为确保档案接收工作的顺利进行，不断提高进馆档案的质量,推进档案规范化、标准化管理，促进档案信息的有效利用，根据《档案法》和《湖北省国家综合档案馆档案接收实施细则》等法律法规及业务标准规定，结合我市实际，特制定进馆档案质量标准和工作流程。
一、总体要求
1、进馆档案必须是全宗单位形成的，是列入我馆接收范围的具有永久、长期（30年）以上保存价值的档案。
2、档案自形成之日起已满20年保管期限。
3、符合档案法提前进馆规定要求的档案，经双方协商，可提前办理移交接收手续。
二、进馆范围
1、各全宗单位在工作中直接产生和收集形成的各类档案，包括：
①文书档案
②会计档案
③科技档案
④专业档案
⑤特殊载体档案，包括电子、照片、录音录像、实物等档案
2、单位在工作中形成的各类编研材料，包括公开或内部发行的各类出版物、专题片、年鉴及现行公开文件、重要文件汇编等。
3、向档案馆移交的各类检索工具和报告材料，包括：
①档案检索目录
②档案数字化副本
③鉴定审核材料
④全宗卷文件材料等
⑤档案移交情况说明
三、档案整理要求
1、进馆档案应当保持全宗档案的完整性，立档单位形成的各种门类、不同载体形态的档案应作为整体，不得割裂分散。
2、全宗内所有文件材料应收集齐全，分类科学，整理规范；
3、档号编制完整，档案标识清晰，符合标准；
4、基本保管单位内编有页号，档案装订整齐美观；
5、检索目录、扫描件、备考表内容与档案原件相对应。
（一）以“件”为单位的整理要求
文件形成程序规范、签署完备、内容准确，字迹清楚、图样清晰、图表整洁。归档文件需采用耐久性强的字迹材料，统一使用A4幅面的纸张，不得使用二次用纸，保证文件能够永久保存。
1.原则上每份文件应单独作为一件归档。如请示与批复；正本与拟稿笺、定稿（包括历次修改稿）；正文与附件；收文与文件处理单；转发文与被转发文；原件与复制件；同一年度的会议记录、介绍信存根等都可视为一件归档。档案文件中无金属物，非标准纸张在不影响其日后使用的前提下托裱、折叠为A4幅面。
2.采用一文一件的方式整理的档案需加盖档案归档章，编写页号。归档章包括全宗号、年度、保管期限、机构/问题、件号和总页数6项。
3.通过OA推送的电子文件，有对应纸质原件的留存纸质原件，无纸质文件的需要打印一份纸质文件归档（并加盖公章）。未经OA流转的文件保留纸质原件，无原件且确实需要留存参考的保留复印件，复印件须加盖公章。
4.页数较少的件采用缝纫装订、厚的件采用三孔一线装订。以盒为单位填写盒内备考表。档案盒上填写全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构/问题和起止件号。
（二）以“卷”为单位的整理要求
成套性、关联性强的档案一般采用立卷的方式整理（如：基建档案、会计档案等）。
1.案卷由案卷封面、卷内目录、卷内文件材料和卷内备考表四个基本要素构成。案卷封面排列在案卷最前面，位于卷内目录之前；卷内目录排列在案卷封面之后，卷内文件材料首页之前；卷内文件材料从首页开始依次编写页号；备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。
2.案卷封面由档号、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限和密级组成；卷内目录由序号、文号、责任者、题名、日期、页号和备注组成；卷内备考表主要标明卷内文件的总页数，包括各类文字、图表、照片的数量，以及立卷人对案卷情况的说明，立卷人、检查人签名和日期。
3.以卷为单位整理的档案采用三孔一线装订。
（三）特殊载体档案的整理要求
照片、光盘、实物等特殊载体档案的整理编目应与分类方案相统一，文字说明材料齐全、准确。照片档案以一册为一卷，按照片张号编写册内目录；光盘档案按盘编目，一盘为一卷，档号等标识内容贴于光盘及光盘盒上；实物档案按件编目，一件为一卷，档号标识贴于实物档案背面。
四、档案数字化副本进馆要求
全宗内所有进馆档案及目录应按照《湖北省纸质档案数字化操作规程》进行数字化加工，在移交纸质档案时，必须同时移交相应的档案数字化副本二套，开展电子在线归档的电子档案应按照《电子档案移交与接收办法》(档发[2012]7号)规定整理与移交。
电子档案基本要求：
1、元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据。
3、案卷级、文件级目录数据。数据录入要准确、详细，不遗漏，不错位。
