在船工作，英语邮件对我们来说并不陌生，但是涉及到英语方面的商务邮件大部分人可能只是了解最简单的规则。如何得体、高效地处理邮件？隔着屏幕让对方感受到你的专业。所以，本期小海哥很乐意和大家一起学习船舶英语邮件撰写知识。
言归正传，开始今天的正题！
1）首先了解一下邮件书写结构
英语商务邮件的一般结构，包括开头，结尾以及一些常用语。
开头称呼
一般来说，开头奠定了整个邮件的基调。
如果你知道对方的名字，且比较亲密，就用Dear/Hi开头，比如写给David，稍微正式一点、写给老板，需要请求人帮助DearDavid，轻松一点用HiDavid。
如果知道对方名字，且不太熟悉，则需要DearMr.Wang这样子，注意对女士，除非人家自我介绍过用Mrs.（夫人，已婚，后加丈夫的姓）或者Miss（小姐，未婚，后面加自己的姓），请用Ms.（女士，不知道人家婚否），最保险。注意哦，在英语商务邮件中，就算对总经理之类的高层都不用DearManager之类的，一般都直接称呼名字，当然具体情况具体分析。
如果有时候要发给很多人，三个及三个以内用对方的名字，DearJane,DavidandMichael，一般女士的名字放在前面，或者统一按照资历排。三个收件人以上的，就不要在那边码名字了，人家看着也累，就直接Dearall，或者Dearcolleagues/friends，用统一的称呼就好。
开头问候/自我介绍
称呼后面就是问候和自我介绍。如果经常邮件来回，这部分就没有必要。如果第一次对接对方的部门，就一定要热情地作自我介绍：IamStellaLiang，marketingassitantfromxx,writingtoconfirmwithyou……这里要把写邮件的目的或者以后要往来沟通的方面都说一下。
如果不是特别正式的邮件，可以轻松一点问候和自我介绍：WarmgreetingsfromStella，marketingassitantfromxx(部门/公司等，无缝连接自我介绍）。如果正巧遇上节假日，不管轻松否的邮件都可以来一句：WarmgreetingforyourNewYearof2017。还有一个句式，Ihopemyemailfindsyouaniceday/anicebeginningofNewYear2017.
如果刚刚是公众节假日或者对方的年假回来，也可以加一句：Ihopeyouhadaniceannualholiday.提示一下人家美好的假期，说不定看邮件的心情会好很多哦。
正文主干内容
正文的主干，整封邮件的核心，我用以下几个类型分段说明。
向老板作报告
比如，向老板报告最近一周的销售：Duringthelastweek,ourteamachievedwellwththetarget,25millionandhadagreatscalegrowthof8%.Pleaseseebelowthesalesbycustomers.
这里附上截图更好。附送小技巧：Excel做出的数据报告，一般都需要一页汇总，如果不是很长，可以直接选中复制，然后在outlook中以图片作为粘贴，这样的粘贴不容易被随意改变格式，美观性更好；注意图片不要太大，可以选中图片之后压缩。
附上图片之后再用文字简短说明一下，然后引入到附件：Formoredetails,pleaserefertotheattachment/thebelowreport.
给老板写报告，无非两个原则：要点突出&简洁明了。
通知型
比如：Accordingtothemanagementteam,IamwritingtoinformthattowelcometheNewYearof2017andtothankyouforyourgreateffortin2016,allthemarketingteammemberswillhaveagaladinnerat6:00pmnextFriday,Jan21stattheKerryCenter,Pudong.Pleaseseeattachedthedetailedagenda,dresscodeandthevenueaddress.（换行）LookingforwardtoseeingyounextFriday!
