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2017.07.30
Lily大学毕业已经两年，经过不断的努力，终于进入到一家世界500强的外企。但入职不到十天，她就傻眼了。
因为她连最起码的发送邮件，都没能做到能让boss满意！
好在Lily是个非常勤奋的人，经过分析同事间的往来邮件，她学会一些邮件专业术语。
抄送
你一定见过CC，但歪果仁尤其是美国人，更喜欢用copy。
举个栗子：
IhaveputTomoncopy.(putoncopy是固定搭配）
另外，你想暗送某人可以用BCC（也就是blindcc）。
新增/删除邮件接收人
新增人用Looping/add，直接在邮件开头体现
LoopinginTom.
Adding/AddedTom.（直接用“+Tom”也是可以的）
涉及隐私，不能让Tom知道时，邮件用法是“remove”。
RemovedMikefromthisemail.
其他
转发邮件：forwardtheemailtosomeone/passmetheemail
回复邮件:getback（更常用）/reply
Iwillgetbacktoyoutomorrow.
附件：一般直接用动词attached/enclosed.
Attachedpleasefindthedocument.（此句中document是文件的正确用法，用file也是可以的，只是会显得很low）
Lily将这些专业术语放到日常的邮件中，boss的脸色终于好了一些，勤奋的她仔细研究boss的邮件后，又总结出一些高阶知识。
1、邮件开头的撰写
表示感谢
中国人写邮件可能会直奔主题，但歪果仁喜欢开头表示感谢。
Thanksforthequickreply.
Thanksforgettingbacktome.
当别人提供了一些信息，也可以表示感谢。
Noted/Receivedwiththanks.
Goodinformation.
表示道歉
如果回复晚了，要表示抱歉哦~
SorryIhaven’tgotbacktoyousooner.
Sorryforthedelaygettingbacktoyou.
上一封邮件没写清楚导致收件人误解也是要道歉哦~
Iapologizeifthiswasnotmadeclear.
2、邮件结尾的撰写
邮件的收尾，一般都是问别人意下如何。
Pleaseletmeknowyourthoughts.
Letmeknowifyouhaveanyquestionsorconcerns.(最常见）
That’smyidea,what'syouridea
或者
I'llletyouknowmoretomorrow(表示今天没说完，明天再说更多)
3、邮件正文涉及到事件
发起会议
栗子：IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA。
今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。
We’dliketohavethemeetingonWedApr26.Sametime。
咨询信息/反馈/建议
Shallyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknow.
如果存取文件有任何问题请和我联系。
Whatdoyouthinkaboutthis
这个你怎么想？
Atyourconvenience,Iwouldreallyappreciateyoulookingintothismatter/issue。
如果可以，我希望你能负责这件事情。
意见反馈
Pleaseseecommentsbelow。
Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference。
我就文档添加了一些备注，仅供参考。
列表
Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:1…….2……
今天我们要完成的任务：1…….2……
Thecurrentstatusisasfollowing:1……2……
目前数据如下：1……2……
Someitemsneedyourattention:1…….2……
以下方面需提请注意：1…….2……
提出问题
FortheassignmentABC,Ihavethefollowingquestions:…
就ABC协议，我有以下几个问题：……
提议
Isuggestwecanhaveaweeklyprojectmeetingoverthephonecallinthenearfuture。
Lily的努力，boss看在眼里，毕竟每位boss都喜欢努力积极进取的员工。作为一位职场前辈，他将自己多年撰写邮件的经验传授给Lily，告诉她，如果这样写邮件，大家都会愿意协助她的工作。
1、开头要恰当称呼
自我介绍
直接说Mynameisxxx
HiTom,MynameisLily.IworkintheXXdepartmentandaminchargeof...
称呼别人（个人）
普通工作邮件（即便是写给总裁大人），直接称呼名字就好了，举个栗子：HiSteven。如果用Mr./Ms.，会令大部分歪果仁感觉超级不自在。
P.S.德国人除外，他们很喜欢Mr./Ms.
称呼团队
群发给整个公司的邮件，你可以用Dearall,Hiall，其他情况下（举个栗子：发给全部门），最常用的说法是Team
2、直奔主题
Yourcorrespondentwon’twanttowadethroughparagraphsofwaffle–sogetstraighttothepoint.
相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论，所以你需要直奔主题。
3、内容言简意赅
Trytokeepyouremailasshortaspossible.Maketheparagraphsshort,too–longparagraphscanbedifficulttoreadandtakein.
4、将内容编号
Ifyou’vegotseveralquestionsorpointstomake,it’sveryhelpfultonumberthem.Thismakesiteasyfortheotherpersontorespondtoeachone,especiallyifsomejustrequireayes/noresponseorasinglewordanswer.
对于那些为了咨询或提供各种问题的邮件，最好将问题一点一点的列举出来，以便于他人对每个问题作答，尤其当某些人更倾向于对问题只回答“是”和“否”的时候。
5、重新阅读一遍，校对拼写错误
Atypoorspellingmistakecanturnonewordintoanentirelydifferentone.Ifyou’reusingemailinaprofessionalcapacity,thatmistakecouldbeembarrassing–orevenoffensive.
排版或拼写错误有时能导致对一个单词的误解。尤其当你用邮件来沟通专业性内容时，这样的错误就很尴尬，甚至有些失礼。
6、充分利用邮件签名
Ifyouremailproviderallowsit,youmayevenwanttocreateseveralsignaturestousefordifferentpurposes(e.g.oneforemailingfriends,onefornewbusinesscontacts).
boss补充说，这些都是外企中发送邮件最基本的一些规则，如果想要邮件显得更加专业，还有一些常用邮件礼仪需要注意。
1.主题必须要“标题党”
必须包含必要信息，让人有打开的欲望。
比如“休假通知”和“Lily4月26-30日休假，工作已交接给Tom，急事请call139xxx”。
这两封邮件，你觉得哪个更专业呢？
2.一定不要用任何简写
比如c.u(seeyou)之类，除了pls(please),thx(thanks),当然能不用尽量不用。
也不要用gonna,wanna这种形式，请变成原形goingto,wantto
3.过往邮件
回复别人邮件，要把过往邮件的内容recap一遍，防止别人忘记。
4.可以多用的
多用bulletpoint,table让邮件更加清晰；多用callout，一目了然。
5.附件的规则
有附件的话，把附件做一个summary贴在正文；附件的命名一定要规范，让人知道里面是什么，也方便别人保存。
6.当日事当日毕
任何邮件，当天必须回、必须回、必须回（重要的事说三遍）
7.委婉说法
问别人一个问题时，前面加个wondering表示想知道，比直接问一个问题更加委婉。
请求别人做一件事，用Ifyoucouldxxx,thatwouldbegreat.更加礼貌。
在日常的工作中，Lily还总结出“外企工作邮件中必用100句”。