导语：如何才能写好一篇英语信函，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
英语商务信函是涉外商务中使用的各种函件的总称，是各项进出口业务进展情况的专业性书面纪录。商务信函涉及的是公司之间的进出口业务往来，且同银行、海关、运输、法律等专业知识有着密不可分的联系。可以归结于正式的专业文体，比一般的信函显得更正式、严肃，在词法、句法和语法方面都有自己的特点。
一、英语商务信函的词汇特点
由于英语商务信函是一种正式的公函语体，在用词方面，大多使用正式书面词汇，力求用词简洁朴素、准确具体，能充分体现商务公函的规范正式、公事公办等特点。
如：Ifyoubuy10000ormore，thispricewillprevailthrough28，May.如果贵方购买10000或以上，这个价格至5月28日前有效。
3.英语商务信函经常使用固定的习语：英语商务信函是一种公函，是带有公事公办性质的正式信函，因此常带有一些古词显示信函的礼貌和正式。这些词语在长期的使用实践中，固定下来，被广泛使用于商务信函中。
如：advaloremduty（拉丁）从价税
insurancepremiumpercapita（拉丁）人均保险费
forcemajeure（法语）不可抗力
Noticeisherebygiventhat…特此函告……
4.英语商务信函经常运用委婉、礼貌的语气：英语商务信函是一种跨国度的交往手段，非常注重信函客气、礼貌的言语。即使是拒绝对方的要求或条件，或者表达对对方的不满意也会用比较委婉的语气。
如：ThankyouforyourletterofyesterdayinvitingmetocomeforaninterviewonFriday，August24，2012.谢谢昨日来信，通知我于2012年8月24日面试。
5.英语商务信函大多使用礼貌性词语：英语的礼貌性词语主要强调积极意思，给人愉快的感觉。在英语商务信函中，pleasure，pleased，glad，appreciate等带有感情意义的词语层出不穷。
如：Weshouldbepleasedtoletyouhavesamplestogiveademonstrationatyourpremises.欣然奉上我方产品样品，在贵方展厅展出。
6.适当使用情态动词：英语中情态动词的使用可以使句子的语气更加缓和、委婉。
如：MayIremindyouthatwemusthavethesemanualsdeliveredonorbeforeFeb20，2010.我是否可以提醒一下，我方要求于2010年2月20日之前交货。
二、英语商务信函的句式特点
英语商务信函的主要功能是准确传递经济信息，要求在有限的篇幅内达到言简意赅的效果，从而有效地进行商务活动，因此它的语言必须简洁、明了、礼貌、准确，极少对所述内容进行美学加工。
1.句式正规完整。英语商务信函是一种正式体书面英语，由于常常要表示某些条款相互成立、互为条件，或对某些具有因果关系的事件进行叙述，因此通常使用层次复杂的从句和长句表达多层次的复杂逻辑关系，可以充分完整地表达相互关联的意义。
如：Intheeventofaccidentwherebylossordamagemayresultinaclaimunderthepolicy，immediatenoticeapplyingforsurveymustbegiventotheCompany’sAgentasmentionedhereunder.所保货物，如发生本保单项下负责赔偿的损失或损坏，应立即通知本公司下述人查勘。
3.采用倒装句。英语商务信函中倒装句虽不常使用，但在表示随函寄上某些材料时，或在表示可能在将来出现不确定性时，也会使用倒装句。
如：Enclosedisacopyofourcurrentcatalogue。随信附上一本我们现在适用的目录。
4.用陈述句表达委婉的祈使意义。信函双方为贸易伙伴，地位平等，因此在希望对方采取某种行为时，通常会使用陈述句、非真实条件句、虚拟语气、情态动词等表达比较委婉的语气，而不是直接使用祈使句。
如：Wefindyourquotationslightlyhigherthanthosewehavereceivedfromothersources，andaskyoutoreduceyourpricetomeetthecompetition.我们发现你方报价比我们从其他地方收到的稍高，请你方降价，以适应竞争。
5.用虚拟语气表达假设。英语商务信函中对于将来不太确定的假设行为或情况，通常会用虚拟语气体现。
如：Shouldwegetanyfurtherprogressiveinformationfromourfactory，wewouldneverfailtowritetoyou.假如我们从工厂得到进一步的消息，我们一定会通知你方。
参考文献：
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关键词：英语商务信函文体
