关键词：智慧档案馆；智慧；对象域；建设层级
往期推文中，我们为大家推出了多个主题的中心研究员成果（公众号主页菜单栏“学术动态—研究员成果”中可查看）。
●钱毅《智慧档案馆全域对象与建设层级分析》
●丁德胜《新时代新征程档案工作呼唤智慧档案战略——智慧档案战略的概念定位、初步构想和实施路径》
●张正强《基于本体的电子文件元数据：智慧档案馆建设的关键与核心》
●周文泓等《智慧档案馆建设研究：实践内容、行动策略、发展空间》
智慧档案馆全域对象与建设层级分析
钱毅
（中国人民大学信息资源管理学院中国人民大学电子文件管理研究中心）
引文格式：钱毅.智慧档案馆全域对象与建设层级分析[J].档案学研究,2019(4):109-115.
中图分类号：G270.7
1.前言
2.智慧档案馆概念简析
综合来看，数据是事实以简单形式存在的数字化、编码化、序列化的结果，如果缺乏平台的支撑就没有任何意义。信息是通过某种关联而具有含义的数据，知识是经过选择的信息，智慧被认为是一种推断非确定、非或然的过程，它使人们理解以前未曾理解的东西，以此来达到超越理解本身的目的。此外，G.贝林杰还逐一提及这些概念对应到计算机环境中的匹配对象，指出智慧需要人的特殊意识参与，如伦理和道德。“机器将不具备这种功能，也将永远不会拥有这项功能”。[4]因而从计算机实现角度看，智能（理解）应该是计算机能达到的最高层级，从技术实现上讲智慧档案馆存在概念上的不完备性，只有结合人类参与才有可能体现智慧的色彩。
在文档工作环境中使用智慧档案馆概念主要应着眼于两方面，一是从趋势上把握，智慧是在语义理解层次上不断深化的必然；二是强调终极判断的人类价值，强调智慧是需要人参与的，智慧档案馆不可能是“无人档案馆”。然而，在文档工作环境中，对于智能与智慧，人们常常不加以区分就混同使用。如国家电网提出的“智慧档案馆”[5]是数字档案馆到智慧档案馆的过渡阶段，严格来讲就是“智能”档案馆。杨智勇则提出用狭义和广义来解释智慧，具有一定的调和色彩，指出智慧是一个既抽象又具体的概念，“是人们获取数据或信息、利用情报、创造知识，以及在实践中创造性解决问题的能力、方法、谋略和思维方式”[6]。笔者认为，档案“智慧”概念既应立足工作技术语境，也应着重强调其在引领信息链发展方向的逻辑必然性。
3.智慧档案馆对象与功能架构研究现状
3.2由外而内，依托智慧城市背景重构档案功能
该研究视角着重从外部环境入手，强调依托智慧城市及所在行业的智慧化背景，从一体化和大平台角度进行智慧档案馆建设。如傅荣校[11]等明确指出应适应智慧城市整体发展，抓住机遇，以深入、融入、引入策略为抓手，以公众需求为导向建设智慧档案馆。胡晓庆[12]提出智慧档案馆应与智慧城市其他社会服务结合起来打造智慧公共服务圈。毕娟[13]认为智慧档案馆要以服务城市建设、服务社会、服务大众为方向，强调资源整合、业务协同和信息共享，建设智能统一的信息服务平台。王平[14]进一步建议基于智慧城市背景，基于开放组体系结构框架（TOGAF）和OAIS模型，从档案馆、公众及城市三个角度出发构建智慧档案馆信息服务实现框架，包括业务架构、应用架构、数据架构和技术架构等。
通过对研究视角的总结分析，笔者认为目前研究尚存如下问题。
其次，管理对象笼统，功能分层简单，缺乏对智慧档案馆建设路径的深层思考。当前研究对于智慧档案馆管理对象描述泛化，以罗列式描述为主，缺乏必要分类，直接导致对应的体系框架流于抽象，功能设计存在堆砌现象，适用模型比较陈旧，难于指导具体实践。智慧技术是包括从感知物理信号的物联网技术到识别模式的人工智能在内的整体技术体系，技术内部之间存在复杂关联依赖，不少智慧技术有特定的适用对象与应用场景。因而在智慧档案馆建设中应当提供对象域与层级模型，便于明确对象类别，确定技术层级，从而搭建智慧档案馆的建设路径。