请求同事的帮助
工作中经常需要发邮件向同事求助，这样的邮件有三个原则：1.名正言顺，抄送自己的老板和对方的老板，前者是为了告诉对方我找你帮忙不是为了私事，而是公事，得到我老板的认证的；抄送对方的老板是让老板知道对方额外做了什么，给人显显功。2.清晰明了，让对方需要帮你做什么以及为什么需要做这个事情，一定要清晰明了。3.言辞客气，毕竟是找人家帮忙，就算级别比对方高，也要客气一些，这样人家才更愿意一些，做的东西也可能会更好一些。
社交场合之后的合作邀请/问候
社交中有一件重要的事情就是要一直提醒对方，我在这里我在这里。用邮件来提醒对方是一件得体且比较有效的方式。
比如你在一次酒会中，和对方相谈甚欢，互相交换了名片，之后正巧赶上什么假期或者节日，你就可以来一个问候了，邮件标题可以直接是BestwishesforyourNewYear2017fromStella.正文中的问候如之前提到的：BestwishesforyourNewYear2017fromStella,marketingassistantfromXXgroup.ItwasverynicetomeetandtalkwithyouontheNetworkingheldbyAmericanChamberonTuesday.Aswetalkedbefore,Iamsureinthenearfuture,wewillhavemorechancestogettogether.Lookingforwardtoseeingyouagain.AgainpleaseacceptmysincereregardsforyourbeginningofNewYear.（记得分段哦）
万一没有赶上节假日，但是刚好来了一个可能的合作机会，如上文介绍自己和复述相识场合之后你就可以这么写了：
ItwasverynicetomeetandtalkwithyouontheNetworkingheldbyAmericanChamberonTuesday.Yourideaaboutsocialmediatrendofafter90sinChinawasreallyimpressive.Ourcompanywillholdabreakfastseminaraboutrelatedtopicsnextmonthandwewanttosincerelyinviteyouasoneofourspeakers.Iamwonderingifyouareinterestedinit.Lookingforwardtoyournews.
结尾
不是结尾的结尾，万能的“如果你有什么问题，欢迎随时联系我”，有以下几种句型，从正式到不正式：Shouldyouhaveanyconcern/questions/problems/incovenience,pleasedonothesitatetocontactme/pleasefeelfreetoletmeknow.Letmeknowiftherearesomequestions.
一般如果赶上周末或者节假日，我都会加一句问候或者祝福之类的，比如简单的“Haveaniceweekend.”。
如有必要，记得加上客气的感谢：Thankyou。如果觉得这个太俗气，也可以启用Cheers，这里不是干杯的意思哦，就是谢谢。
祝福语，Best/Kindregards等。
2)邮件常用语补充
FYI：foryourinformation.用来转发回复别人要的资料时常用，但是注意这个主要适用于发给平级或者下级，发给老板一般可以简单说明一下是什么内容。
ASAP：assoonaspossible.尽快，带催促，但是合理范围内。
EOB：EndofBusinessDay.在工作日结束之前，言下之意是下班之前，这个点因行业而异，有些行业可能是正常的五六点下班，有些则是加班之后的下班。
再啰嗦一句，虽然对方邮件中不会说收到请回复，但是收到别人发的资料和通知，回复是基本的礼仪，不用称呼和问候，可以用简单的Wellreceivedwithmanythanks.
发送邮件之前，还有……
在一封邮件发出之前，除了以上叨叨的正文，还有重要的部分，标题，发送人（To），抄送人（CC），甚至特殊情况下的密送（BCC）还有附件。
关于附件，我相信几乎每个人在发送的过程中都把它遗漏过。有一个好方法就是在填写发送人之前写粘贴附件，逐渐养成这个习惯。
3)以下附上英文邮件常用句:
1.在邮件正文开始前添加一句问候，寒暄一下，而不是上来就问：
Hopethisemailfindsyouwell.
Ihopeyouarewell.
Ihopealliswell.
Wesendyouourbestwishes.
GreetingsfromallofusatXXX(organization)
2.寒暄之后，开门见山资讯问题：
3.礼貌的提出咨询问题：
Wouldyoupleasedoxxx
ShouldyoubesokindastodoxxxPleasecouldyoutellmeifxxx
Iwouldliketoknowxx
Iwouldbegrateful/thankfulifyoucouldxxx
IwouldappreciateknowingxxxIwouldappreciateinformationaboutxxx
4.提出问题后继续表达感谢：
Iwouldappreciateyourhelp.