近年来，随着我国经济的飞速发展，国际地位的持续提高，我国与国际间的交流和合作也日益加强，越来越多的国际经济贸易的发展，对英语的使用频率也越来越高，英语商务信函的使用范围也日益广泛。商务信函不同于私人信函，是贸易往来当中必不可少的沟通方式，是传达信息的必要工具，用途和用词都与私人信函有很大的不同。尤其是在我国加入WTO以后，英语商务信函的重要作用就更加地突显出来了。在书写当中需要熟练掌握英语商务信函的书写规范，有助于帮助商家达成贸易，提高沟通效率。熟练地掌握英语词汇和语法，充分了解英语的语言习惯和特色，并且符合商务信函的礼仪，对于书写一封用词恰当，礼节到位的英语商务信函是非常必要的。商务信函是以达成商务合作为目标的，具有内容格式相对固定，表达简洁明了的特点。对英语商务信函的运用能力，也体现了一个企业的国际化水平，和商务人员专业素养。商务英语信函属于正式的公文写作，首先应该符合商务英语写作的7大原则，即：简练、清楚、正确、完整、礼貌、具体、体谅。在写作文体的运用上，也应该符合商务英语的写作要求和习惯，主要为以下几个方面：
1格式规范
商务信函作为公文写作中的一种，有着相对来说比较固定的文体格式，有着明显的公事公办的文体特色，一般要包括以下几部分的内容：
（一）信头（LetterHead）：包括发信人公司的名称、地址、传真或电传号码。
（二）写信日期（DateLine）：写信的年、月、日。
（三）封内地址（InsideAddress）：收信人公司名称和地址，以及收信人的名字和职务。
（四）称呼（Salutation）：对收信人的尊称。通常为“DearSir”或者是“DearMadam”，又或者是使用对方的姓氏或是职位名称。
（六）结尾敬语（ComplimentaryClose）：书信结束时的礼貌用语。是商务信函的礼貌性和完整性的保证。
（七）签名（Signature）：写信人的署名，包括姓名和职务等。
自此，才能算是一封格式完整的商务英语信函。
2用词规范
由于商务信函区别于普通私人信函的特点，和其明显的商务特征，在用词的选择方面，也需要注意。商务英语词汇不仅具有日常英语词汇的一般特点，还具有自身专业性的特点。商务英语信函需要使用正式的，官方的书面词汇，尽量不使用非正式的口语词汇。词汇的正确选择是商务语言和交际能力的体现，是专业知识和英语的综合运用。例如：表达完成的意思，要使用“complete”而不是“finish”；表达购买的意思，要使用“purchase”，而不使用“buy”；表达意向的时候，要使用“intent”，而非“want”等。
对专业词汇的使用要特别留意准确性。商务英语信函中对术语的使用频率很高，缩写也较多，熟练掌握这些词汇和缩写，也是商务英语信函能力的体现，避免因术语使用错误造成误会甚至损失。
3注重礼貌
俗话说“礼多人不怪”，在日常生活中是如此，在商务往来活动中，更是如此。双方的贸易往来是建立在互惠互利，互相尊重的原则基础上的，因此商务英语信函也应该符合这样的原则。双方互相尊重，遵守合作原则，形成一种默契，才能保证商务贸易的顺利开展和进行。如果在来往中缺少应有的礼貌，合作是很难进行下去的。因此商务英语信函中，语气礼貌是非常重要的，影响着企业的商务形象和信誉。信函要写的礼貌且有分寸，并且要符合商务英语体谅的原则，措辞和用于要站在收信人的立场上，还要尊重对方的风俗习惯。信函中减少第一人称的使用，多使用第二人称做主语，或者是第二人称物主代词。
正确使用情态动词，如“would”，“should”等，可以使信函的语气更加的礼貌和委婉。以商量的口吻来叙述，让读信者可以感受到被尊重和重视的感觉。需要对方完成的事件，注意请求句式和祈使句式的使用，例如“please”，“letus…”等。还要多使用表达积极意义的词汇，给读信者带来愉快的感觉。读信者的心情愉快，更有助于商务合作的达成和实现，对商务活动的开展具有推进效果。
4句式简洁完整
巧用被动语态。因为被动语态弱化了动作的实施者，强调突出动作的本身，表达更为缓和，婉转；并且避免了过多的人称代词的使用，使整个句子的陈述显得更加的客观；被动结构的简洁，也使得商务信函的结构更为紧凑。被动语态的使用，最能体现商务人员的英语沟通能力和书面语的掌握程度。为了表达更加委婉，语气更加礼貌，还经常使用It作主语的句式。
多使用肯定句和陈述句，减少否定句和疑问句的使用。肯定句和陈述句更加积极正面，使人往好的方面去联想，商务往来的活动中，最重要的就是信赖感，肯定句和陈述句的使用能给读信者增加信赖感，从而产生合作的信心，更有助于商务双方达成一种合作默契。
在商务信函中，为了避免误会和损失的产生，对代词的使用要特别注意，指代要清晰明确，让读信者一下子就明白句子的主语和宾语，明白写信者所要表达的意思。逻辑性要强，避免含糊和混淆的出现。
句式要完整，避免出现省略句。商务信函最重要的原则就是表达要清晰，商贸活动最重要的就是要明确，清晰，交易双方要明确地表达自己的立场和态度，也要能够迅速地领会到对方的意图，因此省略句的使用最好不要出现在商务英语信函当中，避免因意思表达不够明确，引起的交易损失。
5对固定句式的使用
在商务英语信函中，有一些句型和套句的使用频率非常之高，可以作为固定句型来记忆和运用。例如：
Pleasedonothesitateto...
Shouldyouhaveanyquestions，please...
Wearepleasedtoinformyou...
WewishyouabrightandsuccessfulNewYear.
Itisregretfultolearnof...
Wewouldbeinterestedtolearn...