4.智慧档案馆建设对象全域分析
智慧档案馆馆库环境域的建设直接受益于物联网技术、智能楼宇等技术的迅猛发展。从传统档案信息化内容上看，对馆库空间的数字化管理基本是空白，通过有效融合智能楼宇系统多年来专业发展的成果，可以极大地将档案信息化的管理空间从传统的载体拓展到物理环境与空间管理。事实上，早期智慧图书馆研究多数内容与建筑空间有关，2003年芬兰学者就撰文从信息技术、功能、建筑等角度探讨智慧图书馆建设问题[19]。陶水龙在《智慧档案馆建设思路研究》也重点提出智慧档案馆是应用集成方法将系统与建筑优化融合，对设施设备实施自动监控的综合环境[20]。
4.2设备设施域：基于物联网的设备管理
目前尚无针对智慧档案馆设备的特定概念解释与分类。本文认为设施设备域为智慧档案馆管理空间内具有特定形态和功能的实物及其组合，包括传统档案管理使用的各类架柜装具，档案技术业务使用的各类工具，以及大量的构成数字环境的电子设备等。1992年出版的《图书情报档案专用设备手册》[21]提供了家具篇、用品篇、设备篇的详细目录，《档案缩微摄影技术实用手册》[22]提供了缩微工作中的大量设备信息，《电子文件管理装备规范》[23]（GB/T33189-2016）中则总结了电子环境中使用的各类电子设备。这些都自然构成智慧档案馆设备设施域的具体对象。
传统档案馆中设备设施大多不具备“能动”功能，因而需要基于物联网技术“激活”，依托互联网技术进行“赋能”，实现设备的感知化、信息化、智能化。全面感知是智慧档案馆建设的标准功能，更为重要的是它能够刺激衍生出大量的新型应用，使得原先在物理空间中大量割裂的设备管理在信息层面上得以统一,与智慧档案馆实现有机融合。目前档案领域对这类智能化设备的技术与管理规范供给不足，还需要更多类似《档案密集架智能管理系统技术要求》（DA/T65—2017）的新型设备标准。智慧技术的发展对设备的智能管理要求也逐步提升，如“边缘计算”要求能够就近提供边缘智能服务，满足敏捷联结、实时业务、数据优化、应用智能、安全与隐私保护等方面的关键需求[24]，尤其是针对物品管理或数据源头的设备设施。黄新荣撰文指出，这种云计算与边缘计算相结合的“云边模式”对智慧档案馆的建设具有重大价值[25]。
通过对设备设施对象域的智能管理，可以激活创新智慧档案馆新型应用，如开发对馆库物理空间的实时监测与反馈控制；深化档案馆的资产管理、库架管理；依托可视化机制进行虚拟现实应用，甚至激发新的管理模式。
4.3档案载体域：多载体形式的档案实体资源管理
本对象域管理重点是构成各类档案的载体本身，包括大量纸张、胶片、实物等存量模拟档案载体，以及型号繁多数量急剧攀升的磁盘、磁带、光盘等增量数字载体，这些是充斥档案馆物理空间的主要对象。前已述及，智慧档案馆需要承接传统档案馆和数字档案馆的功能，它不是一个纯粹的数字空间，实现对多载体档案实体的管理是智慧档案馆的基本业务能力。与设备管理一样，载体管理需要首先实现“全面感知”功能，为后续纸电协同、智能统计及可视化管理等提供支持。