5.请別人帮忙（发文件等等）
Atyourconvenience,wouldyoupleasesendme.....最后加上Thankyouforyourassistance.
6.寻求意见：
Ourteamwouldappreciateyourinsights/inputon.....Duetotheshorttimeframeforthisproposal,promptreplyisgreatlyappreciated.
7.取消会议：
8.對方發郵件問問題時，回答完加上：
Hopethisanswersyourquestion.Letmeknowiffurtherdetail/explanationwouldbehelpful.
9.会议总结：
ThankyouformakingtimeonaverybusyFridayafternoontojoinourdiscussion.ihopewewereabletoprovideclarityon......Attachedisasummaryofwhatwediscussedtoday.
10.道歉：
Mysincereapologyforthisunfortunatesituation;Iwilladdresstomyteamimmediately.Again,pleaseacceptmymostsincereapology.
Oncethesefinalstepsarefinished,Iwouldsuggesthavingabriefcalltodiscussourfindingsandrecommendationsfornextsteps.WouldyoupleaseprovideafewtimestheweekofXXXthatworkwithinyourscheduleandIwillsendthecalendarinvite
12.文件打了草稿，请求上司过目
Attachedisthedraftedxxfile.ItisstillaworkinprocessbutIwouldliketoseeifanythingimmediatelystoodouttoyouasoddorworthyoffollow-up.
Thankyouforyoure-mail.IwillbeoutoftheofficeonvacationfromXXX-XXXwithnoaccesstoe-mails.Iapologizeforanydelayinresponsetoyoure-mail.Iwillrespondtoyoure-mailasquicklyasIcanwhenIreturntotheofficeonMonday,April18th.Thanks!
Thankyouforyoure-mail.IamoutoftheofficeinmeetingsonXXXandXXXwithlimitedaccesstoe-mail.Ifyouneedimmediateassistance,pleasecontactmeviamymobilephone.Thankyou!
14.指点下属
ThanksforpreparingtheXXX.Imadethefollowingupdatestothequestionresponses.WecandiscussmythoughtprocesswhenIamintheofficeonMonday.XXX,goodjob!IhavereviewedtheXXXdocumentsandhavethefollowingreviewcomments:1...2....(将做好的文件交给老板检查以后，通常会有ReviewComments，就是列出需要改的部分）
Ihopethatyourweekisofftoagreatstart.
Hopeyouhadagreatweekend.
万能的：
Hopeyou’rewell/Hopeyouaredoingwell.Ihopethismessagefindsyouwell.
5)表示通知的表达
6)表示请求的表达
36.Wewouldbegratefulifyoucould...如果你可以...我们会很感激的。
37.Icouldappreciateitifyoucould...如果你可以...我会很感激。
38.Wouldyoupleasesendus…你能否寄给我们…？
39.Weneedyourhelp.我们需要你的帮助。
40.Weseekyourassistancetopass/replythismessagetoyourstaff.我们希望您能将此信息传达给你们的员工，非常感谢。
41.Welookforwardtoyourclarification.我们期待你的澄清。
44.Pleasegiveusyourpreliminarythoughtsaboutthis.请让我知道您对这件事情初步的想法。
45.Wouldyoupleasereplytothise-mailifyouplantoattend请您回信如果您计划参加？
46.Pleaseadviseifyouagreewiththisapproach.请告知我们你是否同意这个方法。
47.Couldyoupleaseletmeknowthestatusofthisproject请通知我这个计划的进度？
48.Ifpossible,Ihopetoreceiveacopyofyourproposalwhenitisfinished.如果可能，当你完成提案，我希望你能发一份复本给我。
49.IwouldappreciateitverymuchifyouwouldsendmeyourreplybynextMonday.如果能在下周一前收到您的答复，我将非常感激。
50.HopethisisOKwithyou.Ifnot,letmeknowbye-mailASAP.希望您满意，如果不满意，请发邮件尽快通知我。
51.CouldyoupleasesendmeyourrepliestotheabovequestionsbytheendofJune请您在6月份前答复我上述问题好吗？
52.MayIhaveyourreplybyApril1,ifpossible如果可能，我可否在4月1日前收到您的答复？主动提出帮忙的表达
53.Ifyouwish,wewouldbehappyto...如果你有需要，我们很乐意...
