本文介绍笔者对OneNote的使用心得。先说明一下自己的使用情况:PC(几乎每天用)+笔记本电脑(经常用)+iPad(偶尔阅读)。OneNote作为知识管理主力笔记本,Evernote作为搜集信息的剪切簿和和碎片化信息输入工具。
OneNote有许多功能是其他笔记应用比不上的,对我而言,免费、编辑功能、层级分明、自由布局是最重要的几个特点。
OneNote的编辑功能不仅非常强大,而且和其它Office套件一脉相承,这也意味着它非常容易上手,轻度用户几乎不需要学习成本。
OneNote的系统很像一本书,书中有章,章下有节,节下有页。在「笔记本」下可建立:「分区组-分区-页-子页」。分区组中还可以建立分区组,算是有无限层级了。这种树状结构很适合知识管理,逻辑层次清晰、友好。
OneNote的页面既可以是有序的,也可以是无序的,你可以在页面任何地方插入或编辑,就像可以拿笔在一张纸中的任何地方记录。
上图页面中的每个框框(称为「容器」)都可以任意挪动,甚至可以重叠,而且大小可以延伸出页面。如果不喜欢显示这个框框,就在「文件-选项-显示」里关掉即可。
OneNote上手难度不高,不过新用户总会遇到这样那样的问题,这里总结了从安装到简单使用的入门技巧,介绍给大家。
使用OneNote的第一步是下载,目前OneNote的PC版本分为OneNote2016和OneNoteforWindows10。前者之前包含在Office2016中,现在已是独立的免费版本。后者是针对Windows10开发的UWP版本,这个版本更适合平板电脑,在墨迹输入等方面有了改进,但一些功能不如老版的OneNote2016完善,因此也被一些网友称为「阉割版」。
由于我主要使用工具是PC而不是平板,所以暂时选择了OneNote2016。目前电脑里有两个OneNote,一个是Win10自带的,一个是OneNote2016。
下载完OneNote之后,我们需要选择「文件-新建」,来建立新的笔记本。
新的笔记一般直接建立在OneDrive,可以将笔记实时备份到云端,在多台设备间同步。看到很多网友说过Onedrive同步慢及失败问题,我自己今年也遇到了几次同步失败,后来发现是科学冲浪的方法不对,由于Onedrive理论上是可以访问的,所以需要专门把Onedrive加入规则。也有网友推荐把OneNote笔记建立在本地坚果云文件里,直接用坚果云同步。
将OneNote窗口固定在桌面一侧,可以在访问其它应用程序的同时方便地使用OneNote。按住标题栏可以拖拉OneNote在桌面的上下左右4个方向上停靠。
将常用功能放在自定义功能区,页面更简洁,使用更方便。这一区域内功能的快捷键是Alt+序号,例如我把「停靠到桌面」功能放在了自定义功能区的第二个,快捷键就是Alt+2,比原来的Ctrl+Alt+D更简单了。
搜索有两个快捷键——在所有页面中搜索:Ctrl+E、在当前页面中搜索:Ctrl+F。
强大的是,OneNote连图片中的文字也能搜索到。
需要注意,如果直接搜索「少数派」,结果会显示所有包括「少数」和「派」的结果,所以必须用英文双引号括住需要搜索的词。
非常实用的功能。当你只需要OCR比较少的文字时,将图片粘贴到OneNote中,「右键-复制图片中的文本-粘贴」,就完成了。
这里介绍两个插件,Onetastic和GemforOneNote。
这里介绍几个有用的功能——
可以显示每天看了哪些笔记,复习很有用。
OneNote里有几个固定的样式,但不能像Word一样自定义样式,Onetastic补充了这个重要的功能。
可以下载别人做好的宏,我用的最多的宏是「查找并替换」功能。
GemforOneNote的功能多到爆炸,光是看图都觉得有点恐怖。除了上面介绍的Onetastic具备的功能之外,还有下面这些——
在OneNote中,图片是固定大小的。如果想要打开图片的原图查看细节,方法一是选中图片,在右键菜单中,使用「还原为原始尺寸」的功能来查看原图,缺点是要改变笔记。方法二是另存图片到硬盘上,再使用图片编辑器来打开图片,缺点是很不方便。
GemforOnenote提供了使用外部图片编辑器来查看图片原图的功能。选中一张图片,在右键菜单中,点击「打开图片」功能即可。
这一功能要求OneNote页面里已经提前做好「标题1,2,3,4,5,6」的层次。点击「链接」选项卡-「目录」组-「目录」菜单-「标题目录」菜单项,Gem就会根据该页面的标题结构,在光标位置生成目录大纲。并且还会在各个标题的上方,创建「页面顶部」链接,以便快速返回目录大纲。
如果修改了页面里的标题1,2,3,4,5,6里的文字,可以通过再点击一次「标题目录」功能来刷新已存在的目录。
