁明了那是最好的（一般把问题一条条列出来比较好）。如果你不能快速直达主题，对方就会在读你邮件的半途上对它失去兴趣。因此，迅速切入主题。
1.多用Iwaswonderingif（一定要用was，而不是Iwonder或Iamwondering）。
［打交道多了，可以不必拘泥于此。例如也可以说Iwondered...甚至shallwe...如果是自己的导师，或者工作往来很密切的教授，一天到晚说“Iwaswonderingif”，过分礼貌，其实也挺奇怪的。］
多用woulditbepossible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力。例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）
Woulditbepossible(foryou)toarrangeanappointment(forme)sometime
2.避免使用Iwant和Iwouldlike，实在要用，就用Iwouldlove。最坏最坏，也要用Iwanted代替。
避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达。
提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。
［这是最最重要的两个原则之二。］
常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。
Askpolitely."Couldyoue-mailmethepagenumbersforthenextreadingThanks!"isalotbetterthan"Ineedtheassignment."
“Whatgreatnews!I'dbethrilledtomeetwithyou。。。”“Woulditbeconvenientto。。。“”Yes,itwouldcertainlybefineto。。。”“Wouldyoupreferto。。。”“Ilookforwardtoitwithgreatpleasureandthankyouforyoureffortsandtime.”“ThankyoufortheverykindXXXX.Iwastouchedbyyourthoughtfulness,andassureyouthatitwaswhollymypleasuretoxxxx.I'mdelightedtoknowthat。。。。”Thanksforallofyoureffortandservicetoxxxx.It'sbeenapleasuretoworkwithyouandI'mlookingforwardtotheresultsofyourxxxx""IhopeyouhadaverygoodSpringbreakinspiteofthismuchappreciatedworkthatyou'vedonefor....""I'mlookingforwardwithgreatpleasuretoworkingwithyouonxxxx"“Ihopethisemailfindsyouwell...""We'rehonoredandgratefulforyoursupport.....andeagerlylookforwardtoyourthoughts....."
结束语
在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。
你可以"Thankyouforyourpatienceandcooperation."或"Thankyouforyourconsideration."
开始接着写，"Ifyouhaveanyquestionsorconcerns,don'thesitatetoletmeknow."及"Ilookforwardtohearingfromyou."结尾必然要感谢。最正式的表达是：Thankyou,andIlookforwardtohearingfromyou.
在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。Thankyouforyourkindcooperation.如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。Thankyouforyourattentiontothismatter.与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。Thankyouforyourunderstanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。Thankyouforyourconsideration.如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。Thankyouagainforeverythingyou'vedone.这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。
礼节问候和签名
落款之后的正式礼节问候是：Sincerely;Bestwishes;Bestregards。其他的都不甚正式。
最后是写上合适的结尾并附上你的名字。"Bestregards,""Sincerely,"及"Thankyou,"都很规范化。
最好不要用"Bestwishes,"或"Cheers,"类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。
问候方式有：“Bestwishes““Withverybestwishes”“Withallbestwishes”"Withwarmregards"“Withthanksandbestregards“"withverybestwishesandmuchgratitude"(gratitude....－_,－)"Bestregardsforagreatweekend"“Withwarmregardsforasunnyandrelaxingbreak”“Ihopeyou'reallenjoyinganexcellentbreak”"I'mgratefulforyouall,andwishyouandyoursaveryhappyThanksgiving."
务必回信
Alwaysacknowledge.Ifyourprofessordeignstoanswer—orsendyouthehandoutorreferencethatyouaskedfor—besuretotellhimorherthatyougotit.Thatwayheorshewillthinkkindlyofyounexttimetheyseeyouinclass.必须要告知教授已收到邮件。如果你的教授屈尊给你回答或者发送你需要的资料，一定要告诉他你已经收到了。这样，下次在课堂上看到你的时候，他们就会觉得你是个不错的学生。
感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。
Thankyouforallyourassistance.如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“Itrulyappreciate…yourhelpinresolvingtheproblem.”Thankyouraisingyourconcerns.
Thankyouforcontactingus.如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头。向他们对公司的兴趣表示感谢。就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thankyouforyourfeedback.”
Whenyougetareply,saythanks.JusthitReplyandsay"Thanks,"oralittlebitmoreifthat'sappropriate.Theoldsubjectline(whichwillnowhavea"Re:"infront)willmakethecontextclear.Idon'tthinkthatyouneedtoincludeagreetingwithashortreply,atleastnotifyourefertoyourprofessorinyourreply.Andyoudon'tneedtoidentifyyourselfbycoursenumberandmeetingtimeagain.
Whenyoureply,youshoulddeletealmosteverythingofyourprofessor'sreply(quotingeverythingisrarelyappropriateine-mail).Leavejustenoughtomaketheoriginalcontextclear.[这条大家可以探讨一下]
Sowhatwouldagoode-mailtoaprofessorlooklikeExampleHiProfessorLeddy,I'mworkingonmyessayonWilliamCarlosWilliamsandI'mnotsurewhattomakeofthelaststanzaof"SpringandAll."I'mstucktryingtofigureoutwhat"It"is.DoyouhaveasuggestionThanks!MaggieSimpsonEng3703,MWF10:00Andasubsequentnoteofthanks:>"It"ismostlikelyspring,orlifeitself.Buthaveyou>lookedup"quicken"That'llprobablymake>"It"muchclearer.Itsuredid.Thanksforyourhelp,Professor.MaggieSimpson
拒信
本来是觉得你不行，想拒绝你吧，但那还不能直说。先把该感谢你的地方感谢了;紧接着扯一大堆廉价的赞美，把你夸得喜滋滋乐呵呵;再来个Unfortunately或者However一转折，下面就是坏消息了;说完坏消息还没完，还要来个祝你好运之类的。
(第二部分，赞美)“XXX学校很不错。更重要的是，您的关于XXX的研究很牛，能有机会跟您做研究，是我的荣幸。”
(第三部分，正事)“However，我已经有了另一个学校的offer，而且由于XXX原因，我觉得那儿更适合我。所以很抱歉，不能去您那儿了。”
(第四部分，祝福)“再次感谢您的offer，祝您今年能找到称心如意的好学生。”
感谢你的合作!Thanksfortheinformation谢谢您提供的信息!Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightproject.对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。Thankyouforyourattention!Thankstoyourattention!谢谢关心!Yourkindassistanceonthisareverymuchappreciated.我们对您的协助表示感谢。Reallyappreciateyourhelp!非常感谢您的帮助!10.Apology道歉Isincerelyapologizeforthismisunderstanding!对造成的误解我真诚道歉!IapologizeforthelateaskingbutwewanttomakesurethecorrectnessofourimplementationASAP.很抱歉现在才进行询问,但是我们需要尽快核实执行信息。
Source:
Olinger,A.(withassistancefromAvineri,N.&GrayM.).EmailEtiquetteattheUniversity.October,2010.