在大量的实践中，这些句型被频繁使用，成为商务英语信函当中的经典句型，熟练掌握巧妙使用这些句型，可以增加信函的商务气息和职业度，让商务英语信函更加的礼貌和正式。
6结语
我国与国际间的交流和合作也日益加强，越来越多的国际经济贸易的发展，对英语的使用频率也越来越高，英语商务信函的使用范围也日益广泛。商务英语信函属于正式的公文写作，对英语商务信函的运用能力，也体现了一个企业的国际化水平，和商务人员专业素养。商务英语信函的表达应该简洁明确清晰，让商贸的双方都能更好地理解对方的意思，更高效地进行沟通，在商务英语信函的文体上对格式、用词、句型和礼节都需要加强注意。
[1]王彦昌.商务英语信函的文体特征探析[J].商业视角，2008（5）.
[2]张岩.谈商务英语信函的写作技巧[J].辽宁高职学报，2008（11）.
[关键词]中动语态国际贸易英语商务信函
一、中动语态
语态表示的是主语同谓语之间的语义关系。传统语法家们认为,当主语为施事时,句子为主动态;而当主语为受事,谓语具有be+Ved的形式时,句子为被动态。传统语法的这种描写采用的是语义和结构形式两个标准,它区别被动句十分有效,但却很容易使人形成一种错误印象,认为语态似乎只有两种,要么是主动,要么是被动,非此即彼。其实这不符合英语语态的实际情况。例如在英语中会出现下面的说法:
(1)Thispenwritessmoothly。
(2)Thenewlibraryisnowbuilding。
这些句子的共同特点是:主语都表示受事,但其谓语又都不具备be+2ed的形式标记,它们是主动还是被动传统语法无法做出正确的回答。以上两个句子就是除了主动和被动之外的另外一种语态―中动语态。
近些年来,许多语言学家对中动语态做了大量的分析和研究。国外有不少学者像Roberts，Fagan，Iwata等围绕着中动语态的特征与生成机制等问题展开激烈的争论。国内许多学者像韩景泉、何孝忠、徐盛恒等也对中动语态的生成和界定做了大量的分析和研究。功能语法对中动这一结构也进行了论述,Halliday（1994）在他的专著中专门提到及物性和语态,从一个全新的角度诠释了两种不同的分析方法和语态。其中两种分析方法是指及物性分析和作格分析,语态分为有效态和中动态,有效态又分为主动态和被动态。虽然在这本著作中,Halliday没有直接用中动语态这种说法,但从总体上来说,属于中动态的小句和其他语法理论中所说的中动语态大部分是指同一结构类型,不过本质上有差异。
二、中动语态的特点
中动语态是指一类在句法与语义两方面,既不同于主动句,也有别于被动句的句子,所以被学者们称为中间结构或中动语态。中动语态具有很强的非事件性、类属性等特征,句子具有一种可能性意味,中动语态受到很大的时体制约,一般来说只用一般现在时。具体的特点可以大致分为以下几点:第一,和典型的施事主动句不同。这些句子里谓语动词的施事没有在句中出现,很难找到合适的句法位置将其补上,语法主语都是谓语动词的受事。第二,在受事做主语方面与被动结构非常相似,但中间结构中的动词采用的不是被动形式而是原形。第三,语义上这些句子都是说明句中主语具有某种属性或特征,一般都带有与此有关的性状副词。中动语态如:
(3)Thebureaucratsbribeeasily。
(4)Thewallpaintseasily。
三、中动语态的界定
四、国际贸易英语商务信函中的中动语态
英语商务信函中虽然仍然以被动语态的句子居多，但是中动式结构的在商务信函中的作用越来越明显！根据中动语态的特点，小句中只有一个参与者，这样可以使所陈述的内容一目了然。例如，在商务信函中经常出现这样的句式：Thesamplesdeliveredsellwellinourdistrict.这是一个明显的中动语态小句，本句对产品的销售的描述言简意赅，不容易产生歧义，适合商务信函的特点。另外，由于中动式结构强调参与者的积极作用，这有助于发盘方在发盘时对其价格进行强调。例如，在发盘信函中会出现这样的中动句式:Theofferinoursideworkswell.Thepricegoeshigherandhigher.这两个中动语态的小句强调了卖方对价格的信心，同时暗含着不希望买方进行反盘。
[1]Halliday,M.A.K.AnIntroductiontoFunctionalGrammar[M].London:Arnold1994
[2]Iwata,S.OnthestatusofanimplicitargumentinMiddles[J].JournalofLinguistics.1999
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[4]韩景泉:英语中动语态的生成[J].外语教学与研究,2003
【关键词】礼貌原则商务英语信函
一、关于礼貌原则的理论概述
20世纪50年代，美国著名社会学家尔文戈夫曼（ErvingGoffman）从人类学角度提出了“面子行为理论”，认为面子深刻渗透于人类行为中，时刻影响着人际交往。后来，英国学者布朗（Brown）和列文森（Levinson）在继承戈夫曼观点的基础上，提出了影响更为深远的面子观，建立了礼貌语言的等级模式。他们将面子分为积极面子（positiveface）与消极面子（negativeface），并认为生活中存在很多威胁面子的行为，但是人们可以根据威胁程度采取五种不同等级的礼貌语言进行补救。不过，在关于礼貌的理论研究中，最为突出的是英国语言学家利奇（GeoffreyLeech）提出的礼貌原则。因此，本文主要阐述利奇的礼貌原则及其运用。