档案载体域对象管理需要从感知管理、业务管理、智能管理等方面进行。通过条形码、二维码、全息码、RFID等标识手段能够对各类模拟和数字载体对象进行感知识别，为查找、定位、空间管理等提供最基础的感知数据。基于这些数据的识别与分析，能够实现对档案馆物理空间内不同类型、不同形制、不同材质的对象的全面感知管理。载体对象的业务管理着眼于载体对象的物流管理，包括出库入库管理、实体借阅、展出服务、复制分发等涉及实体流动的管理，保证载体对象安全，做到档案实体完整可控、账物相符、物流与数据流一致、纸电协同，为在此基础上实现RFID盘点，库联网，甚至库房机器人等智能功能奠定基础。
4.4档案内容域：面向计算的全媒体档案信息管理
档案内容域是智慧档案馆的核心内容，拥有无限的向上延展空间。档案信息化多年的发展积累，已经形成了较为完整的物理空间对象域管理解决方案，智慧档案馆系统初期的主要对象也是在解决物理空间的管理问题。随着技术的深入发展，智慧档案馆需要实现在档案内容域上开发能力的全面提升。管理对象内容层面，需要从以二次文献为代表的目录数据库走向全媒体类型管理，从模拟态、数字态管理走向数据态管理[26]；管理对象语义层面，需要从数字化走向数据化、语义化，以真正解决馆藏大量资源与在最终用户服务需求之间的矛盾，实现对于档案信息链的完整控制能力。
大量研究与实践表明，从数据到信息，尤其是从信息到知识不能一蹴而就，需要大量的中间层级来支撑[27]。为此应厘清档案知识服务概念，遵循数据治理—语义聚合—知识服务这一条已被多数知识管理实践证明的路径，将档案内容以计算机可以理解识别的方式用于智能服务。这个过程需要多学科的参与，尤其是信息科学和计算机科学，目前已经出现了“计算档案学”的概念[28]，这将为智慧档案馆的发展提供有力支撑。
档案内容域的管理重点已经开始从载体管理、文件管理走向关联数据管理、语义管理、知识管理，在此过程中，将出现大量知识库、内容库、知识图谱等语义聚合层中间产品，它们是档案信息链演化的必然产出，未来智慧档案馆管理环境将呈现出“语义生态”特征。
5.智慧档案馆建设层级分析
从对象域角度看，对于馆库环境域、设备设施域、档案载体域内的物理对象，需要档案机构进行编号、排架、分类等方面的基础业务与规范建设，保证对象实体有序与逻辑完整，并通过物联网等进行技术赋能，确保感知与智能识别。对于档案内容域内已定义的各颗粒度逻辑性对象，通过编码、分类、著录、元数据抽取等数据化工作实现对档案对象及其内容的识别和定位等功能。该层级基础任务包括建立完整科学的编码体系，有效利用条形码、RFID、全息码等感知识别技术，保证在多种环境下尤其是在数字环境下实现对全域档案的全面感知，实现档案与用户、档案与档案、馆库资源等物与物、人与人、人与物之间的感知与互联[29]。智识层级目的在于打造一个有序的、智能化的工作空间，为后续智能控制与智慧实现，奠定坚实的基础。
5.2治理层：基于体系认证的规则空间
治理层级目的在于塑造一个对档案管理全域对象进行管控的规则空间。规则是智慧档案馆自动化智能化的运转基础，目前档案工作存在大量人工介入、依赖人工参与的环节，因而在档案管理中还存在很多模糊地带。智识层级总体偏重于物理和逻辑实体的有序化和完整性，治理层级则重在构建管理秩序，对档案机构、人员、系统等更为完整的有效的控制，是保障智慧档案馆整体运行的管理基础。
智慧档案馆建设需要可持续的建设性的规则空间，通过规则提供在机制建设、安全管理、风险控制、质量管理、业务合规、数据治理等方面的完整管控。由于这些管理要素分散、庞杂，有很多要素本身同外部管理环境和技术进步密切关联，因而仅仅依靠档案部门自身的法律法规和标准体系来构造规则空间是很不充分的，需要更多地依托既有的成熟的管理和技术认证体系来进行建设。如可以依托ISO9000族标准开展质量管理体系的建设，依托ISO27000系列标准搭建信息安全管理体系，参考DAMA数据管理知识体系指导数据治理，基于ISO8000标准进行数据质量控制，依托ISO16363系列标准开展数字资源长期保存环境建设等，不一而足。