当我们从OneNote中复制文本内容,然后粘贴到其它程序时,会发现粘贴进去的内容是图片格式。GemforOneNote给OneNote提供了一个「复制纯文本」的功能:选中要复制的文本内容,点击鼠标右键,在右键菜单中选择「复制文本」功能即可。
先使用「视图」下的「新建窗口」功能,打开两个不同的OneNote页面到两个窗口,再点击「协作」选项卡-「窗口」组-「水平平铺」功能,这两个窗口则会水平排列,以便对比。
在OneNote中对图片使用OCR文字识别功能后,得到的文字、段落是零散的,和图片中文字的段落并不成对应。GemforOneNote增强了OCR功能,提供「清除空格」和「复原段落」的按钮,以实现更好的识别效果。
在「珍」选项卡-「新建」组-「统计」菜单,下有「统计当前笔记本」、「统计当前分区」、「统计当前页面」、「统计当前段落」的选项。
在OneNote页面里输入Markdown文本,点击「标记文本」功能,可转换Markdown文本为正常文本,再点击一次「标记文本」功能,则再转换为Markdown文本。
在知识管理领域,OneNote与Evernote之间的取舍是经久不衰的话题了。我的OneNote已经用了四五年,Evernote最近才开始深度使用。而在使用中,我逐渐发现两个笔记各有优势,而且神奇的是,一个的优点恰恰是另一个的缺点。因此,它们适合不同的使用场景,结合起来才能发挥最大效用。
对我来说,Onenote的最主要优势是强大的编辑功能,因此适合大型或内容复杂的笔记;最主要缺点是剪藏功能不如意,和多平台体验差。与之对应,Evernote的最主要优势是其它笔记类软件无可比拟的剪藏搜集功能,和多平台体验好;缺点是编辑功能简陋,因此不适合在剪藏的资料上进一步编辑整理。
因此,在搭建知识体系方面,我的OneNote和Evernote各有两方面的用途:OneNote主要作为搭建知识体系的主力笔记本,用于课程、讲座和读书等内容的笔记,和个人写作;而Evernote主要作为搜集信息的剪切簿,和碎片化信息的输入工具。
读书、课程和讲座等内容的笔记,我放在了三个笔记本里,分别是专业、通识和生活。笔记增加的过程就是对某一个领域持续积累精进的过程,因此每条笔记都投入了自己的较多心力,都是较复杂的大型笔记,我会经常复习,目标是能基本掌握笔记内容。
Evernote的搜集信息功能是其它笔记类软件无可比拟的,而且多平台支持好,网页可以用「剪藏至evernote」插件;移动端可以用workflow,或者印象笔记app最近也添加了「剪贴板」小组件。因此,Evernote对我来说很像一个大型的「网络剪切簿」,可以把想收藏的网络信息都扔进去。如果OneNote里的笔记和Evernote里的剪藏内容有联系,我还会把Evernote的链接复制到OneNote里。
不得不说,在手机端的Onenote打字很不方便,所以我几乎不在手机端打开Onenote,这方面的功能都转移到了其它app上,有需要就集中再在电脑上转移过去。
比如我主要用移动端记日记,而且输入的信息很简单,只是文字加图片,不需要进一步编辑,所以这部分都放在了Evernote。
我把默认字体改成了宋体16号,然而,输入的英文和数字都会变成Calibri字体。Word是可以分别设置中英文的默认字体的。而OneNote迟迟不添加这个功能。
在网上找到了三个暂时的解决方法:
遗憾的是,OneNote现在还没有标签功能,也就意味着一条笔记只能有一个归属地,不能同时具有多个属性。但由于我的OneNote里的笔记都是相对较复杂的大型笔记,因此笔记总数量较少,基本能心中有数,所以这一点问题不太大。
至于目前部分网友声称可以取代「标签」功能的「标记」功能,不得不说和「标签」差距比较大,最直接的一个区别是,「标签」的数量是可以无限多的,还可以分层级;而「标记」数量有限。目前我只用「标记」来定义笔记的性质,如果少数派用户有使用「标记」的心得,欢迎指教。
有时候只想在iPad上复习一下自己的笔记,然而在滑动时动不动就弹出键盘,进入编辑模式。
表格不能合并或拆分单元格,只能嵌套。
这让我想起许崧的一本游记《印度走着瞧》。书里说到,驴友们聊天时,话题往往都会说到以前走过的地方。他发现印度是最能引发剧烈情绪反应的国家。谈论泰国、意大利、澳大利亚或者美国时,大家都还能保持着见多识广的旅行者的那种一贯平常心,唯有当话题转到印度时,谈话的气场顿时为之一变——这种场面会你令想起「前男友俱乐部」之类的场景来,仿佛大家都是被同一个姑娘甩掉的倒霉男人,要靠相互哭诉来彼此安慰。当然,回忆里间或也带着点甜蜜——「真混乱啊!真肮脏啊!可真是太棒了,不是吗?!」
这就是我对OneNote的感受吧:「有时候体验真差劲啊,可还是很棒呢!不是吗?」