利奇从语用学的角度对礼貌原则进行了新的总结和归纳，其核心观点是，在语言交际中，应尽量多地使用礼貌的表达方式，而尽量少地使用不礼貌的表达方式。对于礼貌与不礼貌的语言标准，利奇进行了对立式的划分，给出了礼貌原则的六条次准则，分别是：
I.得体准则（TactMaxim）
a.尽量减少他人的损失（minimizethecosttoothers）；b.尽量扩大他人的利益（maximizethebenefittoothers）。
II.慷慨准则（GenerosityMaxim）
a.尽量减少自身的利益（minimizethebenefittoself）；b.尽量扩大自身的损失（maximizethecosttoself）。
III.赞扬准则（ApprobationMaxim）
a.尽量减少对他人的贬损（minimizedispraiseofothers）；b.尽量增加对他人的赞扬（maximizepraiseofothers）。
IV.谦虚准则（ModestyMaxim）
a.尽量减少对自身的赞扬（minimizepraiseofself）；b.尽量增加对自身的贬损（maximizedispraiseofself）。
V.赞同准则（AgreementMaxim）
a.尽量缩小与他人的不同意见（minimizedisagreementwithothers）；b.尽量扩大与他人的相同意见（maximizeagreementwithothers）。
VI.同情准则（SympathyMaxim）
a.尽量减少对他人的厌恶（minimizeantipathytowardsothers）；b.尽量增加对他人的同情（maximizesympathytowardsothers）。
可以看出，得体准则与慷慨准是关于交际双方利益分配的两个方面；赞扬准则与谦虚准则是关于情感评价的两个方面；赞同准则与同情准则是关于的两个方面。
二、礼貌原则在商务英语信函中的运用
1.词汇层面。
（1）合理使用积极词汇。在商务英语信函中，应尽可能多地合理使用积极词汇。根据赞扬准则，积极词汇能较好地传达对对方的认可与赞美，有助于拉近双方的距离；同时，根据赞同准则，积极词汇能有效地缩小与对方的分歧，有助于建立一个融洽的交易氛围。此外，当交易中出现一些突发问题时，合理使用积极词汇能反映交易一方积极解决问题、减少对方损失的态度，这也符合得体准则的要求。
例1：Inlightofoursteady，cordialcommercialrelationship，wearepleasedtomakethefollowingoffer.该句使用了steady，cordial，pleased等积极词汇，一方面突出了对方的主置，另一方面肯定了双方的利益一致性，更容易让对方接受我方的报盘。
例2：Weappreciatetheopportunitytodobusinesswithareputedcompanylikeyou，butcouldyoupleaseofferalowerprice？该句采用赞扬准则，而且“appreciate”、“reputed”等词能让对方更容易接受我方在交易价格上的不同意见，避免分歧扩大。
（2）灵活运用模糊语。在商务信函中，关于交易条款的信息应该清楚、具体，但在拒绝对方条件或表示不同意见时，不宜直截了当地告诉对方，而应采用语气比较缓和的模糊词进行表达，照顾对方的面子，避免陷入僵局。常用的模糊词有I’mafraid，perhaps，probably，some，asif，seem，appear等。当然，在具体的语境中，还可以灵活使用其他很多模糊语。
例3：Alltermsseemtobefavorableexceptforthedeliverydate.I’mafraiditcan’tbedoneuntilMay10.该句中的模糊语“seem”含蓄地表达了对交付日期的不同意见，而“I’mafraid”就间接地提出了我方认为合适的交付日期，避免了生硬的语气对对方面子的损害。
例4：I’mgratefulforyourpricereductionof1%，butIhadexpectedsomethingbetter.此句用“somethingbetter”对我方期待的价格调整幅度进行了模糊处理，给对方保留了价格调整的自，体现了对对方的尊重，符合得体准则的要求。
（3）恰当使用情态动词。情态动词体现了说话者的态度与意愿，能较好地传达情感。在商务英语信函中，经常使用could，should，may，might，would等情态动词，一方面可以弱化命令、指责的语气，保全对方的面子，另一方面也符合得体准则与谦虚准则的要求，降低自己身份，突出对方主体地位，减少对对方的贬损。
例5：WewouldbeverypleasedandthankfulifyoucouldeffectdeliverybeforeAugust20.该句较委婉地传达了一个命令，使对方更容易接受。
2.句法层面。
（1）正确使用“you-attitude”。根据得体准则和慷慨准则，在商务信函中正确使用“you-attitude”能有效突出对方的主体地位，体现从对方的利益出发，尊重对方的立场和态度。但应注意，在传递消极信息时，不宜过多地使用“you-attitude”，否则会使对方处于不利地位，并扩大对方的损失或对对方的贬损。
例6：Yourorderwillbegivenpromptandbestattentiontoandyoucandependonustofulfilltheshipmentasyourequired.
