智慧档案馆室的定位、构成要件（6S）与建设指引
智慧档案馆室建设是实施智慧档案战略的重要内容和关键环节之一，是机关单位档案部门（包括档案室、档案中心等）、档案馆等众多档案机构推进数字化转型、衔接智慧业态发展的重要途径，也是数字档案馆室未来提档升级比较可行的发展方向。
01
智慧档案馆室的定位
在传统档案工作中，机关单位档案部门与档案馆有着较为明确的职责分工，前者工作重点是文件材料归档和进馆前档案的管理，后者要对进馆档案进行管理并长期保存。机关单位档案部门一般不涉及档案长期保存问题，而档案馆也不需要考虑文件材料归档工作。这也是二者分别以数字档案室、数字档案馆推进档案信息化建设的根本原因。但随着档案信息化工作不断深入，机关单位档案部门在电子档案进馆后一般倾向于长期保存以便利用，而档案馆也存在直接对接区域内业务平台接收电子档案的情况，二者在职责功能上逐渐趋于一致，都需要对电子档案全生命周期进行规范和管理，这为统一开展智慧档案馆室建设打下基础。可以从以下角度认识和界定智慧档案馆室。
第一
智慧档案馆室是智慧档案战略中平台建设的重要内容。从智慧档案战略整体架构来看，智慧档案馆室与全国档案信息资源管理利用一体化平台、共享服务平台同为应用平台层建设的重要内容。要保证智慧档案战略的实施效果，在全国建设统一的档案信息资源管理利用一体化平台、共享服务平台是比较理想的，但在统一平台建成前或者平台无法实现完全覆盖情况下，开展智慧档案馆室建设，打造基于机关单位或省、市综合档案馆的智慧应用平台就显得尤为重要。
第二
智慧档案馆室是智慧档案战略中数据治理的重要节点。智慧档案馆室是“两平台多节点”中的“节点”部分。这个“节点”是指智慧支撑节点，核心任务是根据辐射面大小承担起机关单位、行业系统、行政区域内或跨区域范围数据治理和智慧服务职能，与全国档案信息资源管理利用一体化平台、共享服务平台构成全覆盖、网络化的数据治理与智慧服务体系。在数字档案馆室向智慧档案馆室过渡过程中，智慧档案馆室可以为数字档案馆室提供数据治理能力支撑，数字档案馆室也可以借助智慧档案馆室实现一定程度智慧化。这样，智慧档案馆室与数字档案馆室可以形成“资源中心”与“治理中心”的分工，有效解决数字档案馆室建设多年来的建设成果应用问题，同时也为智慧档案战略下省级中心、区域中心建设提供准确职能定位。
第三
智慧档案馆室是智慧业态下数字档案馆室的升级模式。从国家信息化工作发展趋势来看，信息化工作向数字化、智慧化方向转型已呈不可逆转之势。对于以数字档案馆室建设为特征的档案信息化工作来说，数字档案馆室转型升级为智慧档案馆室也是智慧业态下的一个必然结果。虽然二者在建设目标、构成要件和技术要求上等方面存在较大差异，但是数字档案馆室多年来在建设实践中形成的架构设计、组织模式、建设方法等都可以为智慧档案馆室借鉴使用，在应用系统和数据资源等方面积累的建设成果都可以作为进行智慧档案馆室建设的重要基础。当然，智慧档案馆室与数字档案馆室有一项重要不同，就是智慧档案馆室建设使用相同标准、同一规范，不需要为不同档案机构定制不同的建设标准和评价办法，因而机关单位档案部门、档案馆可以按照统一标准进行建设，并根据机构的不同形成智慧档案室、智慧档案中心、智慧档案馆等建设成果。
02
智慧档案馆室“6S”构成要件
自从2013年“智慧档案馆”概念正式提出以来，智慧档案馆一直是档案信息化和档案馆工作研究的热点。近10年来，智慧档案馆研究从一开始简单套用智慧城市概念到逐渐深入拓展，分化形成档案业务流程智慧化，运用RFID、人工智能、物联网技术等提升数字档案馆智慧化水平，智慧服务等多个研究方向，针对智慧档案馆的概念特征、构成要件等形成了不同论述，其中比较典型的有外在表征角度（资源多元、全面感知、综合处置、双模存储、泛在应用），业务流程角度（智慧收集、智慧保管、智慧服务），技术赋能角度（AI、5G、BIM、VR），管理对象角度（馆库环境域、设备设施域、档案载体域、档案内容域）等，这些研究从不同侧面勾勒出了智慧档案馆的大致轮廓，为智慧档案战略下智慧档案馆室构成要件提出奠定了基础。
与之前从智慧城市或数字档案馆室角度入手阐释不同，智慧档案馆室是建构在智慧档案战略框架下的新概念，要解决的不是智慧城市在档案馆室具体应用或数字档案馆室智慧化，而是所有档案机构如何在智慧档案战略发展中准确定位、发展自己并实现价值的问题。按照智慧档案“全流程网上办理、全链路数据治理、全方位智能服务、全领域智慧支撑”的基本特征，以及档案机构对传统载体档案管理和建筑环境控制的需要，可以考虑将智慧数字档案馆室的设计和建设分解为智慧管理（SmartGovernance）、智慧数据（SmartData）、智慧服务（SmartService）、智慧决策（SmartDecision）、智慧保护（SmartCustody）、智慧建筑（SmartBuilding）6个部分，将“6S”作为智慧档案馆室的构成要件和判定标准（见图1）。