56.Ifyouwantadditionalrecommendationsonthis,pleaseletusknowandwecantrytoseeifthisispossible.如果关于此事你需要额外的建议，请让我们知道，我们会试着看看这是否可行。
58.Mayweremindyouthat...我们想要提醒您...
7)附上附件的表达
59.Iamenclosing...我附上...
60.Pleasefindenclosed...请查阅附件...
61.Attachedhereto...附件是关于...
62.Attachedpleasefindthemostup-todateinformationon/regarding/concerning…附上关于某某的最新资料…
63.Attachedpleasefindthedraftproductplanforyourreviewandcomment.附上产品计划书的草稿，请审查及评价。表示联系的表达
64.Ifyouhaveanyfurtherquestions,pleasefeelfreetocontactme.如果你有任何问题，请随时与我联系。
65.Ihopemyclarificationhasbeenhelpful.希望我的说明对你有所帮助。
66.Pleasefeelfreetocallmeatanytime,Iwillcontinuallyprovidefullsupport.请随时与我联系，我将持续地提供全程支持。
67.Pleaseletmeknowifthisisappropriate.请让我知道这是否恰当。表示期待的表达
68.Lookingforwardtoseeingyousoon.很期待能尽快见到你。
69.Welookforwardtohearingfromyousoon.我们很期待能得到您的回复。
70.Hopethisisclearandwearehappytodiscussthisfurtherifnecessary.希望上述说明很清楚，如有必要，我们很乐意再进一步讨论。
71.Ilookforwardtoreceivingyourreplysoon.我期待很快能收到你的回复。
74.Pleasekeepmeinformedonthematter.请随时让我知道这件事的发展。
75.Foranycomments/suggestions,pleasecontactNadiaat2552-7482.有任何评价或建议，请拨打2552-7482联络Nadia。
8)表示歉意的表达
76.Iwouldliketoapologizefor...我想就...道歉...
77.Iapologizeforthedelayin...对于...的耽搁，我深感抱歉。
78.Wearesorryforanyinconveniencecaused.对于产生的任何不便，我们感到抱歉。
79.Iamsorryforanyinconveniencethishascausedyou.对于造成的不便，我深感抱歉。
81.Weapologizefornotreplyingyouearlier.对于未能早一点回信给你，我们感到抱歉。
85.Hopingthatthiswillnotcauseyoutoomuchtrouble.希望不会为您造成太多麻烦。
9)表示感谢的表达
87.Thankyouforyourhelp.谢谢你的帮助。88.Iappreciateverymuchthatyou...我非常感激你...
89.Itrulyappreciateit.我真的很感激。
90.Thankyouforyourparticipation.谢谢你的参与。
91.Thankyousomuchforinvitingme.非常感谢您的邀请。
92.Congratulationstoallofyouandthanksforyourefforts.恭喜各位并十分感谢各位所做的努力。
93.Yourunderstandingandcooperationisgreatly/highlyappreciated.很感激您的理解及合作。
94.Yourpromptresponsewillbemostappreciated.很感激您快速的答复。
95.Onceagain,thankyouallforyourcommitmentandsupport.再一次感谢大家的承诺及支持。
96.Thanksforyourinput/clarification/message.谢谢你的投入/澄清/信息。
97.Anycommentswillbemuchappreciated.对于您提出的任何建议，我将深表感谢。
99.Iwouldappreciateyourkindestunderstandingwith/regardingthismatter.我很感激你对这件事情的理解。
100.Pleaseconveymythankstoallthestaffinvolved,theycertainlydidanexcellentjob.请向有关的同仁传达我的谢意，他们真的干得很好。
以上，就是本期关于英文邮件撰写以及发送时所需要注意的事项以及常用语的收集。