例7：Wewillgivepromptandbestattentiontoyourorderandfulfilltheshipmentasyourequired.
显然，例6比例7更凸显了对对方的尊重与重视，更有助于建立长期稳定的合作关系。
例8：Yourimproperpackinghascausedgreatdamagetothegoods.该句使用“you-attitude”无疑加重了指责力度，置对方于尴尬境地，不利于解决问题。
（2）充分运用肯定句。在商务信函中，应尽量多地使用肯定句，尽可能避免消极否定的语气。依据赞扬准则与赞同准则，使用肯定句有助于构建愉悦、和谐的交易氛围，减少双方在情感上的对立，避免直接贬损对方。该策略与上述关于积极词汇的使用很相似。
例9：Yourorderhasn’tspecifiedthesizeoftheclothesyourequire.
例10：Pleaseletmeknowthespecificsizeoftheclothesyourequireinyourorder.
例9与例10分别用否定语气和肯定语气表达了同一意思，但显而易见，例10比例9显得更加真诚、更加有礼貌。
（3）巧妙运用被动语态。被动语态具有隐去动作实施者、强调动作客观结果的特点，因此，根据同情准则，在商务信函中可以巧妙地运用被动语态，表达一些负面或消极信息，诸如拒绝、抱怨、投诉、指责等，达到客观地“就事论事”的目的，减少对对方的厌恶或反感，避免咄咄逼人地表达不满。
例11：Asstipulatedinthecontract，thegoodsshouldbedeliveredbeforeApril12.However，wewerenotifiedthatthedeliverywasdonejustyesterday，whichhascausedgreatinconveniencetous.
例12：Asstipulatedinthecontract，youshoulddeliverthegoodsbeforeApril12.However，wewerenotifiedthatyoudeliveredthegoodsjustyesterday，whichhascausedgreatinconveniencetous.
（4）灵活使用虚拟语气。虚拟语气的句子语气委婉、客气，因此，在商务信函中，可以根据实际情况采用虚拟语气的表达方式，做到“有礼有节”。在提出请求或建议时，使用虚拟语气能有效避免陷入命令的误区，让对方心理上更容易接受；在提出问题或表示拒绝、不满时，使用虚拟语气能减轻对方的心理抵触程度，避免裸地抱怨或指责。下面的两个例子可以明显看出虚拟语气句的“神奇”作用。
例13：1）Wecannotofferalowerprice.
2）Wewishwewereabletoofferalowerprice.
例14：1）Wewantyoutoofferalowerpricesothatwecanmakealargerorder.
2）Wewouldliketosuggestthatyouofferalowerpricesoastoenableustomakealargerorder.
（5）恰当运用复合句。在商务信函中，复合句不仅使得行文更加严谨正式，还具有以下功能：第一，复合句的信息焦点通常在主句上，因此，在表达消极信息时可以使用复合句，将消极信息置于从句中，以淡化消极信息对对方带来的负面影响；第二，一些复合句（如条件状语从句、让步状语从句）可以较委婉地提出建议或不同意见。
例15：I’dliketoremindyouthatthegoodsmustbedeliveredimmediately，orwe’llbeobligedtoaskforarefund.该句使用复合句减轻了消极信息的冲击力。
例16：ItwouldbeappreciatedifyoucouldquoteyourpriceofCIFGuangzhou.该句使用条件状语从句委婉地提出了我方的要求。
三、结语
综上所述，在商务英语信函写作中，灵活运用Leech的礼貌原则具有很重要的现实意义，不仅能增强信息传递的有效性，还有助于消除影响交易的负面因素，促进交易的顺利进行。因此，在商务信函写作中，应加强对礼貌原则的理解，掌握礼貌原则的运用策略，真正做到礼貌得体。
[1]陈曦蓉.论报忧类英语商务信函中情态动词的人际功能[J].集美大学学报（哲学社会科学版），2013（3）：106-111.
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[3]刘润清.关于Leech的“礼貌原则”[J].外语教学与研究，1987（2）：42-46.