1.智慧决策（SmartDecision）
智慧决策是以提供决策支持或智能决策为目标，通过机器学习、深度学习、可视化、语义分析等人工智能技术，对档案数据进行深度挖掘，发现潜在的、有价值的及未知的关系、模式和趋势，支持自动或半自动开展鉴定、开发等业务管理活动，为决策者提供决策参考。智慧决策是智慧档案馆室根本目标追求。
2.智慧服务（SmartService）
智慧服务是以自动化、智能化档案利用和展览展示为目标，通过大数据、物联网、云计算、移动通信等技术为不同用户提供泛在化、细微化、个体化、差异化的档案查阅和展览展示的服务模式。智慧服务是智慧档案馆室价值的直接体现。
3.智慧数据（SmartData）
智慧数据是以档案数据为管理对象，应用大数据技术等将档案信息资源数据化并进行智能化采集、清洗、识别、抽取、存储、治理、保护、使用等，实现对数据标准、数据质量、数据集成、主数据、元数据、数据资产、数据安全、数据生命周期高水平管理，为智慧服务和智慧决策提供充分的数据支撑。智慧数据是智慧档案馆室资源建设的核心内容。
4.智慧保护（SmartCustody）
智慧保护是以档案实体为管理对象，运用物联网、RFID、智能感知和无损检测等技术，针对档案流转、存放和健康状态及影响因素进行全面量化分析并自动化智能化采取措施，实现档案的智能保管保护。智慧保护是智慧档案馆室资源建设重点内容。
5.智慧建筑（SmartBuilding）
智慧建筑是以档案馆室建筑管理为目标，运用物联网、云计算、大数据、人工智能、BIM、数字孪生等技术，为档案馆室管线、消防、安防、HVAC、能源、门禁、环境监测、人员车辆出行等提供统一接入和管理方案，实现低碳、舒适、智慧的建筑环境。智慧建筑为智慧档案馆室提供基础管理环境。
6.智慧管理（SmartGovernance）
智慧管理是以档案馆室智能化运营为目标，通过办公自动化系统等整合现有数据资源，对档案馆室的设施、资源、用户、技术、服务等管理领域的关键指标提供可视化综合监测，辅助管理者直观掌控运行态势并进行管理。智慧管理为智慧档案馆室提供基础管理条件。
03
智慧档案馆室建设指引
“6S”反映了档案馆室主要业务活动的智慧化水平，各部分之间既相对独立又联系密切，因而在智慧档案馆室建设时需要统筹考虑、协调推进。建议按照下列原则开展具体设计和建设工作。
学习借鉴，博采众长
档案工作是一项涉及多学科的综合性工作，智慧档案馆室建设中有关智慧建筑、数据管理等已经在建筑行业、大数据管理领域进行了深入的探索和实践，加之智慧城市、数字政府和其他智慧业态下形成的大量成熟的做法和经验，智慧档案馆室建设过程中应当广泛学习借鉴，博采众长为我所用。比如在智慧建筑方面，《智能建筑设计标准》（GB50314—2015）、《智慧建筑设计标准》（T/ASC19—2021）、《智慧建筑评价标准》（T/CREA002—2020）等提供了智慧建筑的设计和评价标准；在智慧数据方面，《数据管理能力成熟度评估模型》（DCMM，GB/T36073—2018）对数据管理能力进行了分解，既提供了工作指引，又可以对数据管理水平进行评估。
深度融合，高度集成
“6S”有两种分类逻辑，第一种是智慧管理、智慧保护、智慧建筑一组，智慧数据、智慧服务、智慧决策为另一组，形成双环结构，分别以档案实体、档案数据为核心进行智慧化管理。第二种是智慧管理、智慧建筑一组，智慧保护、智慧数据一组，智慧服务、智慧决策一组，分别作为管理域、对象域、服务域内容。但无论哪种分类逻辑，都表明“6S”之间联系密切、不可分割，因而在建设时需要考虑不同“S”之间的内在逻辑关系，在基础设施、平台系统、档案实体和档案数据的建设和管理时既能充分体现各项主要业务功能，又要实现深度融合、高度集成，避免出现简单堆砌、重复建设情况。
因类施策，因地制宜
“6S”虽然能够全面体现档案馆室的智慧化水平，但不同机构进行建设时应当根据自身特点和情况有所侧重，确定发展优先级。比如，考虑到未来发展趋势，可以将以档案数据为核心的智慧化管理放在优先发展的位置，尤其是处于重要节点位置的智慧档案馆室，要把档案数据的智慧化管理作为自身发展的核心竞争力。再比如，对于智慧档案室或智慧档案中心来说，有关智慧建筑的内容可以侧重于各类档案用房的智慧化管理，但智慧档案馆则需要全面考虑，把规范人员车辆出行等更为丰富的内容纳入其中，真正做到因类而异、因地而宜。
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