4、原始扫描图像要进行旋转、纠偏、去污等处理，以确保图像的完整、准确与清晰；图像文件的命名与档案原件档号相对应。
6、接收进馆的原生电子档案，必须经过安全可信环境下的数字签名，并通过由档案馆执行的真实性、完整性、可用性、安全性“四性”校验。
7、电子档案封面标识要完整，载体标注：全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境等。
五、解密开放审核
档案移交前，应由立档单位依照有关保守国家秘密的法律、法规要求进行密级鉴定，做好移交档案的密级变更或解除工作，对涉密档案和限制使用档案提出明确意见，形成《涉密文件目录》（附件2）《控制使用档案目录》（附件3），各一式两份，签字、加盖公章，并在档案数字化录入系统和纸质文件级检索目录分别注明“控制”。移交的涉密、控制档案机读目录应与其纸质档案逐一对应，标示密级。（开放档案鉴定审核待国家规范细则下达后制定）
六、全宗卷文件材料
有全宗介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、全宗统计类、档案利用类、新技术运用类等八类：包含全宗介绍、大事记、组织沿革、《文件材料分类、归档范围和保管期限表》（“三合一”制度）、档案鉴定审核、各门类档案数量统计表、档案利用效果汇集等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
七、参照标准
各类进馆档案的质量应符合国家、省、市规定的标准。
（一）文书档案。2000年(含)以前的档案以卷为单位进行整理，符合《机关档案工作业务建设规范》；2001年以后文书档案符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）。
（二）科技档案（基建、科研、产品和设备）符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。
（三）会计档案。整理标准依照财政部和国家档案局79号令《会计档案管理办法》（2015），原会计档案在移交档案馆前须经过鉴定按照新《办法》修改保管期限。
（四）照片档案符合《数码照片归档与管理规范》(DA／T50-2014)和《湖北省照片档案规范管理指导意见》（鄂档规〔2011〕2号）；录音、录像档案应符合《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15—95）规定的质量标准。
（五）电子档案符合《电子档案移交与接收办法》(档发[2012]7号)、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）。
（六）实物档案应当按照不同载体和不同物质形态符合《湖北省机关档案工作业务建设规范》（鄂档规[2011]6号）要求进行整理编目。
（七）重大建设项目档案应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28—2002）规定的质量标准。
（八）全宗卷应符合《全宗卷规范》（DA／T12—2012）规定的质量标准。
八、档案接收工作流程
（一）提出申请：拟移交单位应做好档案质量自查和准备工作，向市档案馆征集接收科提交移交档案书面申请，填报“档案移交进馆申请表”（附件1）。
（二）质量检查：市档案馆征集接收科收到申请后，会同管理利用科、信息技术科组成档案质量检查组，对拟移交档案的归档、整理、鉴定及数字化、信息化情况进行检查检测，对不符合进馆质量要求的，提出整改意见，确保进馆档案质量。
（四）移交清点：交接双方应根据移交目录认真清点核对，账目相符，在《档案交接文据》（附件3）上签名加盖公章。交接凭证一式两份，交接双方各执一份归入档案。
（五）市档案馆检查验收合格后，立档单位在移交实体档案时，应同步移交：
1.电子数据：档案数字化副本、机读目录。
2.纸质目录：案卷级目录、文件级目录、涉密文件目录、控制使用档案目录等。
3.其他内容：全宗卷、鉴定审核材料、现行公开文件、汇编资料等。
九、本标准及流程自发布之日起施行
附件：
1.档案移交进馆申请表
2.涉密文件目录
3.控制利用档案目录
4.档案交接文据
5.电子档案移交与接收登记表
6.档案控制使用范围
湖北省襄阳市档案馆地址：襄阳市东津新区汉水路1号东津商务大楼７号楼总编辑：雷新运责任编辑：李青妹