关键词：商务英语电子邮件写作技巧
商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估,给客户的每一份信函、邮件或者传真,都代表着公司的形象,显示公司的水平和实力。同时,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。
尽管写作在今天已经被列为商业领域的关键技能之一,但在这一领域接收过全面训练的人还是少之又少的,人们要不就是在几乎无须动笔的课程上学有专攻,要么就是专攻学术写作之道,而学术写作与商务写作不是一回事。
学术写作与商务写作的不同,主要在于读者和写作目的不同。在学术写作中,写作者的目的是要让有限的读者信服自己在专业领域的博学。读者通常也是行业内的专家,他们阅读和评价论文是有报酬的。
因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意的一些问题如下。
一、读者
了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则即便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。
二、遣词
行话仍有用武之地。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信,行话就能比平常的语言更清晰更准确的解释某些概念,也有助于于技术人员读者建立起和谐友好的联系。
三、造句
句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一打开电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置,这样可能会被人忽略漏看。
商务应用文句子的平均长度为15到18个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18个单词,读者看到这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会错误的理解句意,因此长度应切成两到三个短句为宜。
标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。
表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,而且也留有空白的间隔。
四、分段
位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8行长。今天的读者已经不习惯长篇大论,他们会撇开中间的段落之看第一和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉重要的信息,将段落长度控制在8行以内是最好的。
电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3行长,主题部分段落长度不应该超过5行。凡事为读者着想起见,尽可能缩短段落。
五、外观
外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信函,电子邮件或报告的外观如何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽略其内容或推迟到以后再阅读。
选择合适的字体和字号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了word软件,人们有机会使用多种大量不同的字体,但是如果同时使用多种字体,写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字号要慎重的选择,太小太大都不利于读者的阅读。
绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味,于是大部分甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些字体很难阅读,如果不加节制的滥用,反倒使它们丧失了正常的功用——即对某些单词或习语起到强调作用。只在其强调作用时用大写字母、粗体字或斜体字。
参考文献:
[1]侯晓莉.商务英语函电教学探讨[J].北方经贸,2004,(2).
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Ihaveenclosedliteratureprovidingdetailsaboutourservicesandterms.Ifyouareinterested,pleasecontactmeattheaboveaddre.Iamlookingforwardtohearingfromyou.
Sincerelyyours,
_____[name]
_____[title]
Encl
二、指定商
acceptingproposal
Dear:_____
Thankyouforyourproposaltoactasouragentforthesaleof_____[products]in_____[country/area].Iampleasedtoinformyouthatwehavedecidedtoacceptyourproposalonthebasisofa_____percentcommiion,payableonallordersreceivedthroughyou.Inaddition,wewillrefundexpeesreasonablyincurredinpromotingoursales.
Providedthatthearrangementsyoumakewithcustomersarefavorabletoourinterests,wewilltrusttoyourjudgementsuchmattersasdiscountsandthegrantingofcredit.Wetrustthattheorderswereceivethroughyouandthetermsonwhichyouhaveacceptedthemwilljustifyourconfidenceinyourabilitytopromotethesaleofourproductsin_____[country/area].
letterofauthorization
Dear____
Thankyouforyourletterof____[date].
Bythisletter,wenowformallyauthorizeyoutoactasour_____agentin_____[country/area].Enclosedaretwocopieseachofthefollowingdocuments:
1._____
2._____
3._____
Pleasesignandreturnustheduplicatecopyofthisletter,togetherwithonecopyeachoftheabovedocuments.Welookforwardtoapleasantbusinerelatiohip.
三、委托
coignee’srequestfortrialcoignment
Dear_____
Wearealargeretailchainecializingin_____busine.Wehaverecentlyreceivedanumberofinquiriesfromourcustomersin_____[area/country]foryour_____[product].Wehavealsolearnedfromothersourcesthattherearegoodproectsforthesaleofthisproduct.Wewouldliketosuggestthatyousendusatrialdeliveryforsaleoncoignmentterms.
Wemakethisproposal,hopingthatwewillplacefirmorderswhenwefeelsurethatthemarketisestablished.Ifyouagree,wewillgetdowntodetailsinregardtopayment,commiion,andsoon.Youmaycheckourstandingwith_____[bank],ourbanker.
Welookforwardtoyourearlyreply.
coignor’sitructionforcoignee
Wehaveshiedtoyoutodayacoignmentoftencasesof_____[goods]by_____[ship],whichisduein_____[port]on_____[date].
Wearenowenclosingtheshiingdocumentsforthiscoignment,aproformainvoice,andapricelistofalltheitemsshied.
Youwillofcoursesellatthebestpricesyoucanget.Thelistedpricesareforguidanceonlyandrepresentthelimitsbelowwhichthe_____[goods]maynotbesoldonourbehalf.
Wehopetohearfromyousoon.