5.3智联层：基于内容关联的数据空间
智联层级目的在于通过聚合基础数据，建设一个规范定义的、承接技术引领服务的，全域可连接萃取的基于档案内容的关联数据空间。智联是在智识提供的数据基础上形成的，是实现从数据—信息—知识信息链的关键环节，为后续智能和智慧服务提供能用于分析计算的档案数据产品。关联数据原本指在语义网上发布、共享、链接各类数据、信息和知识的一种规范[30]，档案部门需要通过语义关联整合孤立数据，实现语义互操作，将原本固化封装的档案内容以计算机能够理解和操作的方式进行处理。实际工作中，可以任意选择特定门类的档案打造关联数据集，为基于语义的分析处理奠定基础，而非简单的文件查询和定位。
智联层是目前档案信息化建设升级到智慧档案馆阶段最大的拦路虎。从历史发展来看，档案信息化工作在数据层面上的积累绝大部分都是依托档案实体（无论纸质或电子）的基本著录数据或元数据条目，多以目录或全文数据库形式存在，往往还存在大量数据质量缺陷。技术深入发展的同时带来大量感知数据，治理手段的完善也逐步形成一定的规则数据，智慧档案馆建设需要在此基础上建设大量关联数据，提升数据的语义层次，建设包括主题库、资源目录体系、数据仓库、知识库、知识图谱在内的聚合数据平台和工具，最终为“死档案”得以变成“活信息”“档案库”变成“思想库”提供语义数据基础。
5.4智能层：基于数字赋能的能力空间
智慧档案馆中的赋能具有多种情形，主要通过设备赋能、业务赋能、逻辑赋能等方式进行。设备赋能是通过提升特定的设备或系统进行的，比较典型的如电动智能密集架、智能灯光管理系统、消防报警系统、恒温恒湿管理系统等，这些设备不但能及时感知数据，还能根据业务规则数据进行自动调控，对智慧档案馆自动控制和物理空间的安全管理尤为重要。业务赋能是通过结合具体业务进行的，包括智能借阅、智能编研、智能利用、智能盘点，这类赋能形式多数是在基于感知技术的基础上，根据感知数据进行能动的反馈、交互和控制，而不是止于简单的数据表达，如智慧借阅可以通过身份认证与RFID技术实现最小人工干预的借阅模式。逻辑赋能是高级赋能形式，重在提升内容对象域的语义层级，逻辑赋能需要建立在智联层级的基础上，利用语言识别、图像识别、专家系统等智能技术，通过数据聚合、语义表达、知识管理等赋能形式，为用户提供智能服务。通过各种形式的赋能，能够实现智慧档案馆各类对象域，包括库房、设备、数据的融合，实现高级可视化甚至数字孪生。通过这些赋能，能够在功能表现上沿着辅人、拟人、人机共生的智能转移路径[31]，使智慧档案馆达到智能层级。
5.5智慧层：基于学习与决策的价值空间
智慧层的实现依托于前述层级的基础，它们共同构成智慧功能的必要条件。在技术上应充分运用包括物联网、感知技术、可视化引擎等相对复杂的技术；资源管理上应持续积累各类数据资源，并能结合大数据技术进行全样处理和模式分析；场景方面能密切结合用户需求进行设计；人员方面能够基于前述要素的成果用于决策分析等关键活动，只有将这几种要素融合起来，档案馆才表现出智慧特征。
6.结语
原文载《档案学研究》2019年第4期，
学生研究员学习感悟
参考文献
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