YoursSincerely,
总结：
soleagency：独家
outlet：出口
dueto：由于，归咎于
commiion：佣金
delcrederecommiion：保证收取货款佣金（注：delcredere意大利语，是指专门的一个agent，为买方或卖方提供担保，保证他的客户可以收到应得的货物或货款，承担风险）
principal：货主
CIF:shortfor:cost,iurance,freight.是一种交货方式，由卖方提供运输货物的所有运费以及保险，并把这些记入他们的成本。是所有运输形式中最贵的一种。其他如：FOB,C&F,FOR,等等，遇到时我会说明的。
coignee代销人
coignor委托人
[关键词]商务英语信函语言特点语气特点辨析
商务英语信函是一种常用的英语应用文体，它在贸易往来中发挥着重要作用。随着信息技术的突飞猛进，信息量的剧增，商务英语信函越来越趋向实用简洁，用简单朴实的语言，准确地表达自己的意思。本文通过实例进行辨析，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
一、语言特点
商务信函的写作秘诀就是用平实无华的的语言，仿佛“书面交谈”。简言之，就是自然、礼貌、简洁、准确地传递信息。现代商务信函更多地采用非正式书面语，而不是过于正式。
1.自然真切
尽管每个人都会体现自己的撰写风格，但要读着真切、自然，如同当面交谈一般。试比较:(1)Ihavepleasureininformingyou...与Iampleasedtotellyou...(2)Wedonotanticipateanyincreaseinprices.与Wedonotexpectpricestorise.(3)Ishouldbegratefulifyouwouldbegoodenoughtoadviseus...与Pleaseletusknow...(4)Pleasefavouruswithapromptreply.与Pleaseletmehaveyourcommentsassoonaspossible.后句用的都是一些简单明了的语句，信函读起来自然真切热情，反而能促进双方的了解和友谊的建立。
2.直截了当
3.简洁明了
二、语气特点
这里所探讨语气，是指信函的语调，态度，包含英语的虚拟语气但不限于此。商务信函表达上一般都比较委婉、含蓄，体现为他人考虑，体谅对方心情和处境的态度。即使是写信抱怨或回复抱怨，语气语调的度把握的好也不会有粗鲁冒犯之嫌。
试比较:(1)Wecannotdoanythingaboutyourproblem.与Unfortunatelyweareunabletohelpyouonthisoccasion.(2)Thisproblemwouldnothavehappenedifyouhadconnectedthewiresproperly.与Theproblemmayberesolvedbyconnectingthewiresinaccordancewiththeinstructionsgiven.(3)Yourtelevision’sguaranteeisup,soyouwillhavetopayforittobefixed.与Theguaranteeforyourtelevisionhasexpired.Unfortunatelyyoumustthereforebearthecostofanyrepairs.(4)IamwritingtocomplainbecauseIamveryunhappywiththewayIwastreatedinyourstoretoday.与IwasmostunhappywiththestandardofserviceIreceivedinyourstoretoday.
不难看出，前句让人读起来感觉不舒服，容易激化矛盾，后句就委婉礼貌的多，有利于问题的解决。当对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，这时就讲究有理有节，语气语调要把握好“度”，表现出技巧策略，达到预期的效果。
关键词：商务英语销售信函写作技巧
一、引言
整个商务交往过程可以划分为建立商务关系―销售―询盘―回盘―还盘―索样―订货―付款―生产―包装―出货―保险―押汇等环节，销售是整个过程的第二步，作用举足轻重。书写销售信函能力至关重要，因为好的销售信会帮助公司获得利润、扩大市场份额、提高商业形象和名誉，而水平低劣的销售信则会让公司损失很多订单和机会。从中，我们不难发现销售信函书写的重要性。因此，笔者主要探讨商务英语写作中销售信函的写作技巧。
二、销售信函的写作技巧
一般来说，在写作销售信函时，我们提倡要尽量遵守AIDA原则，也称“爱达”公式。它是国际推销专家海英兹姆戈得曼总结的推销模式，是西方推销学中的重要公式，具体指一封成功的销售信函必须把买方的注意力吸引或转变到产品上，使买方对销售信函推销的产品产生兴趣，这样买方的欲望随之产生，尔后再促使其采取购买行为，达成交易。AIDA实际上是四个英文单词的首字母。A为Attention，即吸引客户的注意；I为Interest，即引发客户的兴趣；D为Desire，即激发客户的欲望；最后一个字母A为Action，即鼓励客户采取购买行动。销售信函的写作一般分为四个步骤。
1.介绍促销商品，使买方产生兴趣。这时，卖方需要对自己的产品进行详尽的介绍，包括销量、性能等方面。例如，本公司的产品深受广大消费者的欢迎、销量非常好、品质优良、价格公道、设计精美、颜色匹配、规格齐全、温暖舒适等。
2.比较商品，体现本商品的优势。在这个步骤中，卖方通过将产品和其他厂商同类产品的比较，凸显出自己产品在质量、工艺、价格、式样等方面的优势，让买方先心动，继而行动。
3.提出优惠条件。在进行商务合作时，当交易量达到一定数量时，如5000件或10000件，可以给予买方一定程度的优惠。因此，在第三个步骤中，卖方可以提出相应的优惠条件，进一步激发客户对产品的兴趣。
首先，在介绍产品销量时，可以采用以下短语：haveagoodmarket（畅销），sellfast/well和enjoygoodsales（销路好），meetwithwarmreception（很受欢迎），等等。此类短语较多，写作时只需掌握其中一种即可。
其次，在介绍产品性能时，可以使用以下七个短语：superiorinquality，reasonableinprice，skillfulincraftsmanship，elegantinstyle，matchingincolour，novelindesign，completeinspecification（质量上乘、价格合理、工艺精湛、式样美观、颜色匹配、设计新颖、规格齐全）。总体来说，以上七个短语放之四海皆准，适用所有产品。
最后，在向买方提出优惠条件，即提供折扣时，可以借鉴以下表达：give/allow/offer/grantsb.aXX%discount（给某人打折）。此处需注意，中文及英文的表达在很多方面都存在巨大差异，如此处如果说givesb.a40%discount，其汉语意思并非是打四折，而是打六折。因此，在学习英语时，读者一定要对此类中英文表达及文化上的差异细加揣摩、究其原因，并最终牢牢掌握。
[关键词]商务信函英语长句理解和翻译策略
二、商务信函长句的翻译方法
商务信函中英文长句的出现频率高，句子结构复杂，逻辑性强，无疑给译者增添了许多困难，但是，无论多长的句子，多么复杂的结构，它们都是由一些基本的成分组成的。只有弄清了信函原文的句法结构，找出整个句子的中心内容及各层意思，然后分析各层意思之间的逻辑关系，再按汉语的特点和表达方式组织译文才可能保证合同翻译的准确性。
例1ItisclearlystipulatedinthecontractthatfortheshipmentcoveredthecertificateofqualityandquantityissuedbytheChinaCommodityInspectionBureaushallberegardedasfinalandbindingonbothparties.
合同中清楚地规定，对于所涉及的货物，中国商品检验局出示的质量和数量证明书应被视为最后的证明，对双方都具有约束力。
例2Theremay,ofcourse,beanumberofreasonswhyourbilateraltradenegotiationsatBeijingshouldhavebeenterminatedsoabruptly.
为什么我们之间在北京的贸易谈判结束得如此突然？当然会有许多原因。
2.“重重叠叠”。“重重叠叠”的方法是指，在翻译时将英语的长句采取拆句、断句的方法，在汉语译文中重叠使用这些词语，从而保持原文的畅通。这种方法也可以称为“串联而下”的方法。
例3Thisimportantmeetingisfollowedbyaperiodofscientificcertificationduringwhichnotonlyfirst-handinvestigationtakesplacebutalsosuchotherrelatedinformationissoughtashasbeenagreedbybothparties.
3.“化整为零”。一般而言，汉语句子比较短，较少使用从句和关联词，而英语的句子较长，且多使用从句和关联词。在商业信函中，为了体现商业信函的严密性和准确性，多种从句（主语从句、定语从句、表语从句或同位语从句）并存的显现比比皆是。化整为零的方法是指，在翻译英语长句时利用英语句子和汉语句子的不同特点，采用拆句、断句、分割、词性转换、省略关联词等手段，将一句英语长句译成若干个汉语短句，以便对方正确的理解。这种方法也可以称为“零打碎敲”的方法。
例4Referringtoyourrequesttoactasouragentforthecomputerswehavepasseditontoourmanufacturersfortheirstudyandareinformedthattheywillconsiderthisquestionseriouslywhenbusinessbetweenusisfurtherdevelopment.
关于你方当我们的计算机的请求，我们已向我方的厂商转达，供他们研究。他们告诉我们，当我们之间的业务进一步扩大时，他们会认真地考虑这个问题。
4.“先里后外”的方法是指，在翻译英语长句时采用改变顺序或调整句子结构的方法，首先完成长句中间的翻译，然后完成长句部分的翻译。采用“先里后外”的翻译方法时，不仅应该注意内容的连贯和译文的通畅，而且兼顾原义的逻辑关系和先后顺序。这种方法也可称为“由内向外”的方法。和“先里后外”的方法恰恰相反，“由外向内”的方法要求首先完成长句部分的翻译，然后完成长句中间部分的翻译。
例5Unlikemarketingestablishment,whichdependonmarketingprofitsastheirprimarysourceofrevenue,ourcompanyhasaccesstoavarietyofprofitsources.
例6Thetechnicalandprofessionaldemandsofappraisingaworker’sperformance---involving,forexample,ahighlevelofinterviewingandworkingobservationskills---aresuchthathighqualitytrainingisessential.
评价工人表现的技术要求和专业要求很高，高质量的培训是必要的，例如，评价工人表现要涉及到高水平的面谈技巧和工作观察技巧。
5.“先总后分”的方法是指，在翻译长句时首先对总体内容进行概括或归纳，然后对具体内容依次进行翻译。
例7Wearedisposedtobelievethatweshouldsafelyrecommendtheinstitutionbothoftherawmaterialexamination,onthelineofthepresentexaminationalrulesmadebyprovincialgovernment,toinsurethequalityoftherawmaterial,andofthefinishedproductexamination,onthenationalstandardsinsteadoftheprovincialrules,inordertokeepthehighrateofacceptedproducts.
我们倾向于相信，我们应该有把握建议建立原材料检测制度和成品检测制度：原材料检测制度应该以目前省政府制定的检测条例来进行，旨在确保原材料的质量；成品检测不以省的条例进行，而以国家标准来检测，目的保持产品的合格率。
三、总结
商务英文信函为了在有限的内容中完整、明确地表达各方的权利和义务，大量使用信息包涵量大的复杂长句，给译者造成一定困难。但不管遇到何种类型的长句，译者都可在对原句进行分析的基础上，根据汉语行文习惯，灵活采用以上几种方法准确翻译原文。
关键词:商务信函;语气;热情;友好;委婉;礼貌;有理有节
参考文献
[1]多湖辉.语言的魔术师[M].高湘蓉译.北京:商务印书馆国际有限公司，2002.
[2]玛丽·特纳，罗泊特·亚伯拉罕森.商务英语写作[M].刘舟，赵毅译.西安:世界图书出版公司，1999.[3]甘长银.论商业书信的语用准则[J].四川三峡学院学报，1999(6).